Автоматизированная обработка информации по учёту поступления оборудования на ООО «Автолайф+»

Рассмотрим структуру справочника  «Контрагенты». Выберем папку «Поставщики». Нажмем вкладку «Общие».

 

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип реквизита (значность)	Примечание
Организация	Naz_org	текст (12)	название организации-контрагента
Код	cod	число (6)	вводится код документа
Полное наименование организации	Poln_naz_org	текст (17)	указывается полное название организации
Юридический адрес	yur_adress	текст (25)	указывается юридический адрес  организации-контрагента
Почтовый адрес	pocht_adress	текст (25)	вводится почтовый адрес организации-контрагента
Телефоны	telephone	число (15)	записывается номер, или, если их несколько, номера телефонов организации-контрагента
ИНН/КПП	INN_KPP	число (11)	указывается ИНН или КПП организации-контрагента
Основной договор	osn_dogovor	число (3)	выбирается из предложенного списка

 

5.3  Кодирование информации

 

Коды  разрабатываются в разрезе отдельных  номенклатур. Код- правило (алгоритм) сопоставления каждому конкретному сообщению строго определённой комбинации символов (знаков) (или сигналов). Кодом также называется отдельная комбинация таких символов (знаков) — слово. Для различия этих терминов, код в последнем значении ещё называется кодовым словом. Кодирование осуществляется при передаче информации и ее обработки.

Номенклатура  – систематизированный перечень товаров с классификацией и разделением на группы и подгруппы.

Условные  обозначения или коды в пределах номенклатуры должны быть одинаковой длины. И они должны легко запоминаться (для этого необходимо использовать наиболее рациональную систему кодирования). Также коды должны иметь минимальное количество знаков и должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры; должны быть едиными для всех функций управления.

При разработке кодов применяются различные  методы и системы кодирования  информации. С помощью систем кодирования  устанавливаются отношения между  отдельными объектами или группами объектов с общими свойствами и создание упорядоченной структуры базы данных.

Система кодирования – совокупность правил, определяющих порядок обозначения  объектов классификации знаками, с  помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка  и хранение информации.

Классификация систем кодирования  представления в схеме 1.

                                                                               Схема 1.

 

В регистрационных  системах объекты кодирования получают следующие по порядку номера. Они  применяются для построения кода простых с малочисленным множеством объектов, где не требуется классификация.  Регистрационные системы бывают нескольких видов:

1. порядковые – каждый объект номенклатуры получает следующий по порядку номер без пропуска свободных номеров для новых объектов, т.е. каждый новый объект получает следующий по порядку номер. Система используется для построения малозначных номенклатур, но здесь нельзя присвоить номер новому объекту без нарушения принятой нумерации;
2. серийные – производится закрепление серий номеров по группам объектов, имеющим общий признак. При этом предусматривается оставлять резервные номера для появления новых объектов в каждой группе. Эти коды легче запоминаются, но сложнее запрограммировать итоги. Классификационные системы подразумевают предварительную классификацию объекта в группы с общими признаками. Они применяются для построения сложных многопризначных объектов. Классификационные системы в свою очередь делятся на:
• десятичная система – каждый разряд кода или несколько позиций кода закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура классифицируется сначала по старшему признаку, а затем внутри этого старшего признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки. В этой системе обеспечивается возможность автоматических группировок итога. Здесь коды легко запоминаются, но в свою очередь они многозначны;
• смешанные используются для построения сложных, многопризначных номенклатур с применением различных систем кодирования. При этом сначала определяется число группировочных признаков (количество уровней), их последовательность, соподчиненность, затем определяется значность каждого группировочного признака. Далее производится кодирование с использованием одной из регистрационных систем кодирования сначала старшего признака, а затем по порядку следующих признаков внутри старших, при этом нумерация начинается каждый раз с единицы (если количество объектов меньше 9) и с 01 (если количество меньше 99 и больше 9) и т.д. По сравнению с десятичной системой кодирования смешанная более гибкая и в процессе решения экономических задач обеспечивает получение всех необходимых итогов, подытогов;
3. комбинированная – в первом коде может заключаться несколько признаков. Построение любого кодового классификатора оформляется таблицей. Для каждого признака выделяется две колонки.

