Делопроизводство в кадровой службе предприятия

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН

Специальность: ЮРИСПРУДЕНЦИЯ

 

 

 

 

Д И П Л  О М Н А Я   Р А Б  О Т А

по учебной  дисциплине

«ГРАЖДАНСКОЕ  ПРАВО»

Тема:

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Кадровое делопроизводство

 

 

 

Автор работы: Жданова Татьяна Александровна

Форма обучения: заочная

Учебная группа № 

Научный руководитель:

Старший юрисконсульт

ООО «Птицефабрика  Александровская»

 Попов Виктор Павлович

 

 

 

 

 

Г. Москва, 2003 год

 

Оглавление

Введение………………………………………………………………………....5

 

I. Организация работы отдела кадров………………………………………….8

1.1. Положение  об отделе кадров…………………………………….….8

1.2. Должностная  инструкция отдела кадров………………………….10

1.3. Нормативная  численность сотрудников отдела кадров………….11

1.4 Организация  труда…………………………………………………..11

1.5. Нормативы  времени на отдельные операции……………………..12

 

II. Состав кадровой документации……………………………………………18

 

III. Документы, регламентирующие управление персоналом………………24

3.1. Правила внутреннего трудового распорядка……………………..24

3.2. Штатное расписание………………………………………………..25

3.3. Должностные инструкции………………………………………….26

3.4. Трудовой договор…………………………………………………...28

 

IV. Движение кадров…………………………………………………………...32

4.1. Порядок оформления  документов при приеме на работу………..32

4.2. Порядок учета кадров………………………………………………33

4.3. Порядок оформления документов  при переводе…………………35

4.4. Расторжение трудового договора……………………………….…36

4.5. Порядок подготовки проектов  приказов по личному составу…...37

 

V. Оценка деятельности рабочих кадров……………………………………..38

 

VI. Ведение трудовой книжки…………………………………………………38

6.1. Общие положения…………………………………………………..38

6.2. Правила заполнения  трудовой книжки……………………………38

6.3. Занесение  сведений о работе……………………………………….40

6.4. Занесение  сведений о награждениях и  поощрениях……………...41

6.5. Вкладыш в  трудовую книжку……………………………………...41

6.6. Выдача трудовой  книжки при увольнении………………………..41

6.7. Дубликат  трудовой книжки………………………………………...43

6.8. Расчеты за  трудовые книжки и их хранение……………………..44

6.9. Учет трудовых  книжек……………………………………………..45

 

VII. Формирование и хранение документов кадровой службы……………..46

7.1. Хранение дел………………………………………………………..53

Заключение……………………………………………………………………...68

Список используемых источников……………………………………………70 Приложения…………………………………………………………………71-8

 

Введение

 

Цель моей курсовой работы – изучить  кадровое делопроизводства. В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем, который является документ.

Объект – делопроизводство в организации.

Предмет – кадровое делопроизводство. 

Термин « характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают письменность на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное  подразделение предприятия, подчиненное  либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. По данным, управление документам становится одним из главных факторов конкурента способности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация кадровой службы

 

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Положение об отделе кадров

 

Положение об отделе кадров состоит из следующих  разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко  сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

 В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности в  области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

 учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий  по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения  образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению  расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к  поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа  работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений  отдел кадров получает заявки на прием  рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении  внутри предприятия, увольнении рабочих  и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы  по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

 

1.2. Должностные инструкции сотрудников  отдела кадров

 

Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

руководство работой отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

обеспечение рационального распределения  нагрузки между работниками отдела;

создание условий для роста  и повышения квалификации персонала;