Документационное обеспечение управления в системе управления РФ

Основные данные о работе

Содержание

Введение...............................................................................................................................3

1 Теоретические аспекты системы документооборота ………………………...............5

2 Нормативная база делопроизводства…………………................................................10

Заключение ……………………………………………………………………… …….. 15

Список использованных источников…………………………………………………...17

Приложения………………………………………………………………………………20

Введение

В последние десятилетия в России активно формируется новое правовое государство, и в этих условиях работа с обращениями граждан в органах государственной власти должна быть направлена на достижение «информационной открытости» деятельности государственных структур. Вопросы организации работы с обращениями граждан в органах государственной власти в настоящее время приобретают в связи с этим особую актуальность по причине все более широкого распространения новейших информационных и коммуникационных технологий. Когда в перспективе «предусматривается обеспечить возможность регистрации поступивших обращений заявителей в системе электронного документооборота соответствующего федерального органа исполнительной власти, и автоматического формирования выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей. В достаточно близкий период времени коренные изменения в отношения «гражданин - государство» внесет формирование «электронного правительства», которое будет способно оказать квалифицированную помощь гражданам через систему информационно-справочной поддержки взаимодействия граждан с государственными органами и предоставления государственных услуг на основе многофункциональных центров.

Актуальность темы исследования определяется назревшей необходимостью обобщить с документоведческих и архивоведческих позиций опыт работы с обращениями граждан в государственных органах власти и выработать предложения по совершенствованию процессов работы с ними. Актуальна тема и в связи с непрерывно возрастающим интересом в целом к архивным документам России, в частности - к документам, характеризующим отношения рядовых граждан и государства.

Я, студент юридического факультета группа ЗЮ-709, проходил преддипломную практику в Первоуральском отделе Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области с 20 февраля 2012 по 19 марта 2012 года.

Моя преддипломная  практика проходила у Ефремовой Марии Павловны, специалиста 1 разряда Первоуральского отдела Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области, (номер по штатному расписанию-334, регистрационный номер (код) по Реестру 11-4-5-066).

Предмет исследования преддипломной практики - опыт документационного обеспечения работы с обращениями граждан в органах государственной власти, организации их хранения, применяющиеся методики экспертизы ценности обращений граждан и отбора этих документов массового характера на постоянное государственное хранение.

Целью преддипломной практики является закрепление и углубление теоретических знаний в области юриспруденции, приобретение практического опыта работы с документацией, укрепление мотивации к профессиональной деятельности.

Задачи преддипломной практики:

     - апробирование знаний по специальным дисциплинам, полученных в ходе образовательного процесса, освоение профессиональных умений и навыков поведения в рамках избранной специальности;

   - расширение диапазона представлений о своей будущей профессиональной деятельности; 

- показать реальные информационные возможности массива документов (обращений граждан);

Преддипломная практика является важной формой подготовки студентов и составной частью учебного процесса. Она имеет своей целью углубление и закрепление знаний полученных в процессе обучения. Во время преддипломной практики студент может делать выводы относительно выбора своего будущего места работы.

Основная часть

1 Теоретические аспекты системы документооборота

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.
        Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
       Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека.
        Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. 
       Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации. 
       Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. 
        Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним. 

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процес­се развития цивилизации: символически, письменно, графичес­ки, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информаци­онную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. На первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих техноло­гий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включа­ет в себя фактически все виды документов, создаваемых и ре­ализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые класси­фицируются по предметным, географическим, функциональ­ным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плано­вую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и фи­нансовую документацию, присущую всем без исключения орга­нам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организа­ционные аспекты органов отраслевого (ведомственного) уп­равления, к которым относится деятельность министерств, ве­домств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

Термин “документооборот” на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на “комплексный подход к автоматизации документооборота”. При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до контроля технологическими процессами

В данной работе термины “документооборот”, “делопроизводство” и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (См. Приложение А).

В российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. На документ ставится входящий номер и дата его поступления. Внутренние или исходящие документы попадают под контроль сразу после утверждения. Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, в частности начальнику отдела, а лишь затем, с резолюцией он передается непосредственным исполнителям под роспись о получении.

Использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

С документами - независимо от их содержания - необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать (в большинстве случаев  ставится отметка о получении на экземпляре заявления), отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения (См. Приложение Б).

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован входящим номером. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти.

В начале движения документ попадает к начальнику отдела,  который определяет, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - “выносит” резолюции. После чего документ попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителю, который должен оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Создание документа - достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов

Документ, “рожденный” в федеральной службе, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.