В ООО «Автолайф +» среднесписочная численность работников составила 20 человек. Приведем коды табельных номеров сотрудников по структурным подразделениям и цехам. В данном случае используется десятичную систему кодирования. При этом каждый разряд кода, если код однозначный, или несколько разрядов, если код многозначный, закрепляются за определенным старшим признаком. Вся номенклатура кодов классифицируется сначала по старшему признаку, а затем уже внутри этого признака выделяются и упорядочиваются младшие по значению признаки.

В нашем случае старшим (главным  признаком) является структурное подразделение, составим классификатор по этому  признаку. Т.к. всего выделяется 4 подразделения, то используется один разряд.

Классификатор структурных подразделений

Структурное подразделение	Код
Основное	1
Обслуживающее	2
Административно-управленческий отдел	3

 

Младшим по отношению к структурному подразделению является отдел. Составим классификатор этого признака         

       Классификатор  отделов

Отдел	Код
Администрация	1
Отдел логистики	2
Бухгалтерия	3
Обслуживание(водители) и планово-предупредительного ремонта	4

 

Затем производится кодирование по самому младшему признаку – Ф.И.О. работника. Работников по каждому подразделению или отделу следует классифицировать по алфавиту. Общий табельный номер работника составим на основе двух предыдущих таблиц

Коды табельных номеров сотрудников

Структурное подразделение	Код	Отдел	Код	Ф.И.О. работника	Код	Общий код
Основное	1	Обслуживания( водители) и планово-предупредительного ремонта	4	Рубенович А.В	1	141
				Сахабиев Р.В	2	142
				Вотинцев И.В	3	143
				Четвериков А.И	4	144
				Малков А.В	5	145
				Латыйпов Л.В	6	146
				Фиовилактов Л.Н	7	147
				Якушев Р.В	8	148
Обслуживающее	2	Логистика	3	Халитов А.Н	1	231
				Фахрутдинова З.Д	2	232
				Кашапова С.В	3	233
				Васюков С.П	4	234
				Азизов Р.А	5	235
				Морина ЛюР	6	236
				Вахрушева А.А	7	237
Администра-тивно-управленческий отдел	3	Администрация	1	Фахрутдинов И.Д	1	311
				Фахрутдинов Д.М	2	312
		Бухгалтерия	2	Галлямова Г.А	1	321
				Бочкарёва О. В.	2	322

 

Метод построения таблицы серийный, при котором используется десятичная система, который предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации кодов.

5.4 Результатные документы

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется  выдать в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

-полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

-количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

-своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

-достоверность предоставляемой информации;

-хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

-отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

 

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

-определение полного реквизитного состава документа.

-классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

-выбор формы документа.

-размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

По содержанию результатные документы подразделяются на основные и вспомогательные. Основные выдаются конечному конкретному  пользователю: работнику предприятия (например, доверенность, расчетный  листок) или специалистам предприятия  для дальнейшей работы (например, оборотно-сальдовая  ведомость, расчетно-платежная ведомость). Вспомогательные используют только работники, организующие вычислительный процесс: программисты, электронщики. Это могут быть промежуточные  расчеты для проверки правильности решения задач по заданным программам при их отладке. Это могут быть протоколы ошибок, которые выдает информационная система в процессе решения задачи. Это могут быть тесты, выполняемые для проверки правильности работы того или иного устройства.

