Унификация и стандартизация документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Марта 2013 в 00:17, контрольная работа

Краткое описание

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная формадокумента – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Скачать полностью (7.98 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Прикрепленные файлы: 1 файл

стандартизация и унификация.doc

— 42.00 Кб (Скачать документ)

Унификация и стандартизация документов

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу  и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная формадокумента – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной  документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной  бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного  фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы  документоведения (УСД), которая осуществляется  министерствами и ведомствами,  ответственными за соответствующие  системы документации;

-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

-ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической  документации (ОКТЭИ) с целью поддержания  достоверности информации и ее  дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

-разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.  Организационное и методическое  руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.                                                                                                                                      Унификация документов является одним из методов их стандартизации.Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Страница: 4 из 34;   <<назад ^ вперед>>

3. Унификация  и стандартизация управленческих  документов

Любой документ функционирует  совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД).

Унификация  и стандартизация документов. Составление документов в процессе деятельности организации является процессом обязательным, но организация и управление характерны разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и действий по их разрешению. Отсюда возникает необходимость в унификации и стандартизации документов.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для  всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде:

1)  межгосударственных стандартов (ГОСТ);

2)  Государственных стандартов (ГОСТР);

3)  Отраслевых стандартов (ОСТ);

4)  Стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Конструкционная сетка  по ГОСТ 6.10.5-87. Унификация деловой документации осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку на пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линиях, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали). Конструкционная сетка позволяет по координатам точек пересечения линий определять места размещений информационных элементов, из которых образуется документ (адрес, дата, текст, подпись и т.д.). На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматриваются зоны размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5-87.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой). Основой для их разработки является упомянутый ГОСТ 6.10.5-87 и правила ПР 50-733-93. ГОСТ, как было уже сказано, оговаривает порядок разработки формуляра-образца для унифицированной системы документации конкретного назначения, а правила устанавливают состав, определение и назначение видов документов, входящих в данную систему.

Таким образом унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Работа по унификации включает:

1)  разработку унифицированной системы документирования (усд), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

2)  внедрение межотраслевых (межведомственных) усд в рамках республиканских и отраслевых усд;

3)  введение усд и отраслевого классификатора технико-экономической документации (октэд) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития.



Информация о работе Унификация и стандартизация документов