Документы по личному составу

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. Документы по личному составу…………………………..4

1.1 Виды документов  по личному составу……………………………6

ГЛАВА 2. Цели создания в России архивов документов по личному

составу………………………………………………………………………...10

2.1 Центры комплектования и хранения документов по личному составу………………………………………………………………………...13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..18

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………...…..19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В молодости никто  не задумывается над вопросом для  чего необходимы документы по личному составу и что это за документы.

Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а  также возможность получения  различных льгот. До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Документы  по личному составу

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Любой документ, вне зависимости  от цели его создания, места, времени возникновения, авторства содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» п.3 ст.3). За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов чрезвычайно важный  для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

¹Разнообразные по видам, формам и назначению документы ,возникшие в процессе государственного управления, фиксации  и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения- являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Однако  для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены ,как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов  в организациях разных форм собственности и , в случае  ликвидации организации без правопреемника- передача их на государственное хранение. «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления ,государственных и муниципальных организаций включенные в состав  Архивного  фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу ,а также архивные документы , сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии  поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных  организаций, в том числе в  результате банкрот-ства, образовавшиеся  в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации  архивные документы,, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии  на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющими государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства.»

Перечень включает только типовые  управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел №7), а также документы о работе с кадрами: приёме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел№8).Кроме того, следует привлечь документы из Раздела №4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

 

 

 

 

1.1 Виды документов  по личному составу

Виды документов по личному  составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Приказ по личному  составу фиксирует сведения о  кадрах:

• прием на работу;
• перемещение по работе;
• увольнение с работы;
• установление должностных окладов;
• отпуска;
• командировки;
• изменение фамилии;
• поощрения;
• взыскания и т.д.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Правила оформления заявления пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление  с просьбой о приеме на работу, с  просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

 Следующим видом  документа по личному составу  является трудовой контракт.

²Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Следующим видом документа  по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

• сведения о работнике;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях и поощрениях;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
• взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в  трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику  обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнения к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копии);
• характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные  при приеме на работу. В дело могут  добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

³Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. 

Личный листок по учету  кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 Цели создания в России архивов документов по личному  составу 

Архив документов по личному  составу занимает особое место в  системе архивных учреждений. В нем  хранятся документы, которые необходимы для пенсионного обеспечения и получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Прежде всего, это документы, подтверждающие стаж и заработную плату граждан: приказы по личному составу, расчетные ведомости, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, личные дела. В основном это документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и вышестоящей организации. В архивных фондах имеются также и другие виды личных документов, например, аттестаты об образовании, трудовые книжки, свидетельства о рождении, книжки о членстве в различных обществах.    

 Документы по личному составу  – это источник для генеалогических,  биографических исследований. В  этих документах заключена жизнь  людей и отражаются определенные  исторические этапы общества. Именно в этих документах сохраняется память о каждом конкретном человеке. Поэтому, несмотря на 75-летний срок хранения документов по личному составу, архивом проводится и предусматривается в дальнейшем проводить работу по переводу части документов по личному составу в категорию постоянного хранения.

Архивы были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. Например, в Афинах акты хранились  в хранилищах, имевшихся у каждого  государственного органа, а важнейшие  из них хранились в Акрополе и  храмах. В Риме, во время республики, квесторы охраняли главнейшие акты республики, хранившиеся в aerarium. Большое развитие получили архивы в Византийской империи, где главнейшие государственные документы хранились в императорском дворце. Средневековые властители также создали архивы, как сюзерены, так и вассалы. Архивное наследство средневековой Европы досталось новым государствам, где администрация архивного дела, особенно с сороковых годов XIX столетия, по примеру Франции получили широкое развитие.

В русском законодательстве название «архива» впервые появилось при императоре Петре Великом, но понятие о хранении актов и создание различных способов такого хранения в России известно издавна, со времен Новгорода и Пскова. Приютом для массы документов становились церкви и монастыри, а затем в московских приказах и воеводских избах дьяками установлен был точный метод хранения актов. В Петровском генеральном регламенте коллегиям отдельная XLV глава посвящена архивам. По этому законоположению установлено два архива - один, общий для всех коллегий, в специальном ведении коллегии иностранных дел, другой - финансовый, под наблюдением Ревизион-коллегии. При реформах императрицы Екатерины II вследствие закрытия множества установлений было создано два исторических архива - Санкт-Петербургский и Московский архивы старых дел. В XIX веке российские исторические архивы получили отдельные уставы.