Які основні функції ділової бесіди

 

 

1.Які основні функції ділової бесіди?

 

Мовна діяльність (спілкування , комунікативний акт) має соціальний характер , оскільки вона - частина суспільної діяльності людини . Будь-яка громадська діяльність неможлива без спілкування . Крім того , є види діяльності , основу яких становить спілкування . Це діяльність педагогів , викладачів , юристів , політиків , журналістів , менеджерів , багатьох працівників  сфери обслуговування.

 

Спілкування для людини - це його місце  існування . Без спілкування неможливе  формування особистості людини, її виховання, а також розвитку інтелекту . Спілкування допомагає організувати спільну роботу , намітити , а також  обговорити плани і реалізувати  їх. Оволодіння мистецтвом спілкування  необхідно для кожної людини незалежно  від його виду діяльності .

 

Мистецтво спілкування - це складна  і відповідальна сфера буття . Слово має безмежну владу над  самою людиною і над суспільством.

 

Успішність спілкування залежить від здатності мовця варіювати  спосіб мовного подання того чи іншого реальної події .

 

Уміння слухача проникнути в  комунікативний задум мовця - основна  умова успішного мовного спілкування . Слухач проробляє величезну роботу з інтерпретації мовного потоку , по переосмисленню раніше сказаного , по співвіднесенню своєї « моделі»  понятого з реальними фактами  і поведінкою співрозмовника . Саме в цьому різновиді літературної мови має місце найскладніше взаємодія  між що говорить і слухає .

 

У керівника будь-якого рангу , щодня  спілкується з різними людьми , немає нічого , крім навичок спілкуватися і знань принципів , методів і  мистецтва управління .

 

Не завжди і не скрізь , але в  більшості випадків люди можуть вступати в контакт між собою. Мова є  самою суттю соціальної взаємодії .

 

Практично всі справи починаються , здійснюються і завершуються за допомогою  мовних взаємодій між людьми.

 

У житті кожної організації (підприємства) ці види ділового спілкування займають дуже важливе місце.

 

У сучасному трактуванні ділові бесіди - це усний контакт між  людьми , що мають необхідні повноваження з боку своїх організацій для  їх проведення та вирішення проблем.

 

У роботі були визначені вирішені наступні завдання:

 

- Проаналізовано особливості культури  мовлення ;

 

- Розглянуто цілі і структура  ділової бесіди ;

 

- Виділені функції і завдання  ділової бесіди

Основними функціями ділової бесіди є:

- Пошук нових напрямів і початок  перспективних заходів;

- Обмін інформацією;

- Контроль розпочатих заходів;

- Взаємне спілкування в заданій  середовищі ;

- Пошук і оперативна розробка  ідей ;

- Підтримка контактів на необхідному  рівні.

 

Структура бесіди включає такі складові:

- Підготовка до бесіди ;

- Встановлення місця і часу  зустрічі ;

- Початок бесіди , вступ в контакт  ;

- Постановка проблеми передачі  інформації;

- Аргументування ; - спростування доводів  співрозмовника ;

- Аналіз альтернатив;

- Пошук оптимального або альтернативного  варіанта;

- Прийняття рішення;

- Фіксація домовленостей ;

- Вихід з контакту;

- Аналіз результату бесіди , своєї  тактики спілкування.

 

Підготовка до ділової бесіди включає  складання її плану на основі :

- Встановлення основних завдань  ;

- Пошуку відповідних шляхів  для вирішення цих завдань  ;

- Аналізу зовнішніх і внутрішніх  можливостей здійснення плану  ;

- Прогнозу можливого результату  бесіди ;

- Збору необхідної інформації  про майбутнє співрозмовника ;

- Вибору найбільш підходящої  стратегії і тактики спілкування  ( тиску , маніпуляції , прохання , допомоги , співробітництва) .

 

Встановлення місця і часу зустрічі передбачає демонстрацію певної позиції :

- Позиція « зверху »: « Я  чекаю Вас у 16 годин у себе  » ;

- Позиція «знизу »: « Мені  бажано з Вами порадитися , коли  і куди мені під'їхати ? »  ;

- Позиція «на рівних »: «  Нам би треба поговорити. Давайте узгодимо місце і час зустрічі ». Початок бесіди , вступ в контакт - важливі елементи структури ділової бесіди. Спочатку слід виключити невпевненість , велика кількість вибачень ; неповагу , зневагу до співрозмовника.

