Документування обліку кадрів на підприємстві

РЕФЕРАТ

     Курсова робота: 25 сторінки, 11 джерел, 16 додатків.

     Об’єкт  дослідження: процес документування обліку кадрів на підприємстві.

     Мета  роботи: вивчення організації кадрової служби, правильного складання й оформлення документів.

     Метод дослідження : описовий, аналітичний.

     Інформаційна  база: посібники про організацію загального та кадрового діловодства, нормативні документи України, інформація Інтернет - ресурсів. 

ОБЛІКОВІ  ДОКУМЕНТИ, ЗВІТНІСТЬ ВІДДІЛУ КАДРІВ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Зміст

ВСТУП…………………………………………………………………………………………….6 

РОЗДІЛ І…………………………………………………………………………………………..7

ПЛАНУВАННЯ  РОБОТИ ІНСПЕКТРА  ВІДДІЛУ КАДРІВ…………………..7

РОЗДІЛ ІІ………………………………………………………………………………………..10

ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ ПРАЦЮЮЧИХ………………………………..10

       2.1 Облікові первинні документи………………………………………………………11

       2.2  Облікові похідні документи………………………………………………………..16

РОЗДІЛ  ІІІ……………………………………………………………………………………....20

СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ ЩОДО ОБЛІКУ ТА РУХУ КАДРІВ……..20

             3.1 Статистична звітність……………………………………………………………….20

             3.2 Звітність, що подається в державну службу зайнятості…………………………..22 

ВИСНОВОК…………………………………………………………………………………...24 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………………..26 

ДОДАТКИ 
 
 

   ВСТУП

       Класична форма організації кадрової служби на підприємстві – створення відділу кадрів. Роль відділу кадрів в апараті управління сучасного підприємства визначається тим, що його функції все тісніше зв’язуються з роботою інших відділів, технічних, економічних служб, ділянок виробництва і громадських організацій в питаннях подальшого зміцнення трудової дисципліни, скорочення плинності кадрів, підведення підсумків виконання державного плану.

     Кадрова робота - одна з головних складових  ефективної роботи усього підприємства. Відділ кадрів - цей підрозділ підприємства, який займається організацією і веденням кадрової політики, підбором і розстановкою робочих кадрів, дослідженням кадрів, формуванням колективу, організацією і веденням обліку кадрів.

       На кадрові служби покладені наступні функції:

• управління персоналом;
• кадрове діловодство.

     Під управлінням персоналу необхідно  розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками.

     Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб’єкта господарювання, а  саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо. 
 
 
 
 

РОЗДІЛ  І

ПЛАНУВАННЯ  РОБОТИ ІНСПЕКТРА  ВІДДІЛУ КАДРІВ

     Посада  інспектора відділу кадрів вводиться на підприємствах , де за штатним розкладом не передбачається посада начальника відділу кадрів.

     Інспектор відділу кадрів очолює роботу  по комплектуванню підприємства кадрами  робочих необхідних професій, службовців, спеціальностей і кваліфікацій відповідно до цілей, стратегії і профілю підприємства, його зовнішніх і внутрішніх умов діяльності, що змінюються, формуванню і веденню банку даних про кількісний і якісний склад кадрів, їх розвиток і рух.

     Бере  участь в розробці кадрової політики і кадрової стратегії підприємства. Здійснює роботу по підбору, відбору і розставленню кадрів на основі оцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників в підрозділах підприємства.

     Інспектор відділу кадрів забезпечує прийом, розміщення і розстановку молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в учбовому закладі професії і спеціальності, спільно з керівниками підрозділів організовує проведення їх стажування і роботи по адаптації до виробничої діяльності.

     Здійснює  планомірну роботу із створення резерву  для висунення на основі таких  організаційних форм, як планування ділової  кар’єри, підготовка кандидатів на висунення  по індивідуальних планах,ротаційне  пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах.

     Інспектор організовує проведення атестації працівників підприємства, її методичне і інформаційне забезпечення, бере участь в аналізі результатів атестації, розробці заходів по реалізації рішень атестаційних комісій, визначає круг фахівців, що підлягають повторній атестації. Також бере участь в розробці систем комплексної оцінки працівників і результатів їх діяльності, службово-професійного просування персоналу, підготовці пропозицій по вдосконаленню проведення атестації.

     Організовує своєчасне оформлення прийому, переведення  і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника  підприємства, облік особового складу, видачу довідок про чинну і минулу трудову діяльність працівників, зберігання і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації по кадрах, а також підготовку матеріалів для представлення персоналу до заохочень і нагороджень.

     Забезпечує  підготовку документів по пенсійному страхуванню, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім’ям, а також представлення їх в орган соціального забезпечення.

