Делопроизводство новой России

Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота

      Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.

    В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

    Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации  07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

• обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
• интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
• увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
• совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

       Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

       Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и  внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

        В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

       Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

       Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].

      Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.

Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

       Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается  срок хранения.

       При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы.  В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

       Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

       В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения  к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

       Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

       Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств.  Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

       Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности.                 Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

       Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

• электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
• существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
• стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
• существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

        Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

       В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

       Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

• разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
• управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
• использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

       Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

       Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

       Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

       Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

       За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).

Оперативное использование электронных документов

       К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

       Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

       Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

• документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
• записи в базе данных;
• таблицы в базе данных;
• формы ввода-вывода, связи и т.д.;
• журналы аудита и т.п.;
• база данных целиком;
• создаваемые на основе базы данных выходные документы;
• документация, описывающая базу данных;
• программное обеспечение и документация к нему.

       Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны,  возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

       Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

       Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel  и PDF.

   Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.Стандарты рассматривают следующие вопросы:

• требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
• требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
• требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
• требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
• требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
• инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

       Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения.

       Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

       Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

• сроки хранения документов,
• действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
• меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

           Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

Система электронного документооборота:

Этапы внедрения и уровень зрелости

       В настоящее время все большее число организаций различных масштабов и сфер деятельности внедряют корпоративные системы электронного документооборота (далее - КСЭД). Внедрение этих систем приводит к

преимуществам тактического, связанного с сокращением затрат, и стратегического характера, реализующего кардинальные изменения в бизнес-процессах.

       Однако, управленческий и технологический потенциалы при

внедрении систем электронного документооборота используются организациями в разной мере и не всегда оптимальным образом.

       Внедрение КСЭД - это не единовременный акт, а процесс, охватывающий несколько стадий и этапов. Обратим внимание, что само понятие «внедрение» предполагает некое сопротивление среды, где будет приме-

няться новшество, преодоление разного рода препятствий и барьеров (организационных, технических, экономических, кадровых, психологических и т.п.). С принятием внедряемой системы в постоянную эксплуатацию ее

развитие не останавливается, поэтому дальнейшие стадии применения КСЭД (как и других корпоративных информационных систем) можно оценивать с позиций достижения различных уровней зрелости. В этом смысле

понятие «уровень зрелости» позволяет охарактеризовать реальную практику применения системы в организации. Кроме того, как будет показано ниже, оценка уровня зрелости КСЭД не исчерпывается только технологи-

ческой стороной электронного документооборота и может рассматриваться как один из способов комплексной оценки эффективности системы.

             Выделим ключевые факторы, влияющие на развитие КСЭД и вместе с тем представляющие основные компоненты ее функционирования:

- информационные ресурсы, под которыми  для КСЭД будем понимать совокупность данных о зарегистрированных в системе документах (бумажных и электронных), способы и возможности их структурирования и

использования, а также сами документы в электронной форме (либо электронные копии бумажных документов), файлы которых имеются в КСЭД и к которым пользователи системы могут непосредственно обращаться в

процессе выполнения своих функций.

       Информационные ресурсы КСЭД развиваются в направлении постепенного перехода от сопровождения традиционного бумажного документооборота к смешанному электронно-

бумажному, а в перспективе - к максимально возможному применению электронного документооборота. При этом можно выделить документооборот управленческий и технологический, соотношение между которыми в

организациях разных отраслей деятельности различается. Роль человека в процессе работы с управленческими документами заключается не только в формально логических операциях, но и в аналитической деятельности;

- программно-технические средства  обеспечения информационных процессов, которые определяют информационно-телекоммуникационную инфраструктуру организации, системно-технические и функциональные

возможности используемой КСЭД. От развития этих факторов зависит возможность электронного информационного взаимодействия подразделений организации (в том числе территориально удаленных), а также ее внешних коммуникаций.

