Архивное дело

1. ПОНЯТИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

        Научно-справочный  аппарат  (НСА)  -  структурированная совокупность  элементов описаний  документов  (вторичной документной информации),  представленных  в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документной информации.

        Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива.

 

2. КЛАССИФИКАЦИИ АРХИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ

        Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

        Классификация  документов Архивного фонда РФ  включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:

 

- архивного фонда в  целом;

 

- государственного архива;

 

- архивного фонда.

Вид классификации	Описание
по формам собственности	документы классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной  собственности.
по историческим периодам	в современных российских государственных  архивах исторически сложилось  деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и  советские).   Документами   советской  эпохи  считаются: документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших  в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок;
по видам носителей информации, способам и технике закрепления информации	с учетом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов. Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив кинофотофонодокументовСанкт-Петербурга, Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий.
по срокам хранения	документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной  собственности, хранятся: постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук и временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе  государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся: - постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках; - временно - в органах местного  самоуправления, муниципальных организациях  и создаваемых ими архивах  в течение установленных сроков. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной  собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

 

3. ПОНЯТИЕ ПЕРВИЧНОЙ  ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

         Первичная документная информация — информация, включающая исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

         К первичной  документной информации относятся:

* кассовый ордер

* накладная

* справка

* акт

* и т.п.

 

 

 

4. ХАРАКТЕРИСТИКА ПУТЕВОДИТЕЛЯ (ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ)

         Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

         Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.         Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации.        

         Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

         Тематический путеводитель по  фондам архива (ов) - вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оп теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

         Путеводитель, краткий справочник и тематический  путеводитель могут создаваться  по фондам всех или нескольких  архивов любого региона, по  фондам отдельного государственного  архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).

         Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.      

 

5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  УКАЗАТЕЛЕЙ, СОСТАВЛЕНИЯ РУБРИК

         Указатели  (архивные справочники, представляющий  собой алфавитный, систематический  или составленный по какому-либо  иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.

         По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности.

1) К основным видам предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

2) К основным видам указателей  структурной группы следует отнести  структурный, отраслевой и функционально-производственный.

         Критерий  целесообразности является основным  при выборе для подготовки  того или иного вида указателя.

         Самым распространенным  указателем предметно-тематической  группы является предметный.

         Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке.

         Тематический указатель также является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через ряд предметных понятий согласно принятой схеме классификации (исторические факты, события, явления и пр.).

         Географический указатель - разновидность предметного указателя, информация в котором представлена по названиям географических объектов, по которым и производится поиск на основании отсылочных данных.

         Именной указатель - разновидность предметного указателя, содержащего фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть общим - включать все имена, встречающиеся в объекте описания, и специальным - включать имена лиц определенной сословной группы, профессии и др., а так же глухим или аннотированным.

         Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме классификации.

         Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке. Хронологические указатели по форме всегда глухие. Наиболее часто встречающийся хронологический порядок расположения - по годам. Основной реквизит - дата, выраженная годом; поисковые данные - номера описи, дел.

         Структурный указатель - вид указателя структурной группы, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта. К обязательным реквизитам описательной статьи указателя относятся: наименование фонда и структурных частей фонда, крайние даты фонда, номер фонда, объем документов фонда.

         Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

         Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически определенное место, традиционно закрепленное в составе системы НСА архива. Указатели как архивные справочники универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации. В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации. В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе НСА остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, - с другой.