Анализ организации делопроизводства и документооборта в РУПП «Могилевхлебпром» филиал «Кричевский хлебозавод»

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Ноября 2013 в 13:36, курсовая работа

Краткое описание

Кричевский хлебозавод начал свою деятельность в 1943 году. В июле 1950 года райпищекомбинату была передана Кричевская хлебопекарня, на которой был освоен выпуск не только хлебобулочных изделий, но и баранок и кваса. В 1965 году был введен в эксплуатацию новый завод. В этом же году начал работать и кондитерский цех.
На протяжении ряда лет осуществлялось техническое перевооружение предприятия: приобретение нового оборудования, перевод на газовое топливо, разработка новых технологий. Сейчас на заводе функционирует хлебобулочный, кондитерский цех, цех по производству кваса.

Прикрепленные файлы: 1 файл

менеджмент.docx

— 28.02 Кб (Скачать документ)

2. Анализ организации делопроизводства  и документооборта в РУПП «Могилевхлебпром» филиал «Кричевский хлебозавод».

2.1. Краткая характеристика предприятия.  Его организационное устройство и структура управления.

 

         Кричевский хлебозавод начал свою  деятельность в 1943 году. В июле 1950 года райпищекомбинату была передана Кричевская хлебопекарня, на которой был освоен выпуск не только хлебобулочных изделий, но и баранок и кваса. В 1965 году был введен в эксплуатацию новый завод. В этом же году начал работать и кондитерский цех.

          На протяжении ряда лет осуществлялось техническое перевооружение предприятия: приобретение нового оборудования, перевод на газовое топливо, разработка новых технологий. Сейчас на заводе функционирует хлебобулочный, кондитерский цех, цех по производству кваса.

          Предприятие заняло 1-е место по итогам работы за 2004г., награждено Почетной грамотой Президента РБ и переходящим Красным знаменем городского исполнительного комитета.

        Сегодня завод ежемесячно вырабатывает 210 тонн хлебобулочных изделий и до 4,0 тонн кондитерских.

 Кричевский  хлебозавод  является ассортиментным  предприятием.

Все годы существования завод постоянно  совершенствуется: внедряются новые  виды оборудования, проводится автоматизация  и компьютеризация производства.

Для достижения высокого уровня и  культуры производства идет оснащение  современной техникой, автоматизируются многие процессы, совершенствуется технология, что позволяет исключить ошибки, а значит стабилизировать качество и эстетику производства.

Практически все подразделения  и цеха компьютеризированы и соединены  в единую сеть. Введены новые прогрессивные  системы ведения технологических  расчетов, учета использования материалов и остатков сырья на производстве – это дает возможность на современном  уровне выполнять поставленные задачи, оперативно получать и использовать информацию.

Хлебобулочная и кондитерская продукция  соответствует требованиям стандартов. Входной контроль сырья и готовой продукции осуществляется согласно программе производственного контроля и действующих ТНПА.

Для сохранения свежести и продления  срока реализации продукции используется упаковка изделий в термоусадочную пленку, пакеты, короба картонные, корексы, которые соответствуют действующей Государственной гигиенической регистрации. Транспортировку и хранение кондитерской продукции производят в специальной пластиковой таре и коробах из гофрокартона.

Предприятие ставит перед собой  цели о расширении рынков сбыта продукции, в освоении новых подходов к изучению структуры и политики рыночных отношений, требованию новых реалий современности, гибкости в отношении с организациями торговли и покупателями в частности.

Чтобы удержать нынешние позиции на рынке сбыта, служба реализации и  маркетинга постоянно находится  в поиске новых покупателей, привлекая их внимание проведением рекламных акций по внедрению новых видов продукции.

Некоторые виды продукции, разработанные  и впервые внедренные в производство на Кричевском хлебозаводе были удостоены высоких премий и наград на Республиканских смотрах качества хлебобулочных изделий.

По состоянию  на 1 января 2011 года списочная численность работающих составила 103 человек, из них: руководители – 12 человек, специалисты – 16 человек, рабочие – 75 человек. Как показал проведенный анализ за 2007 год, большая часть работников предприятия имеют профессионально-техническое и общее среднее образование, что свидетельствует о низкой квалификационной подготовке работников.

На территории предприятия имеется  небольшой сад, газоны. Для прохода рабочих проложены асфальтированные дорожки. Территория завода ограждена железобетонным забором и обслуживается постоянной ведомственной охраной.

Организационная структура управления РУПП «Могилевхлебпром» филиала «Кричевский хлебозавод» относится к линейно-функциональному типу, так как функциональный аппарат управления состоит из отделов и служб, работой которых руководит дирекция во главе с директором, его заместителями и главными специалистами. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.).

Управление  осуществляет директор предприятия.

