Методы выявления репутации поставщика

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание на зачет

по дисциплине:

«Аудит качества»

 

 

 

 

 

Выполнил:

Ст. гр. УК12Пол

Чипуштанова К.О.

 

 

 

 

 

 

2014 г.

Вопрос № 6

Методы выявления репутации поставщика.

 

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанный действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное, что может оказаться лимитирующим фактором, - на приемлемых условиях.

Таким образом, процесс закупки заканчивается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Разнообразие и большое число потенциальных поставщиков требуемой продукции делает весьма актуальной проблему выбора тех из них, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность вашей компании или фирмы.

В целом эта проблема может быть подразделена на 3 этапа:

1. выявление потенциальных поставщиков;
2. анализ выявленных поставщиков;
3. определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Завершающим этапом для принятия решения о выборе поставщика является определение их рейтинга и ранжирование. Однако этот процесс является неоднозначным и носит творческий характер.

Во-первых, неоднозначным и субъективным является суждение об удельном весе данного показателя по сравнению с другими показателями, определяющими рейтинг данного поставщика. Например, если все показатели вместе принять за 100%, то сколько из них приходится на качество товара, сколько на возможность внеплановой поставки, сколько на месторасположение поставщика, сколько на значимость поставки именно этого товара для нормального хода производства, сколько на цены, сколько на условия платежа (например, платежи могут осуществляться по факту доставки, либо авансом, либо в рассрочку и т.д.), а сколько - на надежность поставок. Ответы на эти вопросы зависят от конкретных ситуаций и не могут быть общими. Если, например, дефицит этого компонента недопустим по тем или иным причинам (например, по технологическим), то его наличие должно быть обеспечено любой ценой. Следовательно, на первый план выходит надежность поставки, что выражается в отведении на учет этого показателя большой доле из общей величины 100%-й значимости. Наоборот, если можно допустить временное отсутствие этого компонента, то на первый план выходят цены и условия платежа, а значимость надежности поставки снижается.

Таким образом, назначение удельной значимости каждого фактора при расчете рейтинга поставщика для конкретной задачи является творческим и неформализованным актом. Наиболее правильным будет, если эта удельная значимость будет назначена как экспертная оценка в результате проведения независимой экспертизы.

Во-вторых, сама оценка уровня того или иного показателя, характерного для данного поставщика, не может быть рассчитана формализованным методом и определяется как экспертная оценка. Обычно для таких оценок используется балльная шкала.

Коротко рассмотрим основные методы выбора поставщиков, наиболее используемые в настоящее время.

1. Метод рейтинговых оценок

Этот метод можно считать наиболее распространенным методом выбора поставщика. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим.

Критерий выбора	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по 10-бальной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку.
1.Надежность поставки	0,30	7	2,1
2. Цена	0,25	6	1,5
3. Качество товара	0,15	8	1,2
4. Условия платежа	0,15	4	0,6
5.Возможность внеплановых поставок	0,10	7	0,7
6. Финансовое состояние поставщика	0,05	4	0,2
ИТОГО:	1		6,3

 

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10-бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. Но нужно учитывать, что при обращении к потенциальным поставщикам трудно, а иногда практически невозможно, получить объективные данные, необходимые для работы экспертов.

2. Метод оценки затрат

Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов, и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений. Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы. Затем из набора вариантов выбирается наиболее выгодный.

По существу это - разновидность метода ранжирования по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

3. Метод доминирующих характеристик

Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода - в простоте, а недостаток - в игнорировании остальных факторов - критериев отбора.

4. Метод категорий предпочтения

В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов. Производственные отделы - о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.

 

Вопрос № 29

Использование проверочных листков с оценками и без оценок.

 

Чтобы ответить на данный вопрос, нужно понять, что же такое проверочный лист, чем он полезен и как он оставляется. 

Проверочный лист - это бланк, на котором можно записывать данные в одном стиле. Пример простого проверочного листа дается на следующей странице. Более сложные проверочные листки включают: бланки о затратах, многочисленные гроссбухи и платежные ведомости.

Проверочный лист позволяет нам записывать разнообразные данные систематически. Если категории являются завершенными, особенно если они включают в себя источник, то этот способ работы предоставит нам четкую и объективную картину фактов.

