Актове діловодство в Україні

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

4. Виконавче діловодство

Чергові реформи  центрального державного апарату відбулися  у 1810- 1812 роках. 1810 року було затверджено  вищий державний законодавчий орган- Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління - міністерства з багатоступеневою структурою. Міністерства складались із департаментів, котрі поділялись на відділи, а відділи - на столи.

Керівники структурних  підрозділів мали право одержувати і підписувати документи відповідних  видів. Зверху вниз надходили документи від царя - маніфести, найвищі накази та рескрипти, від сенату та інших органів - вказівки та розпорядження. Місцеві губернські влади розсилали вказівки, міністри та керівники підрозділів - циркуляри та накази. Всі ці державні і місцеві управлінські структури були поширені на українські землі, що входили до складу Російської імперії.

Впровадження  міністерств завершило процес чіткого  розмежування державного апарату. Це спричинило швидке створення прошарку бюрократів-чиновників, які цілком залежали від милості царя. Апарат зростав кількісно і забезпечував розширення своїх повноважень та моральних і матеріальних привілеїв. У 1812 р. було затверджено вісім міністерств. Надалі їх кількість збільшилася.

Постанова «Загальна  установа міністерств» передбачала єдність форми складення документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посиланнями на законодавство чи нормативні акти, клопотання або прохання[4, c.43-44].

Порядок проходження документів інстанціями суворо регламентувався законом, який вимагав, щоб рух паперів якомога менше відхилявся від встановленого в департаментах. У кожній інстанції вхідні та вихідні документи реєстрували в журналах, які складались з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для «звичайних паперів» і для таємних документів.

Справи, які  вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові; невідкладні, вирішення яких було пов'язане з  прийняттям важливих рішень; звичайні чи поточні.

Багато уваги  цілісності діловодства і звітності  приділяв один з видатних державних  діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією  документів.

Виникла практика створення різноманітних «письмовників», що надалі стало традицією. Треба відзначити, що хоч ці видання й називалися письмовниками, вони вміщували зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо). Достатньо було знайти в письмовнику відповідний зразок та, зробивши заміну прізвища, дати і адреси, переписати наведений документ, щоб скласти новий.

Тимчасовий  уряд не встиг внести істотних змін у практику підготовки документів. Лише 15 березня 1917 р. він прийняв  постанову «Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів», якою відмінив «титулування та заключні формули ділових листів». Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.

 

 

 

 

5. Радянське  діловодство

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять з них (прибалтійські країни, Польща і Фінляндія) стали незалежними. В інших, у тому числі й в Україні після ліквідації У HP, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

Вже 2 березня 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

І Московська ініціативна  конференція з нормалізації техніки  управління (вересень 1922 р.) розглянула питання про стандартизацію документів. «Треба поглянути на справу значно ширше та глибше, - відзначено в рішенні конференції. Треба раз і назавжди дати собі звіт про те, що правильна побудова адміністративного апарату є по суті така ж конструктивна робота, як побудова паровоза або динамомашини, залізничного мосту або якої-небудь Каширської станції...»

І справді, адміністративно-командний  апарат за 74 роки радянської влади було побудовано міцний і консервативний. Всі питання вирішувались під  контролем комуністичної партії.

Республіки, що увійшли до Радянського Союзу, формально були рівноправними, але реально домінувала Російська.

У 1969 - 1971рр. було розроблено і затверджено серію  загальносоюзних стандартів управлінської  документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами[10, c.212-214].

Постановою  від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію  основні положення Єдиної державної  системи документування. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Згідно з ними визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробкою відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалося на Держстандарт.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.

У 1984 — 1986 pp. сформувалася цілісна система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і стилю складання офіційних документів.

Незважаючи  на ряд позитивних чинників: створення  системи в роботі з документами, прискорення діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної системи діловодства для установ, організацій та підприємств тощо, в СРСР залишалось ще немало паперової та бюрократичної тяганини, що охоплювала весь партійно-державний апарат[7, c.63-65].

 

 

 

 

6. Діловодство  в Україні

Лютнева буржуазно-демократична революція викликала пожвавлення національно-політичних рухів у різних національних регіонах Російської імперії, в тому числі й в Україні. Вперше за багато століть з'явилася можливість утворення української незалежної держави.

Український національний рух поставив своїм завданням створити осередок, який би об'єднав усі національні організації і став би на чолі цього руху. Так, 17 березня 1917 р., тобто вже через три дні після надходження до Києва повідомлення про падіння царського режиму, представники різних партій і рухів утворили всеукраїнську загальногромадську представницьку організацію - Центральну Раду, головою якої обрали М.С.Грушевського. Таким чином, українці всіх ідейних переконань згуртувались в єдиний представницький орган.

