Архивный фонд РФ

Третий принцип очень важен  для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных  архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел  составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно  утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном  архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи  должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных  архивов.

Структура системы НСА. Система  НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы  основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются:

• на справочники по учету;
• справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы  основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

• АФ РФ в целом;
• сети архивов;
• архиву;
• фонду;
• делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением разрабатывается в АФ РФ Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее  на его основе автоматизированная система НТИ.

Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив  - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и  описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие  требования, предъявляемые к ним:

1. удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
2. ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
3. быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
4. иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
5. отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
6. развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством  научно-методических основ классификации  документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство описания документов, которое  достигается единством методики составления справочника.

В настоящее время создание и  усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под  категорией архивного фонда при  этом понимают различную степень  информативности материалов этого  фонда. Так, к значимым, много аспектным  по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники  создаются фондом I категории. 

Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.

Необходимым условием эффективной  работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов  системы. Взаимосвязь элементов  осуществляется, как правило, с помощью  отсылочных карточек и различных  указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой. 

 Различная степень информационной  значимости архивных фондов вызывает  необходимость выработки дифференцированного  подхода к описанию документальных  материалов при создании всех  элементов системы научно-справочного  аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов  к определенным категориям - один  из начальных этапов работы  по созданию и усовершенствованию  системы научно-справочного аппарата  к документальным материалам  архива, в том числе и работы  по созданию системы каталогов⁸.

Дифференцированный подход при  каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При  этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение  характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах.

Практическое осуществление дифференцированного  подхода будет зависеть от категории  фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности  документальных материалов, непосредственно  связанной с их содержанием и  им обусловленной, состава и состояния  имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).

В настоящее время в архивных учреждениях страны внедряется разработанная  под руководством специалистов Росархива  единая технология ведения фондовых каталогов – унифицированное  ПО «Архивный фонд». Она функционирует в значительном числе государственных и муниципальных архивов. На ее основе в отрасли решается задача представления учетных данных в едином электронном формате для построения автоматизированной системы централизованного учета архивных фондов. Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. ПО позволяет автоматически формировать паспорт архива, составлять тексты путеводителей по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих  объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного аппарата к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние  документов фонда, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации  материала; показатели, характеризующие  объем документов фонда.

В комплексе с программой «Архивный  фонд» работает программа «Фондовый  каталог», предназначенная для автоматизации  централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа  реализована в виде автоматизированного  каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в  Центральный фондовый каталог Росархива  в электронном формате. Система  автоматически формирует сводные  паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для  подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей. ПО «Фондовый  каталог» функционирует во взаимодействии с ПО «Архивный фонд». Сведения из базы данных «Архивный фонд» регулярно передаются в базу данных «Фондовый каталог» и заменяют ранее существовавшие данные. Рассмотренные программы распространяются Росархивом бесплатно. Следует отметить, что они предназначены для использования в федеральных и государственных архивах. Некоторые муниципальные архивы крупных городов как, например, Краснодара, Красноярска, Санкт-Петербурга, также используют данное ПО в своей работе.

Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) на основе анализа характеристик  информационных потоков в архивных учреждениях проводит работу по созданию прикладного программного обеспечения  для компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений и его  внедрению в практику архивов. Разработанные  базы данных: «Паспорт архива», «Учет  фондов», «Аннотация фонда», «Учреждения  — источники комплектования», «Читальный зал», «Учет исполнения запросов», «Физическое  состояние документов» — составляют программный комплекс первой очереди.

Таким образом, в системе каталогов архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах - от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог.

Межархивные справочники  обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах, к примеру, ЦФК Росархива РФ по стране в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивный  фонд  —  учетная   и   классификационная   единица   АФ   РФ, представляющая   собой   часть   документального   фонда,    принятого    на государственное  хранение,  либо  сформированная   в   архиве   совокупность документов, исторически или логически связанных  между  собой.  Как  понятие классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд"  удобно,  но следует отметить, что это  понятие  включает  несколько  видов  обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и  имеющих  свои особенности. Архивный фонд – совокупность архивных  документов,  исторически или логически связанных между собой.

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором  должны действовать все юридические  лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности  всех юридических лиц по обеспечению  сохранности архивных документов и  их использованию.

В систему Федерального архивного  агентства России входят государственные  архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода  и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются  документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а  также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы  и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную  группировку с целью правильного  распределения по государственным  архивам.

Комплектование архива – это  систематическое пополнение архива документами Архивного фонда  РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации – письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.