Главный инженер определяет техническую политику и направления технического развития предприятия в условиях рыночной экономики; обеспечивает необходимый уровень технической подготовки производства и его постоянный рост, повышение эффективности производства и производительности труда; руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия; осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины и др. В его подчинении находится начальник энергоучастка, Ведущий специалист по ОТ, начальник механической группы.

Также директору подчиняется главный экономист, выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направляет на повышение эффективности и рентабельности производства; подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности; выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам; осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений; оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств. В его подчинении находится бухгалтерия.

Начальник производства занимается частично работой генерального директора, в подчинении у которого находятся основные и вспомогательные помещения, производственная лаборатория, старший мастер и сменные мастера.

Заместитель директора по коммерческим вопросам осуществляет руководство хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия в области планирования и управления его производственно-экономической политикой; разрабатывает рекомендации по выбору целевого рынка; принимает меры по своевременному заключению договоров с поставщиками и потребителями. Под его руководством находятся отдел внешнеэкономических связей; отдел материально-технического снабжения, хозяйственная служба и транспортный цех.

 

 

                               Структура управления производством

 

Директор


                                    Канцелярия 


 

 

 

 

 


Главный                        Главный                    Начальник                Заместитель              


инженер                        экономист                 производства            по коммерч.


                                                                                                             вопросам

Начальник                    Бухгалтерия              Старший                   


энергоучастка                                                  мастер                       Отдел


                                                                                                             маркетинга


Ведущий специалист                                     Сменный                                 


по ОТ                                                               мастер                       Транспортный

                                                                                                             цех

Начальник

механической группы


                                                                                                   

Механическая

группа                                                   

2.2. Классификация документов на  предприятии. Порядок регистрации  входящей и исходящей документации.

 

Различают три основных потока документации:

        1. Документы, поступающие из других организаций (входящие),

        2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

        3. Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

- первичную  обработку;

- предварительное рассмотрение;

         - регистрацию;

         - рассмотрение руководством;

         - передачу на исполнение.

Секретарь-референт  принимает   к обработке   только   правильно   оформленные   документы,   имеющие юридическую силу и  присланные  в  полном  комплекте  (при  наличии приложений). В противном случае присланные  документы  возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где  указываются причины возврата.

Конверты  от поступающих документов оставляются  в  тех  случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя,  время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и  передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в  адрес  общественных организаций.

      Предварительное рассмотрение  документов  проводится секретарем-референтом с целью распределения поступивших документов на:

        - направляемые непосредственно  в  структурные  подразделения  или конкретным исполнителям.

        - без  рассмотрения   руководителем   передаются   по   назначению документы, содержащие  оперативную информацию  или адресованные  в конкретные подразделения.  Это  позволяет  освободить  руководителя предприятия от рассмотрения мелких  текущих вопросов,  решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

      На рассмотрение руководства передаются  документы,  адресованные руководителю предприятия и документы,  содержащие  информацию  по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

       Обработка и передача документов  исполнителям  осуществляется  в день их поступления. Если документ должен  исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

       Документы, подлежащие отправке в другую организацию,  сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой секретарь-референт обязана  проверить  правильность оформления  документов,  наличия  всех   приложений,   соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д.  Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на  доработку.

На заказную корреспонденцию составляется  опись  рассылки,  которая подписывается секретарем-референтом и датируется.

Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день регистрации.

Внутренние  документы  предприятия  передаются  исполнителям  под расписку в регистрационной форме.

Регистрация   документов -это   фиксация   факта   создания   или поступления документа путем проставления на нем индекса  и  даты  с последующей   записью   необходимых   сведений   о   документе    в регистрационных  формах.  Регистрации   подлежат   все   документы, требующие  учета,  исполнения   и   дальнейшего   использования   в справочных   целях   (организационно-распорядительные,    плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские,  финансовые  и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

        Однако, не все документы предприятия регистрирует  секретарь-референт.

        Документы   специальных   (функциональных)    систем   документации (плановые, бухгалтерские, финансовые  и другие)  регистрируются  в соответствующих подразделениях. Секретарь-референт на  этих  документах ставит  дату  поступления. 

 Регистрация документов должна быть только однократной.

 Поступающие  документы регистрируются в день  поступления, отправляемые и внутренние  –  в  день  подписания  или   утверждения.   При   передаче зарегистрированного документа  из  одного  подразделения  в  другое  он должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно.

      Внутренние документы при регистрации делятся на  группы  по  видам

    документов, каждая из которых регистрируется  отдельно:

       - приказы по основной деятельности;

       - приказы по личному составу;

Информация о работе Анализ организации делопроизводства и документооборта в РУПП «Могилевхлебпром» филиал «Кричевский хлебозавод»