Центральна Рада та її уряд - Генеральний секретаріат залишили значну документальну спадщину, яка налічує 49 фондів Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України. Серед цих документів найвагоміші мають Універсали Центральної Ради, що дають змогу простежити еволюцію політичної думки і національної свідомості будівничих нової української держави. Перший Універсал підготував і ви-голосив Володимир Винниченко 23 червня 1917 р. на Другому військовому з'їзді у Києві. Документ являв собою звернення «До українського народу на Україні й поза Україною сущого», у якому проголошувалась суверенність українського народу на своїй землі. «Хай буде Україна вільною. Не одділяючись від усієї Росії, не розриваючи з державою російською, хай народ український на своїй землі має право сам порядкувати своїм життям». Другий Універсал від 16 липня 1917 р. поставив питання про автономію України, 20.10.1917 р. на засіданні Малої Ради М.С. Гру шевський обнародував Третій Універсал, який проголошував Українську Народну Республіку і ознайомлював з низкою соціально-економічних перетворень, найважливішими серед яких були скасування приватної власності на землю, що ставала власністю народу і надавалася без викупу, введен-ня 8-годинного робочого дня; скасування смертної кари. З перших кроків свого існування УНР виявила величезну повагу до всіх інших народів, що проживали на її території, надавши їм право національно-територіальної автономії[5, c.253-255].

Четвертим Універсалом Центральної  Ради від 22 січня 1918 р. проголошувалася повна самостійність і незалежність Української Народної Республіки.

Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських  політиків, що рухалась від вимоги автономії  України у складі демократичної  Росії до повної незалежності і самостійності.

Проте в результаті державного перевороту 29 квітня 1918 р. в Україні  було встановлено гетьманат П.Скоропадського під назвою Українська держава. Внутрішні  і зовнішні події не дали змоги  Скоропадському втримати владу, і в  листопаді 1918 р. він склав свої повноваження.

У жовтні 1918 р. в результаті розвалу австро-угорської монархії до влади в Галичині прийшла Українська Національна Рада. Утворилась Західноукраїнська  Народна Республіка. В Україні  нову владу очолила Директорія УНР, яка рішенням трудового Конгресу 22 січня 1919 р. проголосила акт соборності, тобто об'єднання УНР із Західноукраїнською Народною Республікою.

Однак боротьба українського народу за свою державність закінчилася  поразкою. Наприкінці 1920 р. територію  України зайняли більшовицькі війська. В Україні було встановлено радянську владу. Аналогічне затвердження радянської влади відбулося і в інших національних районах колишньої російської імперії.

Незважаючи на перемогу радянської влади в більшості національних районів, більшовики не отримали підтримки неросійських народів. У зв'язку з цим вони розпочали кампанію, спрямовану на завоювання їхньої прихильності. На XII з'їзді РКП(б) у квітні 1923 р. було формально засуджено російський великодержавний шовінізм та започатковано новий курс у національній політиці, що дістав назву політики коренізації. Український різновид цієї політики одержав назву українізації. 1 серпня 1923 р. було прийнято декрет про українізацію[12, c.368-370].

Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О.Шумський (1925 - 1927), продовжив М.Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови. Всі урядовці мусили проходити іспити з практичного знання мови під загрозою втрати роботи. Українізувалися не лише різні царини громадського, а й державного життя. У 1925 р. українська мова була офіційно введена у діловодство. Все ділове урядове листування стало вестися виключно українською мовою.

У 1927 р. Л.Каганович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою. Ця політика мала вражаючі результати і позначилася на всіх ділянках адміністративного, економічно-господарського та культурного життя України. Якщо у 1922 р. українською мовою велося менше 20% урядових справ, то лише через 5 років - вже 70% усіх справ. Водночас зросла кількість українців в урядових установах. У 1923 р. вони становили лише 35% урядових службовців і 23% членів партії більшовиків. До 1926-1927 pp. їх кількість збільшилася відповідно до 54% і 52%. Щоправда, українці зосереджувалися переважно на нижчих щаблях урядово-партійної ієрархії.

Цим подіям потрібно дати правильну  оцінку з огляду на події внутріпартійного життя. Після смерті В.Леніна у 1924 р. серед партійних лідерів розгорнулася боротьба за владу. Кожний з претендентів намагався заручитися щонайбільшою кількістю прихильників, у тому числі й на місцях. Внаслідок було зроблено деякі поступки і послаблення. І тільки влада стабілізувалася, період відносного лібералізму минув.

Боротьба за владу всередині правлячої партійної верхівки закінчилася у 1927 р. перемогою Сталіна. Розпочалося прискорення курсу на побудову комуністичного суспільства: скасовано неп, швидкими темпами здійснювалися індустріалізація та колективізація. Водночас відбувалося повернення до найгірших традицій імперської російської політики, зокрема, до суворого централізму і одноосібної влади[8, c.88-91].

У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П.Постишев, який розпочав боротьбу з проявами так званого  українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно припинився. В державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика деукраїнізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження. Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України.

Виявляючи волю й прагнення  українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про  державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право  української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади уряду республіки в межах її території.

Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави - України.

Розбудова держави вимагає  не лише сучасного рівня економічного прогресу. Вона неможлива без відродження і розвитку культури управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Одержано чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Організаційні основи управлінської  діяльності в такому контексті набули характеру вирішальної умови  ефективності управління як різновиду інтелектуальної праці. Його технологічна частина: загальні вимоги до управлінського стилю, організації документаційного забезпечення управління, операційної діяльності різних категорій працівників, кадрового діловодства тощо, визначаються тією культурою управлінського професіоналізму, від якої залежить успіх будь-якого підприємства і держави в цілому.