Автоматизация основных средств

Рисунок 7 – Перемещение ОС

Материально-ответственное лицо выбирается из списка работников выбранной организации. При этом открывается форма для выбора работников, которые на момент оформления документа приняты на работу в организацию. Если подразделение заполнено, то в форме выбора работника показывается список работников только выбранного подразделения организации.

При оформлении документа данные о материально ответственном лице  и подразделении можно не указывать. Это означает, что местонахождение основных средств не определено.

При проведении документа данные записываются в регистр сведений "Место нахождение ОС Бухгалтерский Учет". При этом обязательно заполнение поля "Организация". Проводки по бухгалтерскому учету не формируются.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой «Заполнить» в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта «По наименованию» табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Передача оборудования в монтаж

При вводе документа указываются следующие реквизиты:

Подразделение- подразделение организации, в котором оборудование передается в монтаж. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Объект строительства - объект строительства, на котором накапливаются затраты по строительству основных средств.

Склад - склад, с которого списывается оборудование.

 

 

Рисунок 8 – Передача оборудования в монтаж

Счет - счет учета объекта строительства.

Статья затрат - статья затрат для учета расходов по строительству.

В табличном поле Оборудование указывается список оборудования, которое предается в монтаж.

Номенклатура - указывается передаваемое оборудование.

Количество - указывается количество передаваемого оборудования.

Счет учета - указывается счет учета оборудования. Значение в этой колонке заполняется автоматически при выборе номенклатуры.

Для отражения подготовки к переходу права собственности по основным средствам, если сделка по продаже подлежит государственной регистрации, отражается документом «Подготовка к передаче ОС».

При вводе документа в шапке указываются следующие реквизиты:

Подразделение - подразделение организации, в котором продаются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Событие - наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.

В табличном поле Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для продажи.       Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить табличное поле по кнопке Заполнить - По наименованию.

Документ «Передача ОС» предназначен для отражения продажи основных средств.

Рисунок 9 – Подготовка к передаче ОС

При вводе документа требуется указать следующие реквизиты:

Подразделение - подразделение организации, в котором продаются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Событие - наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.

Документ подготовки - ссылка на документ Подготовка к передаче ОС, если по основным средствам ранее оформлялась подготовка к передаче. При выборе документа подготовки к передаче табличное поле Основные средства документа заполняется автоматически данным этого документа.

Контрагент - покупатель основного средства.

Договор - договор купли-продажи основного средства.

Зачет авансов - порядок зачета авансов, полученных от покупателя по договору.

Флажок Восстановить амортизационную премию указывается при необходимости восстановления амортизационной премии, ранее включенной в состав расходов.

Статья доходов - статья доходов, по которой отражается восстановление амортизационной премии. Этот реквизит заполняется, только если установлен флажок Восстановить амортизационную премию.

На закладке Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для продажи.

Основное средство - основные средства, предназначенные для продажи. Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить табличное поле по кнопке Заполнить - По наименованию.

Сумма - цена продажи основного средства. В зависимости от настроек включения НДС в сумму (кнопка Цены и валюта командной панели документа, флажок Сумма включает НДС) цена указывается с НДС или без НДС.

% НДС - ставка НДС.

Сумма НДС - сумма НДС, рассчитанная исходя из указанной ставки НДС. Эта колонка заполняется автоматически при изменении суммы или ставки НДС.

Всего - отображается итоговая цена продажи основного средства с учетом НДС.

Счет доходов, Счет расходов, Счет учета НДС по реализации, Субконто - счета для отражения доходов и расходов от продажи основного средства и соответствующая аналитика (например, статья прочих доходов и расходов). Эти сведения используются при формировании проводок.

На закладке Счета расчетов указываются счет расчетов с покупателем и счет расчетов с покупателем по авансам. Эти сведения используются при формировании проводок.

На закладке Дополнительно указываются грузоотправитель и грузополучатель. Эти поля заполняются, только если грузоотправитель и (или) грузополучатель отличаются от продавца и покупателя. Эти сведения используются при формировании счета-фактуры.

Для документа «Передача ОС» предусмотрены следующие печатные формы:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1 (Приложение 3)

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-1а. Формируется при продаже здания (сооружения).

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1б. Формируется при продаже более чем одного основного средства.

На основании документа «Передача ОС» можно ввести такие документы, как «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Счет-фактура выданный».

Для отражения списания основных средств используется документ «Списание основных средств» (рис. 10).

При вводе документа в шапке нужно указать следующие реквизиты:

- Подразделение - подразделение организации, в котором списываются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

- Причина - причина списания основных средств. Она указывается в печатных формах.

- Событие - наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.

- Счет расходов - счет прочих расходов, на котором отражаются расходы от списания основного средства.

- Субконто - статья прочих расходов, по которой отражаются расходы от списания основного средства.

В табличном поле Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для списания. Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить список по кнопке «Заполнить» - «По наименованию».

Для документа «Списание ОС» предусмотрены следующие печатные формы:

- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) ОС-4.

- Акт о списании автотранспортных средств ОС-4а. Формируется при списании основных средств с признаком «Автотранспорт»;

- Акт о списании групп объектов основных средств ОС-4б. Формируется при списании более чем одного основного средства.

 

3.2.Аналитический и синтетический учет

 

           Синтетический учет основных средств в ООО «Гарант-Строй» организуется на активном, инвентарном счете 01 «Основные средства». На этом счете отражаются основные средства, принадлежащие предприятию на правах собственности, находящиеся в эксплуатации. Первоначально на основании накладной приобретенные средства учитываются на счете 08.    Согласно акту ввода в эксплуатацию, составленному по установленной форме и утвержденному руководителем предприятия, оборудование включается в состав основных средств по первоначальной стоимости, при этом делаются бухгалтерские записи на счетах:

Дт 01 «Основные средства» Кт 08 «вложения во внеоборотные активы» - на величину первоначальной стоимости объекта основных средств. Основанием для записи на счетах является акт (накладная) приемки-передачи (форма № ОС-1), оформленный надлежащим образом. При вводе в эксплуатацию стоимость основного средства с 08 счета списывается на 01 по первоначальной стоимости (без НДС). Сумма НДС, списывается в свою очередь на счет 19. Так же на первоначальную стоимость основных средств могут быть отнесены другие затраты, непосредственно связанные с их приобретением, как : регистрационные сборы, государственная пошлина, страховая пошлина, страховые платежи, оплата услуг оценщиков. В Методических указаниях не содержится исчерпывающего перечня таких затрат. Главный критерий при определении затрат, относимых на первоначальную стоимость, они должны быть непосредственно связаны с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств и доведением их до состояния, в котором они пригодны к использованию.

В 1С предусмотрены различные виды отчетов для систематизации данных об операциях с основными средствами, такие как оборотно-сальдовые ведомости по счету 01 «Основные средства», 02 «Амортизация» и 08 «Вложения во внеоборотные активы». Пример представлен на рисунке 14.

По составу выводимой информации отчет напоминает фрагмент отчета Оборотно-сальдовая ведомость.( Приложение 4)

Отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам или по объектам аналитического учета (субконто).

Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.

В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.

Рисунок 11 – Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01.

 

 

          Аналитический учет представляет собой по объектный учет основных средств и ведется в инвентарных карточках по форме № ОС - 6.( Приложение 5) Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект или группу однотипных объектов, которым присваивается инвентарный номер. Заполнение инвентарных карточек производится на основе первичной документации: акт приемки - передачи основных средств (ф. № ОС - 1), акт на списание основных средств (ф. № ОС - 4), технических паспортов и других документов.

         Акт приемки - передачи основных средств предназначен для оформления и принятия в состав основных средств отдельных объектов при вводе их в эксплуатацию. Составляет акт комиссия, утвержденная приказом руководителя. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к соответствующему объекту. После подписи всех членов комиссии, акт передается в бухгалтерию. Акт утверждается руководителем ООО «Гарант-Строй». В бухгалтерии производятся записи в инвентарных карточек основных средств .         Программа 1С позволяет сформировать различные виды документов по учету основных средств, со списком составленных документов можно ознакомиться, пройдя по вкладке основные средства/документы по ос

Рисунок 12 – Документы по основным средствам

Систематизировать информацию об основных средствах можно с помощью инвентарной книги, показанной на рисунке 7.

Этот отчет предназначен для формирования унифицированной формы книги учета объектов основных средств (форма ОС-6б).

Записи в инвентарной книге отражаются на основании документов: Принятие к учету ОС, Перемещение ОС, Передача ОС, Списание ОС.

Рисунок 13 – Инвентарная книга

Инвентарная книга может быть сформирована за любой период, а также без указания периода (в этом случае в книгу попадает информация за весь период деятельности организации).

3.4.Отражение  информации основных средств  в бухгалтерской отчетности

 

Информация о наличии основных средств в ООО «Гарант-Строй» отражается в бухгалтерском балансе по строке 120, в которой отражается стоимость имущества, учет которого ведется на счете 01 "Основные средства" за вычетом начисленной амортизации по основным средствам, учтенной на счете 02 "Амортизация основных средств".    Так по состоянию на 31 декабря 2012 года в бухгалтерском учете предприятия числятся основные средства, первоначальная стоимость которых равна 220550 тыс. руб. Общая сумма амортизации, начисленная за время эксплуатации основных средств, составила 6792 тыс. руб. Таким образом, в бухгалтерском балансе предприятия по строке 120 на конец 20 года была сделана запись 213758 тыс. руб. (220550 - 6792).    Таким образом, сведения об основных средствах в балансе приведены по остаточной стоимости и в целом по аналитическим счетам. Расшифровка этих данных в ООО «Гарант-Строй» осуществляется в форме N 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу  в разделе 2 «Основные средства». В данной форме данные об основных средствах отражаются более детально - по группам или отдельным их видам в балансовой оценке, а также с указанием  сумм начисленной  амортизации.     Кроме того, в Приложении к бухгалтерскому балансу по основным средствам раскрывается информация об их движение за отчетный период. То есть показывается их наличие на начало отчетного года, поступление и выбытие в течение года, а также выводится сальдо на конец отчетного  года. Раздел "Основные средства" Приложения к бухгалтерскому балансу  состоит  из  двух  таблиц. В первой таблице отражается информация о первоначальной стоимости всех объектов основных средств, принадлежащих организации на праве собственности. 
 
При этом предусмотрена расшифровка объектов основных средств по их группам: 1) здания; 2) сооружения и передаточные устройства; 3) машины и оборудование; 4) транспортные средства; 5) производственный и хозяйственный инвентарь; 6)другие виды основных средств;  
Кроме того, Приложение к бухгалтерскому балансу отражает стоимость объектов основных средств на начало отчетного года (столбец 3), их поступление в течение отчетного года (столбец 4), стоимость выбывших в течение отчетного года объектов основных средств (столбец 5), а также стоимость объектов основных средств на конец отчетного года (столбец 6). По строке 140 "Амортизация основных средств - всего" другой таблицы отражается общая сумма амортизации по всем объектам основных средств организации. В последующих строках расшифровываются эти суммы. При этом отдельно приводят расшифровку сумм начисленной амортизации по группам основных средств: зданиям и сооружениям, машинам, оборудованию и транспортным средствам, а также по другим объектам.            Кроме того, в Приложении к бухгалтерскому балансу отражают стоимость основных средств, сданных в аренду, переведенных на консервацию, полученных  в  аренду.  
Раздел "Основные средства" также содержит справочную информацию о переоценке основных средств, ее результатах и изменении стоимости в 
результате достройки, дооборудовании, реконструкции, частичной ликвидации. 
Так, строка 171 отражает сумму изменения (увеличения или уменьшения) балансовой (первоначальной, восстановительной) стоимости основных средств в результате их переоценки. Данная строка заполняется на основе данных дебетовых оборотов по счету 01 "Основные средства" в корреспонденции со счетом 83 "Добавочный капитал" по кредиту. В случае если в результате переоценки основных средств их стоимость уменьшилась, то сумма уценки по строке 171 отражается в круглых скобках. 
Аналогично заполняется строка 172 "Амортизации", которая отражает сумму дебетовых оборотов по счету 83 "Добавочный капитал" в корреспонденции со счетом 02 "Амортизация основных средств" по кредиту. 
Отдельной строкой отражается сумма изменения стоимости объектов основных средств, которые подвергались достройке, дооборудованию, модернизации или частичной ликвидации.    Таким образом, на основании проведенного анализа организации бухгалтерского учета основных средств и раскрытия информации об основных средствах в бухгалтерской отчетности можно сделать вывод о том, что в целом данный раздел учета в ООО «Гарант-Строй» соответствует нормативным требованиям. В качестве недостатков учета следует отметить отсутствие установленного графика документооборота по учету движения объектов основных средств, низкий уровень контроля за сохранностью объектов основных средств (инвентаризация проводится один раз в три года) и отсутствие на предприятии налогового учета амортизационных отчислений, что затрудняет формирование показателей для расчета налога на прибыль.(Приложение 6)