При проектировании документа определяется название формы  документа, отвечающее ее характеру  содержанию и назначению. Устанавливаются  реквизиты, входящие в состав формы  документа, определяется их последовательность расположения. Затем – какие итоги  и по каким признакам должны быть получены в результате решения задачи, и как они будут располагаться  в форме документа. Определяется формат документа. И, наконец, устанавливаются  сроки формирования  и выдачи документов. Вычерчивается эскиз  документа, в  котором должны быть расписаны шаблоны всех граф (например, А – символьный тип данных по графе, 9 – числовой тип данных, 9.9 – числовой дробный тип данных, Д – тип дата). Теперь рассмотрим несколько результатных документов.

ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОЧКА УЧЕТА ОБЪЕКТА  ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Форма ОС-6

Формы ОС-6, Инвентарные карточки учета объекта  основных средств применяются для  учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Ведутся в  бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект - по форме N ОС-6, на группу объектов - по форме N ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий - по форме N ОС-6б.

Записи при  приеме-передаче производятся на основании  актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей  и др.).

Прием, перемещение  объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а  также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих  документов.

В показателях  граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной  амортизации (износа) с начала эксплуатации.

 

Глава 6. Выбор программ и вычислительной техники для автоматизации учета

6.1 Изучение рынка программных средств

Для автоматизации учёта поступления  оборудования имеются следующие  программы

Таблица

Программа	Фирма	Характеристики и возможности
Полный бухгалтерский учёт	ООО «Линк »	Предназначена для ведения учета  по счетам, центрам ответственности, объектам и операциям в любом  порядке, формирования первичных бухгалтерских  документов, ведомостей, отчетов, списков  и справок, балансов по учетным позициям по каждой из них отдельно, по списку или вместе в синтетическом и  аналитическом разделах учета одновременно за требуемый период накопления информации с точностью до одного дня. Информация вводится однократно и всегда вся  доступна
Сибус 1.00	«ООО "ПОБЕДИТ"»	Решение для комплексной автоматизации  малого предприятия. В программе  реализованы принципиально новые  механизмы ввода данных, вы вводите  данные не в абстрактную форму, а  в реальный бланк документа. После  заполнения документа его можно  сразу распечатать. Программа адресована не только профессиональным бухгалтерам, но и владельцам небольших предприятий  или частным предпринимателям, которые  ведут учет самостоятельно.
Галактика	«МИТРА-ИНФОРМ»	многопользовательская сетевая система  управления деятельностью предприятия (корпорации) решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учета, контроля и анализа. В том  числе учет основных средств и  нематериальных активов.
Турбо 9 бухгалтерия	ООО «ПТМК»	-готовое решение для ведения  бухгалтерского и налогового  учета; -высокая адаптивность  к текущим и перспективным  потребностям предприятий; поддержка различных вариантов  учетной политики; -решение нестандартных  учетных задач; -параллельное ведение  бухгалтерского и управленческого  учета; -мощные средства для  анализа финансово-хозяйственной  деятельности предприятия: многомерная  аналитика, генератор отчетов,  механизм уточняющих отчетов.
Турбо бухгалтер. Автоматизация учёта	«Компания "ДИЦ"»	Турбо Бухгалтер с набором приложений обеспечивает комплексную автоматизацию  учета на предприятии. Мощный и гибкий инструментарий программы позволяет  настраивать ее на специфику предприятия  и создавать любые приложения.
1 С :Бухгалетрия 7.7		Решение для авматизированного учёта  поступления оборудования. Автоматизирует не только поступление оборудования , но и позволяет организовать учет выбытия и перемещения оборудования.
ALLAKM: Склады и ОС	AKM-Soft	предназначен для автоматизации  бухгалтерского, налогового, управленческого  и кадрового учета. А также  может дополняться различными модулями как собственных, так и сторонних  фирм, разрабатывающих различные  решения с бизнес-функционалом.
1 С :Бухгалетрия 8.2	Фирма 1С	Система программ «1С:Предприятие 8»  включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным  продуктом для использования  конечными пользователями, которые  обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных  на данной платформе. Такой подход позволяет  автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.