Основные функции информационной системы компании

Российский  Государственный Социальный Университет

Факультет социального  управления и социологии

 

 

 

 

 

 

 

 

Доклад 

Основные функции 

информационной  системы компании

 

 

 

 

 

 

 

Подготовил  студент

Елумеев А.В.

ГМУ-З-С-6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2013

 

Управление предприятием, система, в которой руководитель принимает решения на основании той информации, которая ему доступна на момент принятия решения, а подчиненные принимаются с той или иной степенью прилежания исполнять это решение, как только им станет оно известно.

Понятно, что эффективность системы управления в целом зависит от следующих аспектов:

• насколько быстро информация о состоянии дел и событиях попадает к руководителю;

• насколько эта информация правильная и своевременная (адекватна и актуальна);

• насколько быстро и достоверно принятое решение будет доведено до исполнителей;

• насколько действенен контроль со стороны руководителя над исполнением им же принятых решений.

Для решения поставленных задач в современных компаниях  используют Единую информационную систему.

Как правило, данная система включает в себя следующие блоки:

• Бухгалтерия;
• Кадровая служба;
• Документооборот;
• База данных по основной деятельности.

Все эти блоки тесно  взаимосвязаны с собой, что позволяет, регулярно проводить анализ и  контролировать качество предоставляемых услуг.

Таким образом, единая  информационная система – это  совокупность информационных систем отдельных  подразделений предприятия, объединенных, общим документооборотом и все системы вместе обеспечивают функционирование предприятия в соответствии с установленными стандартами.

Как считают многие аналитики, опираясь в частности на зарубежный опыт, предприятиям с персоналом более 100 человек, в принципе невозможно обойтись без единой системы, которая дает максимальные возможности для координации, при минимальных затратах на время.

Однако, требования к  корпоративным информационным системам должны отвечать следующим нормам:

• Системность;
• Комплексность;
• Модульность;
• Открытость;
• Адаптивность;
• Надежность;
• Безопасность;
• Масштабируемость;
• Мобильность;
• Простота в изучении;
• Поддержка внедрения и сопровождения со стороны разработчика.

Рассмотрим основные компоненты из этих требований.

Единая информационная система, прежде всего, должна отвечать требованиям комплексности и системности. Она должна охватывать все уровни управления компанией в целом, начиная от представительств, заканчивая конкретным рабочем местом работника.

Каждое рабочее место - это узел, потребляющий и порождающий  определенную информацию.

Все такие узлы связаны  между собой потоками информации, представленными в виде документов, распоряжений, приказов, действий и т.п.

Таким образом, функционирующее  предприятие можно представить  в виде информационно-логической модели, состоящей из узлов и связей между  ними. Такая модель должна охватывать, все аспекты деятельности предприятия и логически обоснована. Её функция направлена на достижение основной цели в условиях рынка - максимальной прибыли, что и подразумевает требование системности.

Достаточно эффективное  решение этой задачи возможно только на базе постоянного анализа, оптимизации и прогнозирования - то есть комплексности системы.

Поскольку ни одна реальная система, даже если она создается по специальному заказу, не может быть исчерпывающе полной, а в процессе эксплуатации может возникнуть необходимость в дополнениях, следующим определяющим требованием является открытость.

Это требование приобретает особую важность, если учесть, что автоматизация  не исчерпываются только управлением, но охватывает и такие задачи, прогнозирование и сопровождение, технологические процессы, внутренний и внешний документооборот, связь с внешними информационными системами (например, Интернет), системы безопасности и т.п.

Любое предприятие существует не в  замкнутом пространстве, а в мире постоянно меняющегося спроса и предложения, именно поэтому Единая информационная система должна обладать свойством адаптивности, то есть гибко настраиваться под разные требования. Будь-то разноязыковые интерфейсы или работа с различными валютами.

Желательно, чтобы кроме средств настройки система обладала и средствами развития - инструментарием, при помощи которого программисты и наиболее квалифицированные пользователи предприятия могли бы самостоятельно создавать необходимые им компоненты, которые органично встраивались бы в систему.

Чрезвычайно большое значение для  любой информационной системы, имеет безопасность.

Требование безопасности включает в себя несколько аспектов:

• Защита данных от потери.

• Сохранение целостности и непротиворечивости данных.

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным внутри системы.

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным извне.

Также немаловажным фактором является то, что успешно функционирующее и получающее достаточную прибыль предприятие, имеет тенденцию к росту.

Этот факт приводит к тому, что в процессе эксплуатации единой информационной системы может потребоваться увеличения количества рабочих мест, увеличения объема хранимой и обрабатываемой информации. Такой подход выдвигает требование масштабируемости.

Также одной из важных функций, является простота в изучении - это требование, включающее в себя не только наличие  интуитивно понятного интерфейса программ, но и наличие подробной и хорошо структурированной документации, возможности  обучения персонала на специализированных курсах и прохождения ответственными специалистами стажировки.

В итоге, можно сделать заключение, что информационные технологии оптимизируют процесс управления, обеспечивая новые возможности в стратегии, планировании и управлении.

Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой  организации в любое время.

Наличие единой информационной системы делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, персонал может эффективно связываться друг с другом и полностью контролировать, как поступающую, так и исходящую информацию.