Документационное обеспечение управления

Указанные выше акты ссылаются на правила и сроки хранения документации, утверждаемые Министерством культуры РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Вид должностной инструкции

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанность и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы. 
   Во- вторых, как нормативно-правовой документ должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий. 
  Несмотря на то, что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и ее существование – это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать. 
  Должностная инструкция, определяющая правовое положение, права и обязанности работника, может быть оформлена одним из следующих способов: 
  1)как самостоятельный документ; 
  2) как приложение к основному документу.    

Приложением должностная  инструкция может быть, например, к трудовому договору работника или к Положению о структурном подразделении. 
   Как оформить должностную инструкцию: приложением к локальному нормативному акту или как самостоятельный документ- вопрос, который решает каждый работодатель самостоятельно. Также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

Заключение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30–2003 «Унифицированная система организационно0распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 650ст).

 

2. Общероссийский классификатор  управленческой документации от 19.04.2007 г.

 

3. Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

 

4. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2006.

 

Интернет ресурсы:

1. http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=49860
2. http://news-city.info/akt/legislative-17/tekst-ec-sovet-prawo.htm
3. http://www.cfin.ru/taxes/doc_custody.shtml?printversion

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов
Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская  отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская  отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская  отчетность*	Не менее 5 лет (при  отсутствии годовой бухгалтерской  отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская  отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и  пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные  регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные  ведомости и др.)	Не менее 5 лет при  условии завершения ревизии или  проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной  политики	Не менее 5 лет после  года, в котором они использовались для составления бухгалтерской  отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность  по налогам (сборам) и документы, необходимые  для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 5 лет (при  отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при  отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры	Не менее 5 лет при  условии завершения проверки или  ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги  продаж	Не менее полных 5 лет  с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения  журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых  лет, сумма которого перенесена на будущее  при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после  окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых  периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или  налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы  и приложения к ним, зафиксировавшие  факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских  записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при  условии завершения проверки или  ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых  листов, утвержденных приказом Минтранса  России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при  условии завершения проверки или  ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при  отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской  и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости  имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных  отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении  валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при  условии завершения проверки или  ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и  контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после  истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных  работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при  отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после  увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий  день или сокращенную рабочую  неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы  работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы  об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий  с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями  труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования  профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета  профилактических работ, инструктажа  по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих  мест и др.)	Не менее 5 лет (рекомендовано  хранить в течение 45 лет)	Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с  даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о  регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями  и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства  РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные  ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические  документы
Годовые и с большей  периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и  с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при  отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при  отсутствии годовых, полугодовых —  не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при  отсутствии годовых, полугодовых, квартальных  — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).   ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.   *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.   **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).   ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I.Общие положения

1.1. Настоящие методические  рекомендации "Порядок разработки  и утверждения должностных инструкций  работников" подготовлены с целью совершенствования на единой организационно-методической основе документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

1.2. Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и содержание должностных инструкций, а также принципы и порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

1.3. Должностная инструкция  является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования.

1.4. Разработка и практическое  использование должностных инструкций  направлены на совершенствование  нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и при наложении на них дисциплинарных взысканий.

1.5. Должностные инструкции  разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на учреждение в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативно-правовых актов.

1.6. Должностная инструкция  составляется по каждой штатной  должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. 

 

II. Структура, содержание и оформление должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции  указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты  согласования и утверждения (Приложение 1).

2.2. Должностная инструкция  состоит из четырех основных  разделов:

- общие положения;

- обязанности;

- права;

- ответственность.

2.3. В разделе "Общие  положения" указывают:

- уровень образования  и дополнительной профессиональной  подготовки работника, необходимый  для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей;

- требования к стажу  работы по специальности;

- основные требования, предъявляемые к работнику в  отношении специальных знаний  и профессиональных навыков, а  также знаний нормативно-правовых  документов, методических материалов, методов и средств, применяемых  при выполнении должностных обязанностей;

- основополагающие организационно-правовые  документы, на основании которых  работник осуществляет служебную  деятельность и реализует свои  полномочия;

- перечень структурных  подразделений и (или) отдельных  должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

- порядок замещения  работника и исполнения должностных  обязанностей в случае его  временного отсутствия. 

 

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.  

 

2.4. В разделе "Должностные  обязанности" указывают обязанности  работника с учетом задач и  функций конкретного структурного  подразделения учреждения здравоохранения  с подробным изложением основных  направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности учреждения.

2.5. В разделе "Права"  приводят перечень прав работника.  Допускается конкретизировать те  или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

2.6. В разделе "Ответственность"  указывают меру ответственности  работника за несоблюдение трудовых  обязанностей. В данном разделе  также указывают, каким образом  материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством Российской Федерации материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления (Приложение 2). Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

2.8. При оформлении  должностных инструкций рекомендуется  соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками.

2.9. При подготовке  должностных инструкций рекомендуется  применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14 через 1-1,5 интервала.

2.10. Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утверждено, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.  

 

III. Порядок согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция  должна быть согласована с  соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) учреждения. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями учреждения, руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность, заместителями руководителя учреждения, курирующими соответствующие структурные подразделения и виды деятельности.

3.2. Должностная инструкция  утверждается руководителем учреждения  или другим уполномоченным на  это должностным лицом.

3.3. Согласованную и  утвержденную должностную инструкцию  нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  учреждения и хранят в отделе  кадров в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства.

3.4. Для текущей работы  с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

3.5. Должностная инструкция  вступает в силу с момента  ее утверждения руководителем  учреждения или другим должностным  лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

3.6. Требования должностной  инструкции являются обязательными  для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.