      В настоящее время возрастает значение типовых решений и стандартизации в сфере программно технических средств обеспечения процессов электронного документооборота. В частности, в 2008 г. Европейская комиссия утвердила обновленную версию Европейской спецификации Model Requirements for the Managementof Electronic Records (MoReq2), устанавливающую типовые требования к управлению электронными официальными документами.

        Кроме того, для целей применения общих подходов к решению задач управления и аудита информационных технологий американским Институтом управления информационными технологиями разработан стандарт ControlObjectivesforInformationandRelatedTechnology, представленный в настоящее время версией СоЫТ4;

- персонал организации, т.е. в первую  очередь пользователи КСЭД. Число пользователей КСЭД, а также их функциональный и должностной составы расширяются по мере поэтапного внедрения КСЭД и достижения

новых уровней зрелости системы;

- нормативная база по применению  КСЭД, установленные в организации процедуры и правила работы с документами. Нормативная база должна актуализироваться на каждом новом этапе внедрения и развития системы, расширения применения технологий электронного документооборота (как для управленческого документооборота, так и для технологического). Кроме того, корпоративные нормы по вопросам управления документацией являются производными от системы государственного регулирования в этой области, которая в настоящее время еще не вполне соответствует современному уровню развития технологий электронного документооборота.

       Все перечисленные основные компоненты функционирования КСЭД взаимосвязаны и взаимообусловлены. Например, пользователи КСЭД должны знать требования к процедурам и правилам работы в системе, а

также к внесению в базу данных и получению необходимой информации, нести ответственность за использование информационных ресурсов, обладать достаточными умениями и навыками при работе с компьютерной

техникой, в том числе с оборудованием для сканирования, электронной почтой, носителями ключевой информации при использовании ЭЦП и т.п.

       Следует отметить, что указанные компоненты КСЭД не статичны и имеют свой жизненный цикл. Важно учитывать, что в процессе внедрения и развития КСЭД циклические характеристики рассмотренных основных компонентов ее функционирования могут не совпадать или даже пересекаться. Например, при внедрении КСЭД на базе сравнительно устаревшего программного обеспечения его жизненный цикл будет сдерживать развитие системы на

более поздних этапах достижения зрелости (а значит, скажется и на общем эффекте от внедрения КСЭД).

              Необходимо принимать во внимание также особенности системы управления самой организации, которые являются факторами «сквозного» воздействия на все основные компоненты функционирования КСЭД, а также закономерности, относящиеся к развитию информационно-поведенческой подсистемы системы управления организацией [1] и влиянию корпоративных информационных систем и технологий на развитие управленческой интеграции [2]. Интеграционный эффект КСЭД (как и других корпоративных информационных систем) тем значительнее, чем более высокий уровень зрелости системы достигнут в данной организации. Дополнительно выделим то, что необходимо эффективно управлять КСЭД как инновационным проектом и обеспечивать при этом стабильное функционирование системы и ее развитие. Рассмотренные выше обстоятельства подтверждают то, что можно установить различные уровни зрелости КСЭД в зависимости от факторов, непосредственно определяющих ее функционирование, а также от других факторов внутренней среды организации, ее системы управления.

Модель уровней зрелости КСЭД позволяет, как оценить реальную практику применения уже внедренной системы, так и определить задачи по ее совершенствованию для более полной реализации потенциала КСЭД,

достижения большей системной зрелости.

       При разработке модели учитывался практический опыт внедрения и развития различных систем автоматизации документооборота в крупных организациях в России и ряде зарубежных стран. Кроме того, при определении уровней зрелости КСЭД принимались во внимание подходы, закрепленные в упомянутых выше международных стандартах СоЫТ4 и MoReq2. Представляют также интерес публикации компании «Партнер», в

которых анализируются тенденции развития информационных технологий в мире, и другие публикации аналитического характера, в которых также предлагаются подходы к оценке зрелости отдельных видов новых ин-

формационных технологий, близко соприкасающихся с технологиями электронного документооборота [3].