 

Основні прийоми початку бесіди 1 . Прийом зняття напруги полягає  в декількох приємних фразах особистого характеру , легкої жарту. 2 . Прийом «  зачіпки » - це може бути незвичайне питання , порівняння , особисті враження , анекдотичний випадок , короткий виклад проблеми. 3 . Прийом « стимулювання уяви» - постановка ряду питань , які  повинні бути розглянуті в бесіді .

 

Спростування доводів співрозмовника передбачає , зокрема , що якщо на ваші доводи послідували заперечення , то: - вислухаєте відразу кілька заперечень : співрозмовник дратується , якщо його перебивати , та ще на самому головному ; - не поспішайте з відповіддю , поки не зрозумієте суті заперечень ; - з'ясуйте , чи дійсно заперечення викликали різні точки зору або , може бути , ви не точно сформулювали суть питання ; - задавайте питання так , щоб співрозмовник опинився перед необхідністю вибору між двома варіантами відповіді.

 

Вихід з контакту - також найважливіший  елемент ділового спілкування . Підсумки бесіди повинні бути резюмовані . Корисно  встановити конкретні терміни , спосіб інформування один одного про результати намічених дій . Подякуйте співрозмовника .

 

Ділова бесіда в обов'язковій  ступеня проводиться при працевлаштуванні людини на роботу. Саме в цій ситуації роботодавцем і кандидатом на роботу демонструються психолого - педагогічні навички та вміння вести ділову бесіду.

 

У ході відбіркового співбесіди повинні  бути вивчені відповіді на наступні питання : чи зможе кандидат виконувати дану роботу ; чи підійде він для  даної роботи; чи буде цей вибір  найкращим .

 

Зазвичай ділова бесіда у формі  структурованого інтерв'ю з стають на роботу триває не менше 20 хв . Мета бесіди (інтерв'ю ) - оцінити професійно - важливі ділові та особисті якості кандидата : - професійні знання і досвід роботи ; - ступінь зацікавленості в даній роботі ; - активність чи пасивність життєвої позиції ; - цілеспрямованість і готовність вирішувати максимально складні завдання ; - ступінь самостійності в прийнятті рішень і відповідальності за результати своєї роботи; - прагнення до лідерства ; - здатність керувати і готовність підкорятися ; - рівень інтелектуальної активності , здатність творчо підходити до вирішення проблем; - готовність ризикувати або зайва обережність; - вміння добре говорити і слухати ; - зовнішність і манери поведінки ; - чесність і порядність.

 

При підготовці до ділової бесіди роботодавцем ( менеджером з персоналу ) складається список з 15-20 основних і 10-20 додаткових питань. Відомий публіцист і великий вчений - юрист А. Ф. Коні говорив : «Треба знати предмет , про який говориш , в точності і подробиці , з'ясувавши собі цілком його позитивні і негативні властивості; потрібно знати свою рідну мову і вміти користуватися його гнучкістю , багатством і своєрідними зворотами ». Культура мови - це єдність складових: вимови , дикції , багатства словникового запасу , логічної стрункості , граматичної правильності і навіть культури жестів і міміки.

 

Можна зробити висновок , що ділова бесіда розглядається як якийсь вид  взаємодії в організаційній середовищі . Конкретне усвідомлення співрозмовниками цілей , які вони переслідують , розуміння  особливостей кожного з етапів бесіди і володіння психологічними і  мовними прийомами ведення ділової  бесіди - це є необхідними складовими ефективної ділової комунікації .

2.Що таке комунікативні барєри.

Поняття про комунікативні бар’єри

 

 

Форми міжособистісного спілкування  дуже різноманітні, до них відносяться  і випадкова коротка розмова, і тематична бесіда, і пояснення  вимог, і суперечка з якихось  питань. Проте під час спілкування  нерідко виникають труднощі, непорозуміння. Такі непорозуміння можуть зробити  неможливими комунікації, адже можуть перешкоджати доходженню інформації у  повному обсязі, тобто може доходити лише частина інформації, або ж  одержувачі будуть неправильно інтерпретувати значення повідомлення.

