Контрольная работа по дисциплине "Таможенное делопроизводство"

 

 

 

Экономический факультет

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ работа

По дисциплине: «Таможенное делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013

 

Содержание

1. Документ и его функции. Классификация документов…………...3

2. Назначение ГОСТ Р 6.30-2003. Модель формуляра-образца государственных документов. Реквизиты документов …………….11

3. Задание 2…………………………………………………………….15

Список используемой литературы и источников……………………23

 

 

 

1. Документ и его функции. Классификация документов

 

Документ (от лат. Documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму  носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и  скульптура - документы.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Юридическая сила документа. Это свойство быть подлинным доказательством  тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Юридическая сила документа  приобретается в следующих моментах:

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими  документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает  соблюдение установленных правил  записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа  может быть обеспечена установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик - это документ в  предварительной редакции. Черновой документ:

- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как  синоним слова оригинал употребляется  подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиесяв самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Таким образом, документ в  окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр

оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр  подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Важнейшим признаком для  классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут  подразделяться:

- по административным вопросам;

- материально-техническому снабжению;

- планированию;

- оперативной деятельности;

- бухгалтерскому учету;

- подготовке и расстановке кадров;

- финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам.

Все документы могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно- кинодокументы.

По степени сложности  документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы  подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы  классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы  разрабатываются конкретными организациями  для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют  заранее напечатанный текст с  пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от

конкретной ситуации. Такие  документы перспективны, так как экономят время на подготовку.

Примерные документы носят  ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором  постоянная информация размещается  в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной

емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Любой документ  документ полифункционален (многофункционален), то есть содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие  и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Функции документа

    

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в  документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);
2. оперативную (текущую);
3. перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации

информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет  информационную емкость (или информационный потенциал), то есть количество и качество информации.

Информационная емкость  характеризуется такими показателями: полнота,

объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее

полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные  документы).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения:

первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка,

исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

 

2. Назначение ГОСТ Р 6.30-2003. Модель формуляра-образца государственных документов. Реквизиты документов

 

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.