       Модель уровней зрелости КСЭД разработана с учетом опыта внедрения и развития системы автоматизации документооборота в Центральном банке Российской Федерации (Банке России). Особая ценность этого опыта для исследования уровней зрелости КСЭД определяется прежде всего длительным временем эксплуатации системы (более 10 лет), масштабами ее использования, реальными достижениями в применении технологий электронного документооборота и развитии нормативной базы. Основные вехи развития системы автоматизации документооборота в Банке России уже освещались в ряде публикаций [4, 5]. Богатый статистический материал о ходе внедрения и эксплуатации системы автоматизации документооборота в центральном аппарате и учреждениях Банка России, достигнутый общий высокий уровень использования ее потенциала (притом что процесс развития продолжается и в разных учреждениях Банка России масштабы ее применения могут несколько различаться) дают возможность выделить типичные уровни зрелости КСЭД. Сопоставление их с практикой работы других организаций подтверждает выявленные закономерности. Рассмотрим эти уровни:

       Уровень 0 - нулевой. Этот уровень зрелости можно условно установить в организациях с достаточно развитой организационной структурой, из-за чего процесс внедрения КСЭД в подразделениях осуществляется

постепенно. Пока КСЭД внедрена еще не во ; всех подразделениях, ее применение сосуществует с ранее принятыми в организации формами и процедурами paботы с документами. Основные задачи - завершить подключе-

ние всех подразделений организации, участвующих в I документообороте, проводя одновременно мероприятия по оптимизации и унификации процессов работы на основе КСЭД, а также подготовить проекты документов,

регламентирующих ее обязательное применение.

       Уровень 1 - начальный. КСЭД внедрена во всех подразделениях организации, и ее применение является обязательным.

 На начальном уровне ее  применения круг пользователей системы, как правило, ограничивается работниками службы документации, а также работниками, выполняющими функции по работе с документами непосредственно в подразделениях. При этом общее пользователей [ КСЭД обычно составляет около 10% от общего числа сотрудников организации, поэтому важно повышать осведомленность остальных сотрудников о возможностях корпоративной технологии. В этот период решаются основные вопросы применения системы, регламентируется ее использование, продолжаются оптимизация и унификация документооборота. Работа с электронными документами (электронными копиями бумажных документов) находится в начальной стадии (обычно практикуется распечатка электронных файлов на бумажный носитель пользователями КСЭД, а остальные сотрудники работают уже с бумажными документами). Возможен и вариант, когда КСЭД используется лишь для сопровождения бумажного документооборота. Работа на данном этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов документов, при этом накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии. В работе пользователей при внесении информации в систему могут отмечаться ошибки.

       Уровень 2 - распространяющийся. Общее число пользователей КСЭД уже может достигать примерно 20 -25% от общего числа сотрудников организации. Круг пользователей системы расширяется за счет специалистов

подразделений, использующих КСЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих основных функций. Эти пользователи имеют возможность непосредственно работать с документами в электронной форме

(без их предварительной распечатки  документационной службой). При этом определены и нормативно закреплены виды и разновидности документов, для которых обязателен ввод в КСЭД их электронных файлов. Ошибочные действия пользователей встречаются редко (как правило, у новых пользователей).

       Уровень 3 - продвинутый. Общее число пользователей КСЭД составляет примерно половину от общего числа сотрудников организации. Активно используется внутренний документооборот в электронной форме,

хотя часть документов может циркулировать по-прежнему на бумажном носителе. Доля электронных документов или электронных копий бумажных документов в смешанном электронно-бумажном документообороте может составлять 30-50% от общего объема документооборота организации (или даже более в зависимости от особенностей ее документации). Развивается дифференциация документооборота в связи с оптимизируемыми бизнес-процессами. Если требуется, максимально расширяется видовой состав документов, работа с которыми выполняется с применением КСЭД.

