Архивные описи и их назначение

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. 
Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. 

Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных),хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели  могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными). Приведем пример составления указателя глухого, аннотированного краткого и аннотированного полного.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24 
 
Составитель ____________________ 
 
Дата - 00.00.00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данном реферате раскрыта тема "Архивные описи и их назначения". Все  поставленные задачи выполнены:

• Изучено понятие архивная опись
• Рассмотрено составление и оформление описей дел
• Рассмотрено назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно  для обеспечения их сохранности  и эффективного использования в  подразделениях в течении всего  оперативного периода до момента  передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив  включает в себя:

- систематизацию документов в  делах;

- проведение экспертизы ценности  документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного  подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение  делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего  архивом организации. Перед техническим  оформлением дел при необходимости  проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией  проводят дополнительную полистную  экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений  и ведущих специалистов (например, при определении подлинности  документа, принадлежности документа  к данному делу и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

Нормативно-правовые источники

 
 1.ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения  (утверждено постановлением Госстандарта  России от 27.02.1998 №28). 2.Квалификационный справочник должностей служащих. — М, 2001. 
 3.Перечень подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений (утверждено Распоряжением Правительства РФ № 5-р).

4.Положение о Министерстве культуры  и массовых коммуникаций Российской  Федерации (утверждено Постановлением  Правительства Российской Федерации  от 29.05.2008 г. N 406).

5.Федеральный закон «Об архивном  деле в Российской Федерации»  от 27 октября 2004 г. // Сборник законодательства  Российской Федерации. —2004. - №  43. - Ст. 4169.

6.Постановление Правительства  Российской Федерации от 17 июня 2004г.  
 7.Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах.

8.Основные правила работы архивов  организаций. — М., 2009 .

9.Основные правила работы ведомственных  архивов. — М., 2002.

10.Основные правила работы государственных  архивов Российской Федерации.—  М., 2002.

11.Положение «Об Архивном фонде  Российской Федерации». 
 12.Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». 
 13.Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». 
 14.Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации». 
 15.Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России».

 

Литературные источники

 

1.Архивоведение: Учебник для  нач. проф. образования: Учеб.пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005.- 272 с. 
 2.О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова Архивоведение: учебное пособие /Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Пензенский госуниверситет. – П., -2005. - с. 132 
 3.Правовые основы Российского государства: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление» (080504) /Р.Т. Мухаев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 351 с. - (Серия «Государственное и муниципальное управление»).

4.Составление архивных описей: Методические рекомендации /Росархив. ВНИДАД. - М., 2003.

5.Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной  власти, утверждённая приказом Федеральной  архивной службы Росси от 27.11.2000 №68

 

Программное обеспечение  и Интернет-ресурсы

 

1. http://www.consultant.ru - Справочная правовая система «Консультант - Плюс». (Архивные описи) [Архивные описи и их назначение]
2. http://archives.ru – официальный сайт Росархива. (Архивные описи) [Архивные описи и их назначение]
3. http://www.vniiki.ru – официальный сайт ВНИИКИ (Online-доступ к стандартам ГОСТ, ОСТ, ТУ, ИСО, МЭК, иностранным стандартам.).