Анализ должностной инструкции работника службы ДОУ

1.Общие положения

2.Обязанности

3.Права

4.Ответственность

5.Взаимоотношения

Руководитель службы ДОУ                                                      И.О. Фамилия    

Согласование должностной инструкции - это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый - технические согласования, это, прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат.   Второй тип - согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Прежде всего, она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке.  Действующее законодательство не устанавливает требования о согласовании должностных инструкций с представительными органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем возможных конфликтов, особенно когда речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций.     Следующий этап - это утверждение согласованной инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и непосредственное утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего, потому, что порядок выражения воли юридического лица путем издания соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки зрения облегчения процедуры доказывания при возникновении трудового спора. Кроме того, это позволяет избежать необходимости вести отдельные книги учета утверждения и внесения изменений в должностные инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют.           Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего за кадровую работу в организации. При необходимости должностная инструкция полностью или в части может быть передана в другие структурные подразделения.     Последний этап - это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора.  Необходимо отметить, что в соответствии с абзацем 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе¹²». Соответственно, работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Однако в идеальном случае это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова.      При этом необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления сданным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято так же собственноручно расшифровывать. Как правило, для этой цели вместе с должностной инструкцией сшивается и «лист ознакомления». В ряде случае лист ознакомления прикладывается к приказу об утверждении должностной инструкции. На наш взгляд, это не совсем корректно, так как в этом случае работник подтверждает факт ознакомления с приказом, а не с самим текстом должностной инструкции.         Таким образом, должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника.          

Глава 3. Роль должностных  инструкций в повышении эффективности  деятельности предприятия

В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности  и права работника, а также  требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой - позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей. Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения¹³.           В разработке должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении конкретных операций работниками организации. Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям. Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей.           Очерчивание в должностной инструкции круга вопросов, находящихся в ведении каждого работника, является своеобразной защитой работника в его деятельности. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей.         Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности. Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом¹⁴.           Для работодателя должностная инструкция:

• обеспечивает объективность оценки деятельности работника в процессе его аттестации;
• является обязательным документом в решении индивидуальных трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
• обеспечивает рациональное разделение труда;
• служит средством укрепления трудовой дисциплины;
• позволяет установить несоответствие работника занимаемой должности.

Для работника должностная  инструкция:

• определяет его организационно-правовое положение, права и обязанности;
• является обязательным документом в решении трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
• определяет виды выполняемой работы;
• обеспечивает специализацию в определенной области.

Таким образом, должностная  инструкция - документ многофункциональный. Ее наличие важно и для работодателя, и для работника. Кроме этого, должностные инструкции  позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Должностная инструкция необходима, прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников.          Рассмотрим эффективность должностной инструкции на примере должностной инструкции делопроизводителя в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа №21» Саратовского муниципального района Саратовской области. В графе «Общие положения» прописывается на основании чего разработана данная инструкция, к какой категории относится работник, чем руководствуется в своей деятельности. Так нужно сказать, что делопроизводитель руководствуется следующими законодательными и подзаконными, а также локальными актами. В своей деятельности делопроизводитель ДОУ руководствуется:

• Конституцией РФ.
• Гражданским кодексом РФ.
• Законом РФ «Об образовании».
• Типовым положением об общеобразовательном учреждении.
• Уставом и локальными правовыми актами ДОУ.
• Законодательными и нормативными документами, регламентирующими кадровую деятельность учреждения.
• Трудовым договором.
• Правилами внутреннего трудового распорядка.
• Настоящей должностной инструкцией. 

Делопроизводитель должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие кадровую деятельность учреждения, постановления федеральных, региональных и местных органов власти и управления;
• профиль и особенности структуры общеобразовательного учреждения;
• организацию труда кадрового состава;
• основы экономики, права и социологии;
• административное, трудовое, гражданское законодательство;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• основы делопроизводства, документооборот ДОУ;
• действия при возникновении чрезвычайной ситуации¹⁵.  

Таким образом, исходя из данных положений, к работнику предъявляются  весьма серьезные требования. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом следуют нормативы отрасли.

Делопроизводитель должен знать  соответствующую его обязанностям законодательную и нормативно-методическую базу, в том числе правила и  нормы охраны труда, техники и  противопожарной защиты. Предъявляются высокие требования к знаниям основ делопроизводства, документооборота. Этим положения закрепляется, что работник должен обладать определенной квалификацией.         Делопроизводитель должен выполнять следующие функции:

• Вести кадровую работу в соответствии с номенклатурой дел.
• Оформлять и вести личные дела работников.
• Осуществлять работу с входящей и исходящей документацией.
• Осуществлять хранение дел в архиве.
• Составлять приказы, вести трудовые книжки, оформлять трудовые договора¹⁶.

Таким образом, данными положениями закреплен четкий круг обязанностей данного работника. С точки зрения эффективности это весьма нужные положения.          Для выполнения возложенных на делопроизводителя функций, он обязан:

• Вести документооборот по приему на работу, подбору и расстановке педагогических и технических кадров, в пределах трудового законодательства, Устава и договора с учредителем.
• В соответствии с квалификационными характеристиками разрабатывать должностные инструкции, составлять штатное расписание.
• Оформлять проведение всех видов инструктажей в журнале. Обеспечивать.
• Условия правильного ведения делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел образовательного учреждения.
• Своевременную отчетность и хранение документации строгой отчетности.
• Обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки.
• Информировать руководителя о состоянии их исполнения.
• Осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
• Соблюдать Устав ДОУ и иные локальные акты¹⁷.

Таким образом, данный раздел должностной инструкции конкретизирует и детализирует названные выше функции делопроизводителя.   Делопроизводитель имеет право требовать от администрации ДОУ:

• Создания условий, необходимых для выполнения своей деятельности.
• Социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ.
• Ежегодный оплачиваемый отпуск¹⁸.

Делопроизводитель несет  ответственность:    

• за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения (в том числе за причинение материального ущерба ДОУ) в пределах, определяемых действующим административным, трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
• дисциплинарную - за неисполнение (ненадлежащее исполнение), без уважительных причин, своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, Уставом и Правилами внутреннего распорядка ДОУ;
• административную (в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством) - за нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических требований;
• материальную (в порядке и пределах, установленных трудовым или гражданским законодательством) - за виновное причинение образовательному учреждению или участникам образовательного процесса ущерба, в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей¹⁹.

Таким образом, данные положения  четко закрепляют, на что имеет право работник и какие обязанности он несет. Они также весьма важны придания эффективности деятельности предприятия. В частности это хорошо видно на примере раздела обязанности. Работник за совершение виновных действий несет разного рода ответственность, что позволяет говорить о некоторых гарантиях сохранности имущества предприятия.     Делопроизводитель имеет следующие взаимоотношения и связи по должности:        

• Своевременно представляет заведующей необходимую отчетную документацию.
• Получает от заведующей информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится с соответствующими документами.
• Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в ее компетенцию, с заведующей, старшими воспитателями, педагогами.
• Информирует заведующую обо всех чрезвычайных происшествиях в ДОУ, связанных с жизнью и здоровьем детей и сотрудников учреждения²⁰.