       Уровень 4 - стандартизованный. Общее число пользователей КСЭД составляет более половины от общего числа сотрудников организации и охватывает практически всех специалистов и руководителей подразделений, участвующих в основных бизнес-процессах. Возможно личное участие в использовании КСЭД высшего руководства организации. Практикуется или находится в стадии освоения технология электронного согласования проектов документов. Более половины внутреннего документооборота организации осуществляется в электронной форме. Применение КСЭД рассматривается как основа управленческих коммуникаций внутри организации и осуществления основных бизнес-процессов. Вновь внедряемые бизнес-процессы реализуются с применением КСЭД. Практикуются интеграция и взаимодействие КСЭД с другими корпоративными информационными системами, задействованными в автоматизируемых бизнес-процессах.

       Уровень 5 - стратегический. В число пользователей КСЭД входят практически все специалисты и руководители подразделений, а также высшее руководство организации. Функциональные возможности КСЭД и технологии электронного документооборота используются в максимальной мере, в том числе электронное согласование проектов документов и при необходимости подписание официальных документов в электронной форме.

       На данном уровне зрелости КСЭД проявляется потребность в принятии стратегических решений по дальнейшему ее развитию или модификации, возможной интеграции с другими информационными системами

(с учетом жизненного цикла  поколений техники, программного  обеспечения и потребностей дальнейшего развития организации), хотя подготовка таких решений может быть начата и на предшествующих уровнях зрелости.

       В частности, в организации должны быть решены вопросы о регламентации и практическом осуществлении процессов хранения документов, создаваемых и циркулирующих в электронной форме. Необходимые для этого подготовительные работы следует начинать на более ранних уровнях зрелости КСЭД.

      Пятый уровень зрелости для большинства организаций пока представляется своего рода «идеальной моделью» использования системы, не достижимой в условиях современной управленческой практики и действующей нормативной базы, относящейся к государственному уровню регулирования электронного документооборота. Вместе с тем уже имеются примеры, когда практика работы некоторых организаций (как правило, с существенной долей технологического документооборота) уже приближается к 4-5 уровню. К их числу можно отнести и ряд учреждений Банка России.

Начиная с первого уровня зрелости, проявляется в той или иной мере «возврат от сделанных инвестиций», прямой и косвенный экономический эффект от внедрения КСЭД (на нулевом уровне говорить об этом еще преждевременно). По мере достижения более высоких уровней зрелости все более ощутимы проявления прямого и косвенного эффекта от применения электронного документооборота, в том числе интеграционный эффект от внедрения КСЭД и повышение управляемости организации.

       Таким образом, наличие модели уровней зрелости КСЭД и использование многокритериального подхода позволяют более объективно оценить проделанную работу и наметить очередные цели, достижение которых

относится к следующему уровню зрелости системы электронного документооборота.

       Рассмотренные уровни зрелости КСЭД представляют собой закономерные этапы в осуществлении постепенного перехода организации от традиционного к электронному документообороту на основе корпоративных информационных технологий. При этом оценка уровня зрелости КСЭД иллюстрирует не только комплекс проблем электронного документооборота, но и является одной из характеристик системы управления организацией (прежде всего ее информационно-поведенческой подсистемы).

Новая Концепция развития архивного дела в РФ 

   10 октября 2012 г. состоялось VIII заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Подобные заседания Совета проходят ежегодно: в них участвуют руководители органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, руководители государственных архивов, на них обсуждаются важнейшие вопросы развития архивного дела в нашей стране. Например, в 2011 г. на Совете обсуждалась Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. В 2012 г. руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов представил участникам Совета проект «Концепции развития архивного дела на период до 2020 г.» (далее - Концепция)**. Так как Концепция развития архивного дела - ключевой документ, определяющий основные направления развития архивного дела в нашей стране на ближайшие 8 лет, то в нашей статье мы уделим ему самое пристальное внимание.

* В данной статье излагается сугубо частный взгляд автора на развитие архивного дела с точки зрения перехода к электронным документам.

