Анализ документационного обеспечения управления персоналом МБОУ ДОД ЦРТДиЮ им. А. Матросова

Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел ООО "РДВ-медиа" необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие:

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения.

Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом.

В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "Общая переписка").

Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов.

Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО "РДВ-медиа" представлена в Приложении №4.

2.9 Формирование дел

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО "РДВ-медиа" формирование дел проводится по номинальному признаку – названиям видов документов (приказы, распоряжения, доверенности).

В работе по формированию дел в Издетельстве, секретарь придерживается следующих правил:

- помещать в дело только исполненные  документы;

- группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

- раздельно группировать в дела  документы постоянного и временного  сроков хранения;

- в дело не должны помещаться  черновики, лишние экземпляры;

- дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких  томов, заголовок дела проставляют  на каждом деле с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится секретарем Генерального директора Издательства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, заверительные надписи не составлять.

В структуре ООО "РДВ-медиа" до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив. Дела хранятся в подразделениях (отдел кадров, бухгалтерия) и основная документация в Секретариате. За сохранность документов в делах отвечает секретарь Генерального директора.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО "РДВ-медиа" обладает рядом небольших недостатков, которые проявляются в организации документооборота структурных подразделений. Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации, но так как объем документов не высок и основные хранятся в Секретариате и безпрепятственно выдаются руководителям структурных подразделений или сотрудникам с их разрешения, то вопрос об усовершенствовании документооборота в план развития Компании пока не входит.

Самым главным недостатком в организации документооборота Компании является отсутствие архива.

3. Совершенствование документационного обеспечения ООО "РДВ-медиа"

3.1 Совершенствование нормативной  базы документационного обеспечения  ООО "РДВ-медиа"

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО "РДВ-медиа" были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота Компании. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.

Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел Издательства.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое "дело" в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Рекомендуемая Номенклатура дел приведена в Приложении № 5. А при переходе Организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.

Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив. Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение на основе принятых критериев.

Цель проведения экспертизы – освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

- Общие положения. Здесь приводится  описание состава экспертной  комиссии, указывается кто руководитель  комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

- Основные задачи экспертной комиссии.

- Основные функции.

- Права экспертной комиссии.

- Организация работы экспертной  комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия  в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного  хранения ценные документы, а  также документы длительных сроков  хранения (свыше десяти лет имеющие  долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.

Опись дел составляется в двух экземплярах:

- 1 экземпляр передается вместе  с делами в архив;

- 2 экземпляр прилагается в качестве  основания к протоколу заседания  экспертной комиссии.

Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:

- проведение экспертизы ценности  документов;

- оформление дел, подлежащих хранению  в архиве;

- составление и оформление описей  дел;

- передача дел в архив Издательства.

3.2 Совершенствование документационного  обеспечения деятельности на  основе автоматизации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой крупной организации как ООО "РДВ-медиа", имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации ООО "РДВ-медиа" представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных крупных организаций. Управление компанией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с многочисленными службами Издательства – бухгалтерией, юристконсультом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении три рабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.