     Проводить роботу по оновленню науково-методичного  забезпечення кадрової роботи, її матеріально-технічної  і інформаційної бази, впровадженню сучасних методів управління кадрами  з використанням автоматизованих  підсистем і автоматизованих  робочих місць працівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному представленню необхідної інформації користувачам.

     Інспектор відділу кадрів здійснює методичне  керівництво і координацію діяльності фахівців, контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актів і постанов уряду, постанов, наказів і розпоряджень керівника підприємства з питань кадрової політики і роботи з персоналом. Забезпечує соціальні гарантії трудящих в області зайнятості, дотримання порядку працевлаштування і перенавчання працівників, що звільняються, надання їм встановлених пільг і компенсацій. Проводить систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві, розробляє пропозиції по її поліпшенню.

     Організовує табельний облік, складання і  виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах  підприємства і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналіз причин плинності, розробляє заходи по зміцненню трудової дисципліни, зниженню плинності кадрів, втрат робочого часу, контролює їх виконання.

     Забезпечує  складання встановленої звітності ( по обліку особового складу і роботі з кадрами).

     Значне  місце в кадровій роботі займають функції, зв'язані із соціальним розвитком  колективу, а також з використанням  людського фактора в процесі  виробництва. У зв'язку з цим інспектор по кадрам усе більше уваги приділяє питанням педагогіки, психології, соціології, інших наук.

Інспектор по відділу кадрів повинен знати:

• основи трудового законодавства;
• положення, інструкції й інші керівні матеріали, що стосуються роботи з кадрами, обліку особового складу на підприємствах, збереження документів у відділах кадрів;
• положення про порядок призначення і виплати державних допомог;
• порядок оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;
• правила ведення і збереження трудових книжок і особових справ, а також ведення обліку руху кадрів;
• керівні матеріали з питань підготовки і підвищення кваліфікації кадрів;
• порядок складання звітності по кадрам.

 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ  ІІ

ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ ПРАЦЮЮЧИХ

     Чітка організація обліку працюючих є необхідною передумовою успішної, аналітичної і оперативної роботи з кадрами. Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

     Чинним  українським законодавством «Наказ №72, Наказ №336, Лист № з6-508» передбачено необхідність ведення на підприємствах наступних документів з обліку працюючих на підприємстві¹:

• особові картки;
• особові справи;
• трудові книжки;
• книга обліку трудових книжок та вкладишів до них;
• книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

     В той же час в, українському законодавстві  чітко не визначено мінімально обов’язковий перелік документів для цілей обліку персоналу, що має існувати на підприємстві. Тому вищезазначений перелік документів, ведення яких передбачено законодавством, не є вичерпним. Можуть також вестися:

• табель обліку робочого часу;
• штатно-посадова книга;
• алфавітна книга і алфавітна картка;
• журнал обліку прийняття, переведення, звільнення працюючих.

       Найбільш численною є документація, яка супроводжує процеси обліку кадрів на підприємстві. Під обліком кадрів умовно розуміється:

• прийом, переведення і звільнення працівників;
• надання відпусток;
• відрядження.

    Окремо  зауважимо, що відповідно до чинного українського законодавства, мовою діловодства і документації в Україні є українська мова². Однак, для внутрішніх цілей, особливо у міжнародних компаніях, документи з обліку персоналу можуть дублюватися також іншими мовами (англійською, російською тощо).

2.1 Облікові первинні  документи

     Облікові  первинні – це документи, в яких відображається вся інформація про  кожну конкретну особу від  початку роботи найманого працівника у роботодавця до його звільнення. До таких документів належать:

• особові картки (форма П-2, П-4);
• особові справи.

     На  робітників, що приймаються на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заповнюється особиста картка по формі П-2 (Додаток 1). Її заповнює інспектор відділу кадрів на основі: паспорта, трудової книжки, диплому, військового квитка. На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи,крім особової картки по формі П-2, ведеться особова картка по формі П-4 (Додаток 2). Особливості цієї картки зумовлені специфікою підвищення кваліфікації наукових кадрів. Особова картка по формі П-4 заповнюється і ведеться інспектором відділу кадрів аналогічно типовій формі П-2.

    Правила ведення особової картки П-2:

       І Загальні відомості: вказується повне прізвище, ім’я, по батькові (без скорочень). Дата народження повністю (арабськими цифрами). Місце народження (найменування населеного пункту записується в називному відмінку, а району і області – в родовому). Освіта вказується: повна вища, незакінчена вища, базова вища, повна загальна, базова загальна середня, початкова (записується повне найменування і дата закінчення навчального закладу). Спеціальність за дипломом (свідоцтвом) – заповнюють лише на спеціалістів з повною та базовою вищою освітою. Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) для особи, яка закінчила вищий навчальний заклад: технікум, коледж, інститут, консерваторію, академію, університет – заповнюють повну назву кваліфікації згідно із написом у дипломі, ставлять номер та дату видачі диплома про закінчення вищого навчального закладу.