** Концепция опубликована на  портале «Архивы России»: archives.ru/documents/projects-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml.

С.Л. Кузнецов,  канд. ист. наук 

           Текущее десятилетие является очень важным для архивистов и для всех тех, кто работает с документами, так как именно сейчас происходит широкомасштабное внедрение электронных документов в самые разные сферы деятельности, что должно привести к кардинальным переменам в технологиях обработки и хранения документов.

       Прогнозы развития архивного дела в предстоящие годы исходят из следующих предпосылок:

• повсеместное внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ); 

• перевод культурного наследия во всем мире в цифровую форму с доступом к нему онлайн - в любое время, в любом месте, с любого мобильного или стационарного устройства, имеющего подключение к сети Интернет; создание и работа с документами будет происходить и уже происходит в цифровом виде, с использованием ИКТ; 

• риски утраты электронных документов значительно выше, чем традиционных. 

При этом в случае нарушения технологий или ошибок персонала высок риск утери всего массива данных (документов);

• юридически значимый электронный документ существенно отличается от своего традиционного аналога на бумаге. 

        Как правило, он является компонентом базы данных (БД), требует наличия дополнительных компонентов (например, инфраструктуры открытых ключей), аппаратно-программных комплексов;

      Технологии работы с электронными документами существенно отличаются от традиционных, требуют разработки совершенно других инструкций по делопроизводству, коренного переобучения персонала; переход на использование новых ИКТ управленческим аппаратом невозможен на добровольной основе.

       Практика показывает, что принятие и осознание преимуществ использования новых технологий происходит в среднем через 6-12 месяцев после завершения их внедрения.

      Успешному внедрению информационно-коммуникационных технологий в архивном деле РФ мешают следующие факторы:

• низкая техническая оснащенность отрасли;

• отсутствие квалифицированного персонала, умеющего работать с ИКТ;

• невозможность привлечения на постоянной основе персонала, владеющего ИКТ, ввиду штатных и финансовых ограничений;

• отсутствие отработанных процедур и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с цифровыми архивами (создание, оперативное хранение, экспертиза ценности, обеспечение сохранности и использование цифровых архивов);

• отсутствие правовых актов, обеспечивающих юридическую силу электронным документам, переданным на государственное хранение;

• огромный объем уже имеющихся документов на бумажных носителях и высокая стоимость их полной оцифровки.

Все эти факторы во многом обусловливают основные направления развития архивного дела.

       И еще один, ключевой фактор - отсутствие федерального органа, обеспечивающего методическое руководство и контроль за единообразием технологий и процедур работы с документами, в том числе в электронном виде.

        Уже многократно писалось, что внедрение автоматизированных технологий предъявляет гораздо более высокие требования к уровню унификации и стандартизации, чем традиционные технологии ДОУ. И обеспечением этой унификации в государственном масштабе должен заниматься специально уполномоченный орган. Традиционно эти функции возлагаются именно на архивистов. Вопрос о наделении Росархива соответствующими полномочиями вновь поднят в Концепции, так как без этого невозможно эффективно решать многие вопросы автоматизации работы с документами на государственном уровне.

         В большинстве стран мира архивисты курируют постановку делопроизводства и документооборота в стране, процессы формирования дел, экспертизу ценности и др. Переход к электронным документам не меняет этого. Однако если при работе с документами в традиционной форме мы имеем определенные разрывы между текущим делопроизводством, передачей дел на хранение в архив организации и на государственное хранение, то при работе с электронными документами этого разрыва нет - мы имеем единую систему, охватывающую весь жизненный цикл документа, с момента его создания или поступления в организацию и до момента его выделения к уничтожению или определения на постоянное (вечное) хранение.

       Развитие ИКТ делает нецелесообразным развитие многочисленных региональных архивов.

        Создание единого Центра хранения электронных документов, работающего по облачным технологиям и предоставляющего услугу хранения документов организациям всех форм собственности (федеральным органам исполнительной власти и их территориальным отделениям, подведомственным организациям - на безвозмездной основе, коммерческим организациям - платно), обеспечит общее сокращение затрат на развитие инфраструктуры и главное - сохранность электронных документов.

