Методы и средства выполнения управленческих операций

Содержание:

 

 

 

Введение

 

Управленческая деятельность не является чем-то независимым, обособленным в обществе. Прежде всего, она по своему внутреннему содержанию отражает свойства присущие в целом государственному управлению: системность, государственное властвование, универсальность, разнонаправленность и т.п. Управленческая деятельность представляет собой результат совокупности действий человека (умственных, физических и др.). Таким образом, управленческая деятельность обладая свойствами государственного управления содержит в себе субъективный фактор, через который оно и реализуется.

Управленческая деятельность обладает определенными чертами:

a) Она носит прикладной  характер. Сама по себе она  не имеет ценности, а предназначена  для реализации целей и функций  государственного управления. Поэтому  её можно представить как совокупность выработанных людьми навыков, умений, способов, средств и действий человека в сфере управления.

b) Отличается интеллектуальным  содержанием. Это качество двояко  проявляется: с одной стороны  – выработка решения и его  реализация не возможно без интеллектуальной деятельности должностных лиц органов государственного управления, с другой стороны - требует того же от управляемого объекта - людей, осознания ими управленческого воздействия. Помимо этого, главный смысл управленческой деятельности заключается в получении нового качества управляемого процесса, что невозможно без умственных, творческих усилий.

c) Информационность.  В своей основе управленческая деятельность во многом связана с поиском и обработкой огромного массива информации, на основе которого принимаются управленческие решения. В современных условиях поток информации возрос во много раз, поэтому приемы работы управленческого аппарата с информацией должны постоянно совершенствоваться, вырабатываться новые приемы и способы, новые технические средства программы и системы обработки информации. От качества информации, ее достоверности зависит эффективность принимаемых решений и в целом государственное управление.

d) Социально-психологический  характер с выраженным проявлением воли. Специфика управленческой деятельности сопряжена с постоянным выполнением обязательных определенных действий, подчинения и исполнения, работы в определенном коллективе, в составе «команды», требует подчинения собственного «Я» исполнению государственной должности, напряжения личных качеств и согласования своих действий с общими целями. Поэтому даже внешний вид «человека власти» отличается, а в коллективе органов государственного управления складывается особый психологический микроклимат, формирующий определенный тип поведения и деятельности.

e) Коллективность. Управленческая  деятельность всегда осуществляется  в коллективе, предполагает взаимодействие  одних коллективов с другими,  как внутри управляющего субъекта, так и с коллективами объектов  управленческого воздействия, социальными группами и т.п. Формальное построение органа управления по подразделениям и должностям создает только логическую схему для упорядочивания коллективного труда многих. Чем выше согласованность отдельных звеньев управленческой системы, отдельных должностных лиц между собой, тем эффективность государственного управления выше, в частности, экономичнее.

f) Комплексное явление.  Управленческая деятельность включает  многие компоненты: люди, информация, технические средства и многое другое. Только сбалансированное введение в действие всех элементов управления придает ему рациональность и эффективность.

g) Юридическая заданность. Несмотря на влияние субъективного  человеческого фактора на характер  управленческой деятельности, многие  её элементы закрепляются юридически, «привязываются» к конкретным государственным органам, должностям: компетенция, сфера деятельности, способы выполнения управленческих функций и т.п.

 

Управленческие операции

 

Процесс управления по своему содержанию, особенностям и свойствам требует определенной последовательности операций и их сочетания. Ему присущи операции различного характера — от чисто интеллектуальных до относящихся к практической организации работы.

Управленческая операция представляет собой законченное целесообразное действие или ряд действий, направленных на выполнение определенной задачи организационного, экономического, социального или другого характера. Комплекс таких действий в рамках одной операции может состоять из нескольких элементов, поэтому операцию можно рассматривать и как совокупность трудовых движений, выполняемых работниками управленческого аппарата при осуществлении той или иной работы. К выполнению соответствующей операции работник должен быть надлежащим образом подготовлен. В этом ему помогут функционально-должностные инструкции, технологические карты, нормативы, процедурные правила и другие материалы по проектированию управления. Каждую операцию нужно увязать с предыдущими и последующими операциями данного цикла процесса управления по срокам, количеству и качеству информации. Выполнение данной операции должно быть увязано также с осуществлением других операций на участке. Все это необходимо учесть организатору производства при проектировании процессов управления.

Непременным условием успешного функционирования управляющей системы является четкое разделение процесса управления на операции, а в случае необходимости — и их рациональное комбинирование, т. е. кооперация труда в аппарате управления, что обеспечивает сочетание операций во времени, а также рациональное размещение рабочих мест сотрудников.

Работа руководителя складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления, которую можно иллюстрировать простейшим примером. Для исполнения операции передачи распоряжения начальника цеха последнему необходимо выполнить пять действий:

1) снять трубку телефона (или  включить переговорное устройство);

2) набрать номер (при наличии  переговорного устройства этого не требуется);

3) назвать фамилию подчиненного;

4) передать распоряжение;

5) сделать отметку о необходимости  проконтролировать данное распоряжение.

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе  управления, организатору производства необходимо: определить количество, последовательность и характер операций, составляющих этот процесс; подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства; определить оптимальные условия протекания процесса во времени и в пространстве. Для повышения эффективности технологии управления большое значение имеют анализ, исследование организационных операций, описание их в графической или текстовой форме, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления.

