Бланки документов предприятия АПК и требования к ним

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА  РФ

ФГБОУ ВПО ЧГСХА

 

Кафедра землеустройство  и кадастры

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Делопроизводство»

 

    

на тему: Бланки документов предприятия АПК и

требования к ним

 

 

Выполнил студент

 1 курса 18 группы

зем. и кад.(сокр.) отделения

факультета заочного обучения

Пахомов Евгений 

                   ^(Ф.И.О.)

Шифр: ________

Проверил: Павлова А.С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чебоксары – 2012

 

Задание  4

Тема: Бланки документов предприятия АПК и требования к ним

1. Понятие и виды бланков документов

Бланк документа  — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем  постоянными реквизитами. На рабочем  поле бланка, предназначенном для  переменной информации, могут также  размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной  белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

На верхнем  поле посередине (см. рисунок) при составлении  многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится  номер страницы. Номер пишется  арабскими цифрами без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов («с.», «стр.»), знаков «тире» (черточек).

Бланки документов проектируют и оформляют в  соответствии с приложением А  к ГОСТ Р 6.30-2003 (в пособии см. рис. 2.1, 2.2).

Стандартом установлены  следующие виды бланков документов:

— общий бланк; конспект лекций по этике

—    бланк письма;

—     бланк конкретного вида документа.

 

2. Форматы бумаги для составления документов и размеры полей бланков

 

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов [2] бумаги.

  Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации. 

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. 

Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).  
Таблица 1. Потребительские форматы бумаг (мм). 

 

Ряд А		Ряд В		Ряд С
А0	841х1189	В0	1000х1414	С1	917х1287
А1	594х841	В1	700х1000	С2	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С3	452х648
А3	297х420	В3	353х500	С4	323х458
А4	210х297	В4	250х353	С5	229х324
А5	148х210	В5	176х250	С6	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С7	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С8	81х114
А8	52х74	В8	62х88		57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

 

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420). 

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см. 

Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:  
левое поле – 20; верхнее поле – 15; правое поле – 10; нижнее поле – 20.  
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. 

 

3. Основные требования к оформлению бланков документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном  для переменной информации, могут  также размещаться символические  графические знаки (ограничительные  отметки): уголки, линии и т. п., которые  служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два  стандартных формата бланков  документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3(297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  
20 мм — левое;  
10 мм — правое;  
20 мм — верхнее;  
20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. 
Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа). 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает  определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и  ограничительных отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.  
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.  
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых  бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. 

Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует  изготавливать на плотной белой  бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков  типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются  к изготовлению, учету, использованию  и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тесты

1. Реквизит «регистрационный индекс документа» состоит из следующих составных частей:

1) из номера  дела по номенклатуре, индекса  структурного подразделения и телефона  сотрудника, подготовившего документ;

2) из индекса  структурного подразделения, номера  дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа.

2. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляется...

1)  на бланках  для писем;   

2) на всех  документах предприятия.

3. Реквизит  «место составления и издания документа» проставляется на бланке документа...

1) если географическое  местоположение предприятия не  нашло отражение в его названии;

2)   если  отсутствует реквизит «справочные  данные об организации»;

3)   на всех  документах;

4) в соответствии с системой делопроизводства, принятой на предприятии.

4. Наименование  предприятия в реквизите «адресат»  проставляется...

   1)  в  дательном падеже;

   2)  в  родительном падеже;