Задачи, рассматриваемые Концепцией

Концепция развития архивного дела в Российской Федерации в качестве основных задач на период до 2020 г. рассматривает следующие:

1. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

2. Интеграция архивов, как элементов  государственного механизма, в систему  электронного правительства.

3. Обеспечение полноценного развития  Архивного фонда РФ в современных  условиях.

4. Разграничение ответственности  между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами.

5. Повышение качества и доступности  государственных услуг в области  архивного дела в соответствии  с интересами и потребностями  граждан.

6. Совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения гарантированного доступа к ним.

7. Внедрение инноваций в деятельность  архивов.

8. Развитие кадрового потенциала  архивов.

       Одно из направлений решения задачи унификации ДОУ для всех государственных органов - это создание и внедрение единой государственной системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Переход к электронным документам требует существенной корректировки законодательной, нормативно-правовой базы. Несмотря на принятие Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронной форме имеют много ограничений по возможностям использования. Электронный документ - это фактически компонет базы данных, который нельзя рассматривать отдельно от регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа, и инфраструктуры открытых ключей и удостоверяющих центров, обеспечивающих юридическую значимость документа. Необходимо прописывать в законодательстве обязательность передачи в электронном виде научно-справочного аппарата, электронных образов документов, чтобы исключить значительные расходы в дальнейшем на повторную оцифровку документов на бумаге. Необходимо разрабатывать и прописывать в законодательстве процедуры, предусматривающие постоянное хранение электронных документов с сохранением их юридической значимости, что невозможно осуществить в рамках текущего законодательства.

       Концепция предусматривает обязательность выработки единых технологий и форматов архивного хранения электронных документов, их передачу на постоянное хранение, а также обеспечение их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, что гарантирует возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий.

       Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме наиболее популярных в современном офисе форматов файлов Microsoft Office, организации могут использовать множество других форматов, например, Open Office, pdf, инженерные форматы. И это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы.

       Наиболее известный пример - версии форматов документов Microsoft Word 95, 97-2003, 2007-2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая в свою очередь требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств.

       Конечно, можно преобразовывать все документы в формат pdf, тем более что существует международный стандарт ИСО, описывающий специальную разновидность формата pdf - так называемый pdf-archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения (ИСО 19005-1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1) - «Document management - Electronic document file format for long-term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований.

 Другой вариант - использование  виртуальных машин - также нуждается  в существенной проработке.

Проблемы перевода документов в цифровой вид

       Итак, как мы уже упоминали выше, Концепция предусматривает организацию научно-методического и практического взаимодействия и партнерства с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами.

       В последние годы началась большая работа по оцифровке архивных материалов. Эта работа ведется как в федеральных архивах, так и в архивах всех субъектов федерации. На первом этапе сканировались описи для наполнения государственной системы автоматизированного учета «Архивный фонд». Но теперь многие архивы приступают уже к следующему этапу - сканированию собственно архивных документов. С одной стороны, эта работа предусмотрена «Стратегией развития информационного общества до 2011 года», а с другой - отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре сканирования, получаемым файлам, методам описания и хранения электронных образов документов. Как результат, документы сканируются с разным разрешением, различной глубиной цветности, сохраняются в форматах tiff, jpg, png. Возникает опасение, что в перспективе, после определения требований к электронным образам документов, может потребоваться пересканирование, то есть уже произведенные многомиллионные затраты на оцифровку окажутся напрасными.

       Важно определиться, что мы создаем: страховой фонд, т. е. максимально точные копии документов, отсканированные в цвете, с высоким разрешением, или фонд пользования, для которого часто достаточно черно-белого файла с разрешением 300 dpi. Одно дело - сложный документ с цветными пометами, совсем другое - машинописный текст. Размеры получаемого файла могут отличаться в сотни раз, что существенно увеличивает затраты на хранение и делает практически невозможной удаленную работу с документами через Интернет.

       На наш взгляд, представляется наиболее рациональным следующий вариант: документы сканируются в режиме 24-bit цвета с разрешением от 400 до 600 dpi в зависимости от типа документа и до 1200 dpi для особо ценных документов с пометами, рукописных и т. п. Полученные файлы хранятся на внешних носителях с однократной записью и минимальной стоимостью хранения, например, на низкоскоростных дисковых библиотеках большой емкости. На основании полученных файлов методом пакетной обработки с использованием специального ПО типа Kofax ReScan получают черно-белые документы (tiff group 4). И именно эти черно-белые файлы «прикрепляются» к карточке документа в БД и служат для знакомства с документом. С такими файлами, размером всего в десятки килобайт, легко работать через Интернет. Если же пользователю в каком-то случае черно-белого документа будет недостаточно, он может запросить полноцветную копию. Однако практика показывает, что когда речь идет о документах ХХ века, составляющих подавляющую часть архивных документов, то в 99,9% случаев потребности в полноцветной копии у пользователей нет. Другое дело, если оцифровываются уникальные документы, когда важна и фактура бумаги, и другие мелкие детали.

       Как отмечалось выше, традиционные архивы не имеют необходимого оборудования, квалифицированных ИТ-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы должен стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный Центр обработки данных (ЦОД), который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России».

       Поэтому Концепция предусматривает создание «на базе одного из федеральных архивов Центра хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способного осуществлять централизованный прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой. Центр должен стать примером для реализации аналогичных проектов в субъектах Российской Федерации».

       Создание ЦХЭД упрощает решение еще одной задачи - предоставление доступа гражданам и организациям к информации о документах Архивного фонда РФ и самим документам. Эта задача реализуется за счет программных комплексов «Центральный фондовый каталог», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал» и др.

       Создание многочисленных несовместимых друг с другом информационных ресурсов может потребовать в дальнейшем крайне трудоемких работ по конвертации данных, а может быть, даже и повторной оцифровки. Практика показывает, что организация взаимодействия различных информационных ресурсов, которые к тому же постоянно модернизируются, дорабатываются - это отдельная большая задача.

       Поэтому наличие четкого представления, какими должны быть информационные ресурсы, как они будут развиваться в ближайшие годы, как будет происходить их взаимодействие - очень важно.

      В целом, без сомнения, «Концепция развития архивного дела на период до 2020 года» представляет интерес не только для архивистов, но и для всех работников служб ДОУ, так как благодаря ей можно сориентироваться в основных направлениях развития в области организации работы с электронными документами и быть в курсе возможных путей инноваций и модернизаций.

Список литературы:

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд.

 Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - С. 72.

2. Кузнецов С.Л. Внедрение СЭД в государственных структурах: проблемы и перспективы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 7. С. 6-12.

3.Электронный документооборот: настоящее и будущее // Налог. вестник. - 2011. - N 10. - С.10-12.

4. Бобылева, М.П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции [Текст] / М.П. Бобылева. //Деньги и кредит. - 2007. - №

12. -С. 60-67.

5. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М.П.

Бобылева - М.: Изд-во МЭИ, 2004. -172 с.

6. Виханский, О.С. Менеджмент [Текст]: учебник.- 4-е изд. / О.С. Виханский, А.Н. Наумов - М.: Эко-

номистъ, 2006.- С. 43-44.

7. Вызови Ливана: непридуманные истории ИТ-внедрений [Текст] /Под ред. И. Пичуги-на. - М.: ИД

«Секрет фирмы»; СПб.: ИД «Питер», 2007. -115 с.

8. Колесов, А. Управление бизнес-процессами в Европе и в России [Текст] / А. Колевов //РС WEEK/ RE.

- 2008. -№ 32.-С. 24-30.