Мы составляем проверочный лист, распределяя категории данных, которые мы хотим собрать, по пунктам в контрольном листе в стандартизированном бланке. Мы определяем эти категории, задавая такие вопросы как:

• кто (кто выполняет это, кто ответственен за это)?
• где (в каком месте, в какой части)?
• когда (в какое время дня, в какой месяц, как часто)?
• как (как это происходит, как много, как долго)?

Чтобы найти категории для проверочного листа, используйте все журналистские вопросы кроме "почему?". Вопрос "почему?" приведет нас к поиску причин, в то время как мы пытаемся определить существование проблемы, и если - да, то какова она.

Проверочный лист разрабатывается для того, чтобы облегчить сбор различного вида данных. С помощью "мозговой атаки" команда может определить пункты, и затем, с помощью многоступенчатого голосования сократить этот список. Полезно собирать небольшое количество данных перед тем как разрабатывать проверочный лист. 
Проверочный лист также четко указывает, кто собирал данные, где, когда и как. Например, следует указать общее количество людей, у которых проводился опрос.

Как показывает практика, при оценке соответствия стандарту ИСО 9001 контрольные листки аудита нередко оказываются недостаточными. К концу поверки аудитор должен сделать выводы по тому, все ли требования стандарта выполняются. А попытка продемонстрировать соответствие стандарту нередко возвращает проверяющего к контрольным листкам, которые позволяют последовательно проверить требования стандарта, чтобы убедиться, что все они охвачены.

Такой подход к заполнению контрольного листка, безусловно, является очень простым, но при этом обеспечивающим охват всех требований стандарта. Но с точки зрения принципов ISO 9001 проведение аудита на базе контрольного листка может стать помехой для проверяющего в установке доказательств эффективного взаимодействия процессов.

Стоит заметить, что полный отход от контрольного листка (либо вопросника) в некоторых ситуациях может оказаться невозможным. Так, к примеру, если компания должна подтвердить третьей стороне соответствие стандарту (например, органам по оценке соответствия, регуляторным органам). Использовать контрольный лист необходимо в определённое время определённым образом в качестве инструмента, позволяющего не потерять из виду требования стандарта, которые обязательно должны быть охвачены.

Существуют разные методы и средства, благодаря которым сертификация по ИСО 9001:2008 проводится качественно, и позволяет аудитору не пропустить важные моменты. Чек-лист, или контрольный лист – одно из таких средств. Кратко рассмотрим преимущества и недостатки.

Контрольные листы используются многими аудиторами, поскольку позволяют обеспечить рассмотрение всех необходимых требований. Чек-лист – это не только помощник в планировании аудита, но и неплохая памятка при его проведении. Использование такого документа делает проведение аудита последовательным, строгим, систематичным, структурированным. Кроме того, чек-лист позволяет сохранить всю полученную в процессе проверки информацию в виде записей.

Что может ухудшить качество проверки?

Некачественно подготовленные контрольные листки или их плохая подготовка могут оказать негативное воздействие на ход аудита. Итак, каковы особенности использования чек-листов, ухудшающие качество проверки?

Слишком больше сосредоточение аудитора на чек-листе не всегда позволяет точно определить сферы конкретных проблем.

Этот документ – превосходный помощник аудитора, но для высокого качества проверки необходимо использовать и другие инструменты.

Некоторые сотрудники проверяемой компании могут воспринимать контрольный листок как средство устрашения.

Чек-листы не должны заменять планирование аудита.

Неопытный аудитор не должен при постановке вопросов руководствоваться только контрольным листом – иначе он не сможет четко сформулировать, что именно он хочет выяснить.

Повторы и дублирование в чек-листах могут снизить качество аудита и увеличить сроки его проведения.

Если контрольный лист не отражает особенности конкретной системы менеджмента, то это может помешать аудиту, он будет менее результативным.

Узко сконцентрированные на некоторых аспектах листы снижают уникальность и всеохватность подхода к оценке.

Таким образом, грамотное использование чек-листов – значимая часть успешно и эффективно проведённого аудита. Успех использования этого документа зависит от разных факторов, в том числе ограничений по затратам и времени, потребностей потребителей, отраслевых требований, опыта аудитора. Без сомнений, контрольные листки необходимо использовать в аудите, однако делать это нужно, соблюдая определённые правила.