 

Серед явищ, що ускладнюють спілкування  в організації, а іноді призводять до повного його блокування, провідну роль відіграють комунікативні бар’єри. У загальному вигляді комунікативні  бар’єри можна визначити як перешкоди  па шляху передачі інформації від  комунікатора (відправник інформації) до реципієнта (одержувача). За психологічною  природою вони слугують механізмом захисту  від небажаної інформації. Психологічна перешкода, яку реципієнт встановлює на шляху небажаної, небезпечної  інформації, може мати різну прозорість, від цього можна сказати залежить "величина" бар’єру. [25, с.507-514]

 

Комунікативні бар’єри є однією з причин виникнення і розгортання  внутрішньоособистісних, міжособистісних, внутрішньогрупових і міжгрупових конфліктів, які виникають в організаціях. Вони також можуть призводити до зниження результативності діяльності менеджерів і персоналу організацій, впливати на їх міжособистісні стосунки, емоційний стан, ступінь задоволення роботою тощо. За своїм змістом комунікативний бар’єр - це один з різновидів психологічного бар’єру, психологічного стану, який виявляється у неадекватній пасивності суб’єкта, що заважає виконанню тих чи інших дій. [17, с.231] Також існують такі визначення:

 

Комунікативні бар’єри - психологічні перешкоди, що виникають на шляху  отримання інформації.

 

Комунікативні бар’єри - це деформація комунікаційного процесу, викликана  різними причинами, яка може приводити  до неадекватних дій адресата.

 

Виникають вони на макро- і мікрорівнях. Макробар’єри пов’язані з середовищем, у якому відбуваються міжособистісна взаємодія, комунікативний процес. Проявляються вони в інформаційному перевантаженні (великий обсяг інформації знецінює її зміст), великій кількості носіїв інформації (газети, телебачення, конференції, звіти), використанні інформації (ексклюзивні дані застосовують для впливу на інших, доступ до обмеженої, призначеної для внутрішнього користування інформації розширює владні повноваження індивідів).

 

Мікробар’єри породжують особливості інтелекту учасників спілкування, неоднакове знання предмета розмови, різне володіння понятійним апаратом з певної галузі знань, відсутність єдиного розуміння ситуації спілкування, психологічні особливості партнерів, соціальні, політичні, професійні, релігійні відмінності у трактуванні інформації і ситуації взаємодії тощо.

 

Психологічні особливості партнерів  по спілкуванню можуть виявлятися, наприклад, як надзвичайна відвертість  чи інтелігентність, інтуїтивне сприймання світу, напористість тощо.

 

У складі основних параметрів бар’єра  розглядаються:

 

складові психологічного бар’єру, тобто сукупність факторів, на підставі яких було виявлено негативне відношення працівників;

 

масштаб психологічного бар’єра, тобто  частка працівників, у яких було виявлено це негативне відношення;

 

висота психологічного бар’єра, тобто  ступінь негативного відношення;

 

характер психологічного бар’єра, тобто конкретні форми прояву негативного бар’єра. [5, с.64-67]

 

Бар’єри перешкоджають оптимальному протіканню процесів адаптації співробітників до нових факторів зовнішнього середовища. Вивчення перешкод на шляху спілкування  та способів їх уникнення є дуже важливим, адже сприяє досягненню мети спілкування, поліпшенню психологічного клімату і взаємодії в колективі.

 

Причинами комунікативних бар’єрів є змістові й формальні характеристики повідомлення (логічні, фонетичні, стилістичні, семантичні). На цій підставі виокремлюють їх види. Далі розглянемо класифікації комунікативних бар’єрів, які виділяються  вченими.

 

 

1.3 Види комунікативних бар’єрів

 

 

Стосовно основних видів комунікативних бар’єрів в організації слід зазначити, що психологами виділено кілька їх видів.

 

Так, деякі автори зазначають, що спілкуванню  в організаціях можуть перешкоджати соціальні та суто психологічні бар’єри. В першому випадку комунікація  виявляється недостатньо розвиненою через належність партнерів до різних соціальних груп - рівнів управління та сфер діяльності. У другому випадку  бар’єри виникають через індивідуально-психологічні особливості особистості - симпатії чи антипатії, відвертість чи її відсутність. [16, с. 202]

 

Також виділяються бар’єри, що виникають  в комунікаціях між особами та в організаційних комунікаціях.

 

До бар’єрів на шляху міжособових комунікацій відносять:

 

перешкоди, що зумовлені сприйняттям;

 

семантичні бар’єри;

 

невербальні перешкоди;

 

поганий зворотній зв’язок;

 

невміння слухати.

 

Перешкодами в організаційних комунікаціях є:

 

викривлення повідомлень;