Процедуры управления — это совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму). Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных или параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие «технология управления» тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы.

Сбор и обработка информации в управляющей системе, подготовка и принятие управленческих решений, организаторская работа по реализации решений — все эти процессы управляющего воздействия, выполняемые организаторами производства, могут рассматриваться как некоторая упорядоченная последовательность операций. Предписание, определяющее содержание и последовательность операций в каком-либо информационном и организационном процессе, выступает в роли процедуры процесса управления.

Операции и процедуры, выполняемые  организатором производства и его  подчиненными, отличаются друг от друга  по ряду признаков. В зависимости  от должностных категорий (руководители, специалисты, технические исполнители) управленческие операции и процедуры подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие операции и процедуры  являются наиболее сложными, требующими сравнительно высокой квалификации работников, так как включают такие мыслительные действия, как сравнение, анализ, выборка, синтез, абстрагирование, конкретизация, выводы, расчеты, прогнозы, принятие решений. Для выполнения этих действий необходим комплекс определенных способностей, знаний, навыков, умений, а также профессиональный опыт. Творческие процессы носят специфический характер и в силу этого трудно поддаются внешнему контролю, поэтому учитывать их можно только косвенно, оценивая сложность труда, а также конечные результаты этой деятельности.

Логические операции и процедуры выполняются в определенной заранее заданной последовательности, т. е. по разработанному алгоритму. Они могут быть оговорены, регламентированы соответствующими инструктивными или нормативными документами (например, разработка тех-промфинплана, составление бухгалтерского отчета, расчет потребности материалов). Логические операции проще творческих, но также требуют от работников управленческого аппарата специальной подготовки.

Технические операции (например, размножение  документов, доставка почты, арифметические подсчеты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства) характерны наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению, не требуют высокой квалификации работника.

Логические и технические операции могут быть в значительной степени механизированы, поэтому широкое внедрение технических средств в процессы управления производством обеспечивает снижение трудоемкости, затрат живого труда, способствует сокращению затрат на содержание административно-управленческого аппарата.

В труде многих работников управленческого аппарата преобладают элементы творчества. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 %, у специалистов — до 40 %. В труде технических исполнителей логические операции составляют до 20 %, а остальные затраты рабочего времени приходятся на технические операции (сбор, обработку информации, подготовку и оформление документации и др.)

 

Методы и  средства выполнения управленческих операций

 

Методы управления –  способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Есть 3 группы методов управления: экономические (основаны на социально-экономических законах и закономерностях развития объективного мира, общества и мышления; использование этих методов основано на системе социально-экономических интересах личности, коллектива и общества); организационно-распорядительные (административные; основаны на правах и ответственности людей на всех уровнях хозяйствования и управления); социально-психологические (основаны на формировании и развитии общественного мнения относительно общественно и индивидуально значимых нравственных ценностей). Экономические методы управления делят на 2 группы: прямой экономический расчёт (основан на централизованном директивном распределении и перераспределении материальных, трудовых и финансовых ресурсов) и хозяйственный расчёт (основан на использовании стоимостных категорий в качестве регулирующих инструментов и рычагов, соотнесении результатов и затрат в производстве и реализации продукции). Организационно-распорядительные методы управления делят на следующие группы: распорядительные (осуществляются через единичные административные распоряжения), организационно-стабилизирующие (длительные распорядительные воздействия осуществляются при помощи административных актов – директив, положений, инструкций и т.п.), дисциплинирующие, регламентирующие, структурные, должностные, функциональные, нормирующие, инструктирующие. Социально-психологические методы управления представляют собой механизм воздействия на коллективы и людей через социально-психологические интересы. Классификация этих методов определяется уровнем иерархии социальных процессов: общество, коллектив, группа, личность.

Экономические методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). При этом следует учесть, что кроме сугубо личных целей участник процесса преследует и общественные, и групповые цели.

В качестве основных методов  управления здесь выступает система  заработной платы и премирования, которая должна быть максимально  связана с результатами деятельности исполнителя. Оплату труда менеджера целесообразно связать с результатами его деятельности в сфере ответственности или с результатами деятельности всей фирмы.

Организационно-распорядительные методы управления. Это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.

К числу организационных  методов относят:

- организационное проектирование,

- регламентирование,

- нормирование.

При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения.

При распорядительных методах (приказ, распоряжение, инструктаж) указываются  конкретные исполнители и сроки  выполнения.

Организационные методы основаны на типовых ситуациях, а  распорядительные относятся большей частью к конкретным ситуациям. Обычно распорядительные методы основываются на организационных.

Сущность организационного регламентирования состоит в  установлении правил, обязательных для  выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).

Организационное нормирование включает нормы и нормативы расходов ресурсов в процессе деятельности фирмы.

Регламентирование и нормирование являются базой организационного проектирования новых и действующих фирм.

Распорядительные методы реализуются в форме:

- приказа,

- постановления,

- распоряжения,

- инструктажа,

- команды,

- рекомендации.

Управление производством  осуществляется на основе правовых норм, которые касаются организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в процессе производства.

Социально-психологические  методы управления. Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления.