Управление кадровым потенциалом

Совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре  клиент-сервер;

- систем сканирования  и распознавания текста;

- систем управления базами  данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

1.3 Результаты  совершенствования информационного  обеспечения

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения:

- фонда заработной платы;

- коммунальных услуг;

- стоимости программного  обеспечения;

- расходов на почту;

- расходов на оформление  договоров;

- расходов на перераспределение  сырья.

2) Устранение возможных  расходов в будущем:

- избежание будущего роста  численности персонала;

- уменьшение требований  к обработке данных;

- снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные  выгоды:

- улучшение качества информации;

- повышение производительности;

- улучшение и ускорение  обслуживания;

- новые производственные  мощности;

- более уверенные решения;

- улучшение контроля;

- уменьшение просроченных  платежей;

- полное использование  программного обеспечения.

Для успешного развития нужна комплексная система управления, позволяющая решать следующие задачи.

Из принципа единства информации вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных ее источников. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

2. Техническое  обеспечение системы управления  персоналом организации

2.1 Сущность, значение  и особенности технического обеспечения

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

Основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих  в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям  функционирования службы управления  персоналом.

3. Возможность расширения  с целью подключения новых  технических средств и пользователей. При выборе техники следует  обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования  различных типов, в том числе  персональных компьютеров; стоимость  оборудования; состав и численность  обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

- характеристики задач, предназначенных  для решения службой управления  персоналом организации;

- характеристики технологического  процесса обработки информации;

- технические характеристики  оборудования, которое может быть  использовано как составная часть  КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

- носители входной и  выходной информации (документы, типизированные  бланки, машинные носители информации  и т.д.);

- объем входной и выходной  информации по указанным носителям;

- объемы вычислительных  работ;

- сроки выполнения работ  по решению задач управления  персоналом;

- формы и способы предоставления  результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

- производительность при  выполнении технологических операций;

- надежность работы;

- совместимость работы  оборудования различных типов, в  том числе персональных компьютеров;

- стоимость оборудования;

- состав и количество  обслуживающего персонала;

- площадь, требуемая для  размещения оборудования.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение видов работ, которые необходимо выполнять  с использованием технических  средств или автоматизировать;

- определение требований, предъявляемых к техническим  средствам. Обоснование состава  показателей, характеризующих предъявляемые  требования к техническим средствам;

- формирование перечня  технических средств, выпускаемых  отечественными и зарубежными  фирмами, использование которых  позволит достичь целей автоматизации  рассматриваемых работ в службе  управления персоналом и решить  соответствующие задачи;

- определение показателей  качества и функциональных возможностей  технических средств в рамках  сформированного перечня;

- выбор метода сравнения  технических средств для определения  наиболее эффективного;

- проведение сравнительного  анализа технических средств;

- обоснование рекомендаций  по выбору наиболее эффективных  технических средств, в наибольшей  степени удовлетворяющих предъявляемым  требованиям;

- принятие решения о  приобретении выбранных технических  средств.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

 2.2 Развитие и совершенствование технического обеспечения

В последнее время параллельно развитию компьютерной техники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает система персонального оповещения -- пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позволяет организовать связь не только по линиям факсимильной передачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема -- только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не является самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

Из технических средств, наибольший интерес у пользователей вызывают сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Из всего вышесказанного можно сделать следующие выводы:

Сбор информации должен стать важной функцией в каждой фирме. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Возрастающая значимость информации как ресурса требует усиления внимания и к способам получения и обработки информации. Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинули на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Проблему оптимального использования информационного ресурса призваны решать существующие автоматизированные аналитические и бухгалтерские программы. Однако способ их применения, а также присущая программам разрозненность, отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимальному результату. Кроме того, необходимо преодолеть во многом косность мышления, определенные стереотипы, когда речь идет, например, о внедрении информационных технологий и связанных с этим преобразованиях всей организационной (в том числе управленческой) структуры предприятия.

Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения и постоянно его совершенствовать. В общем виде направления оптимизации управления потоками экономической информации выглядят следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, необходимо, во-первых, четко определиться, как и где зарождается экономическая информация (в рамках производственной системы предприятия). Затем, определившись с целями, которые ставятся перед каждым ее блоком, и определенным образом "профильтровав" ее, следует создать механизм фиксации информации. Расстояния от точки фиксации (как употреблялось выше - опорных пунктов) до пользователя должны быть минимальными, как и время их "доставки". Далее, на основе структурирования информации, становится возможной обработка информации с использованием математических методов и, соответственно, программных продуктов. Такая обработка позволяет осуществлять любое планирование или анализ с наибольшей точностью, так как изначально не теряется никакая значимая информация. Планирование на основе достаточно полной, достоверной и точной информации принесет ощутимую экономию всех видов ресурсов. Останется только подсчитать экономический эффект, сопоставив экономию с затратами на все оптимизационные мероприятия, включая внедрение информационных технологий.