Организация труда и техника личной работы руководителя социальной службы

Для эффективного осуществления делегирования требуется высокая ответственность, исполнительная дисциплина, иначе поставленные цели могут быть не достигнуты, а делегирование не оправдано.

Под ответственностью понимается обязательство конкретного лица, которому делегированы соответствующие полномочия, выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

 

4 Организация рабочего места

Рабочее место - место и находящиеся на нем средства производства, орудия труда для выполнения работы, приспособленные к осуществлению трудовых функций одним работником определенной профессии2. Количество рабочих мест в учреждении социального обслуживания должно соответствовать количеству занятых на нем сотрудников с учетом графика и сменности работы, наличия отпусков.

Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит, и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма  кабинета. В зависимости от ранга  руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место, где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

• Антропометрические показатели;
• Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
• Рациональная планировка и компоновка мебели;
• Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

• Канцелярские принадлежности.
• Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.
• Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
• Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть  не резкими, мягкими. Цвета лучше  выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не  только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия  труда.

Для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Напоследок можно сказать следующее: не существует предела самосовершенствованию, не стоит останавливаться на достигнутом, всегда нужно стремиться быть ещё более организованным, более образованным, знающим, здоровым, счастливым и далее всё то, что вы поставите своей целью.

Заключение

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне (руководителю), а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

• правила начала дня;
• правила середины дня;
• правила окончания дня.

Существуют определенные условия овладения основными компонентами управленческой деятельности и управленческими действиями.

Для того чтобы эффективно организовать действия по постановке целей, менеджеру необходимо:

• понимать психологическую значимость и роль целей и целеполагания;
• знать и уметь формулировать основные виды и типы целей (по качеству и по срокам);
• знать и использовать основные правила постановки целей перед подчиненными;
• уметь планировать собственные действия и время, обучая этому подчиненных.

Деятельность без цели невозможна, и поэтому умение наилучшим образом поставить цель перед подчиненными — основа управления их деятельностью.

Для успешного осуществления действий по мотивации сотрудников на решение задач (а значит, и для успешного их решения) менеджеру необходимо:

• знать и уметь «включать» основные мотивы — движущие силы подчиненных;
• использовать как активные, так и пассивные мотивирующие факторы;
• использовать методы и принципы мотивирующей организации труда;
• использовать приемы групповой и индивидуальной мотивации.

Сверхзадача менеджера — создание у подчиненных осознаваемых внутренних мотивов, то есть желания выполнить поставленную задачу наилучшим образом.

Для того чтобы это действие было максимально эффективным, менеджеру необходимо:

• знать задачи, уметь распределять их в зависимости от степени важности, уметь выделять наиболее приоритетные из них;
• уметь устанавливать порядок действий по их решению;
• уметь соотносить решение конкретных задач с тактическими и стратегическими целями.

Для того чтобы делегирование стало наиболее эффективным, менеджеру необходимо:

• знать, какие задачи подлежат, а какие не подлежат делегированию;
• уметь наилучшим образом выбрать человека для делегирования ему необходимых задач;
• знать правила делегирования;
• не допускать типичных ошибок, а если они все же случатся, вовремя их исправлять.

Контроль приносит результат, если руководитель:

• знает и умеет использовать основные его виды в зависимости от ситуации и типа задач;
• знает правила организации контроля и использует их;
• не допускает типичных ошибок при контроле или вовремя их исправляет;
• использует имеющиеся у него возможности для организации самоконтроля.

Как видно, осуществление управленческой деятельности, так же как ее внутренняя организация, упорядоченность, требует от руководителя широкого спектра знаний и конкретных управленческих умений. Эти знания и умения есть важнейшее звено в профессиональной подготовке современного менеджера.

Таким образом, руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Альберт М. Основы менеджмента. – М.: ВЛАДОС, 2000. – 168 с.
3. Вересов Н.Н. Психология управления. – М. – Воронеж: Московский психолого-социальный институт; НПО МОДЭК, 2001. – 224с.
4. Казначевская Г.Б. Менеджмент. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 352с.
5. Крысько В.Г. Социальная психология. – М.:ВЛАДОС, 2001. – 208 с.
6. Михалева Е.П. Менеджмент. – М.: Юрайт, 2004. – 175 с.
7. Поляков В.Г. Формула успеха в бизнесе. – Новосибирск: ЭКОР, 2003. – 127 с.
8. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: Экономика, 2003. – 598с.
9. Современный менеджмент. / Под ред. А.Г.Комарова, Г.Г. Муфтиева. – СПб.: Питер, 2004. – 432с.
10. Управление организацией: Энциклопедический словарь. - М., 2001. – 698с.
11. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: искусство менеджера. – М.: Ассиана, 1996. – 276 с.

 

 

 

 

1 Современный менеджмент. / Под ред. А.Г.Комарова, Г.Г.Муфтиева. – СПб.: Питер, 2004. – с.-152.

2 Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: Экономика, 2003.