Диференціація управлінських документів

Аналіз документів - це збирання первинної соціологічної інформації з різних документальних джерел з допомогою оцінки й аналізу їх змісту.

Документи в соціології - це друковані, рукописні та інші матеріали, створені для зберігання і передавання інформації, яка накопичується в результаті життєдіяльності окремих людей, груп чи спільнот. Це - державні та урядові акти, промови політичних діячів, статистичні збірники і матеріали перепису, наукові публікації, періодична преса, листи представників усіх верств населення, художні твори, протоколи зборів і засідань, звіти адміністрацій та громадських організацій, матеріали соціологічних до-сліджень тощо. Вони несуть інформацію про соціальні факти, явища, процеси, що відбуваються в суспільстві, соціальних організаціях,групах.

Зважаючи на велику кількість соціологічних документів, вони систематизуються і класифікуються.

Систематизація являє собою операцію упорядкування певної сукупності документів за якоюсь одною ознакою: хронологічною, національною, проблемною, персональною тощо. Можлива систематизація за кількома ознаками одразу, але з додержанням послідовності в разі переходу від однієї до іншої. Добір ознак систематизації визначається завданнями соціологічного дослідження.

За змістом документи класифікують на правові, історичні, економічні, технічні тощо.

За характером інформації соціологічні документи можна поділити на:

- письмові;

- усні;

- лінгвістичні;

- фото- і кінематографічні;

- фонографічні;

- етнографічні;

- речові.

Уся службова документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Отже, нормативна база складається з чотирьох окремих розділів: будівництво, охорона праці, санепідемнагляд, пожежна безпека. Кожний розділ найбільш повно покриває потреби відповідної галузі в нормативній документації.

У нашій правовій системі нормативно-правовий акт є основним джерелом права. Закони поділяються на конституційні та звичайні.

Усі закони мають вищу юридичну силу. Нормативні акти діють у часі, просторі та щодо кола осіб.

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Висновок

Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Таким чином, знання основ діло ведення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

У ХХI столітті тема класифікації управлінських документів не вибуває з реєстру тем постійного інтересу, а його підвищення у 1920-30-ті та 1960-80-ті роки продукувало значний обсяг літератури різних наукових планів, методичного й теоретичного змісту. Не просто складалася ситуація навколо трактувань словосполучень «класифікація документів», «схема класифікації документів». Донині відкритим залишається питання наповнення змісту цих лексичних одиниць.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни.

Вдосконалення діловодства є важливою умовою організації і ефективності управлінської діяльності.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо їх впровадження. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та інші установи.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ:

1. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 25-29 с.

2. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 - 25-28 с.

3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.

4. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. - Рівне.: “БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

5. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. - К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2002. - 272 с.

6. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.

7.Молдаванов М.І., Г.М.Сидорова  «Сучасний діловий документ», К.,1992р.

 

 

 

 

 

 

 

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ ПІДРОЗДІЛ

“МИКОЛАЇВСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ І БІЗНЕСУ

КИЇВСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ”

 

 

кафедра документознавства та інформаційної діяльності

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

з дисципліни :”управлінське документознавство”

 

на тему :”Диференціація управлінських документів”

 

 

 

Виконала:

студентка групи ДМ — 143

заочної форми навчання

Смиченко А.І

 

Викладач: доцент, к.п.н.

Борко Т.М

 

 

 

 

Миколаїв, 2014