Выставочная деятельность туроператора

В контракте оговариваются следующие  вопросы:

• предмет контракта;

• обязанности сторон;

• цена контракта и порядок расчетов;

• порядок приемки работ;

• ответственность сторон;

• срок действия контракта;

• прочие условия;

• юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

В обязанности ООО «Премиум Сервис» как заказчика входит:

• предоставление организатору для экспонирования необходимых

материалов  и изделий;

• предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.).

• обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к

экспонированию  материалов.

В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:

• обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных материалов с организацией переговорного процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;

• обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки,

основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;

• обеспечение строительства на данной площади выставочных

конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, предоставление выставочной мебели и специального электротехнического оборудования;

• предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи

работ.

Рассмотрим  выставочную деятельность ООО «Премиум Сервис» на примере выставки «Интурмаркет 2008»

Цель выставки - широкая презентация  имеющихся возможностей и спектра  услуг компании, ознакомление с состоянием и перспективами развития индустрии туризма в России и за рубежом, содействие повышению профессионального уровня и качества работы специалистов отрасли, поиск новых деловых партнеров.

 Основными целями участия в выставках (расставлены по приоритету) ООО «Премиум Сервис» считает:

- Создание имиджа перед партнерами. Выставочный модуль –неотъемлемая часть имиджа.

- Знакомство с целевой аудиторией. На выставке можно получить уникальную возможность пообщаться с заинтересованным покупателем. Вряд ли офис, даже хорошо расположенный, отличается такой посещаемостью, как обычный стенд в разгар выставки.

- Знакомство с конкурентами.

- Представление нового товара.

Основные исходные данные. Тематика выставки "Интурмаркет-2008": отдых и туризм по различным направлениям; лечение и оздоровительные программы; гостиничный сервис; транспортные услуги; компьютерные технологии в туризме; средства массовой информации; страхование и многое другое. Это лучшая выставка для установления деловых связей.

Главная интрига - деление выставочной  площади на тематические секции. Такое  решение  вызвано тем, что туриндустрия начала самостоятельное деление  на ярко выраженные сегменты.

Определение аудитории и позиционирование. Оптимальные даты проведения выставки позволяют туроператору сформировать и лучшим образом представить на выставке "Интурмаркет-2008" предложения на осенне-зимний туристический сезон.

Объединенная база данных профессиональных посетителей выставок   "Интурмаркет-2008" — целевая аудитория участников выставки.

Позиционирование. Кроме того, выставка "Интурмаркет-2008" - это уникальное место встречи профессионалов туристической отрасли и наиболее перспективная площадка для установления деловых связей. На выставке "Интурмаркет-2008" представители зарубежных туристических компаний могут встретиться с высокопрофессиональными российскими покупателями и установить новые деловые связи, подписать контракты с российскими туристическими агентствами и встретиться с потенциальными клиентами и партнерами.

Участники выставки "Интурмаркет-2008" — это самые известные и стабильные компании туротрасли. Выставка ориентирована на плодотворную профессиональную В2В работу участников и посетителей.

Выставка  поделена на такие секторы, как "Общий туризм" (General Tourism), "Приключенческий туризм" (Adventure Tourism), "Образовательный туризм" (Educational Tourism), "Элитный туризм" (Luxury Hotels & Premium Travel) и "Оздоровительный туризм" (SPA & Wellness).

Самую большую часть экспозиций занимает секция «Общий туризм» (General Tourism), так как этот раздел включает в себя и пляжный отдых, который составляет около 70–80% всех зимних продаж, и экскурсионные туры — популярные в каникулярное время, а также шоп-туры, курорты и отели, детский туризм, автобусные туры и многое другое. То есть все те направления, которые еще не выросли в отдельный раздел, но, тем не менее, пользуются успехом у определенной целевой аудитории. Те компании, которые «переросли» общий туризм и специализируются на том или ином туристическом продукте могут представить свои предложения в любой из вышеназванных секций, в зависимости от формата своей деятельности.²

Рекламная продукция.

Для максимальной эффективности  задействован весь спектр средств массовой информации: радио, телевидение, печатные издания, наружняя реклама, "горячая" телефонная линия и веб-сайт.

Рассылка персональных приглашений, отправленных заранее, заинтересовало как давних партнеров, так и того, к кому обращались впервые.

   Выставки занимают особое место в системе маркетинговых коммуникаций, их главное отличие – уникальная интерактивность. Выставки предоставляют возможность не только продвижения услуг, но и оценки их достоинств, недостатков и конкурентоспособности с точки зрения потребителя, востребованности отдельных наименований. В настоящее время выставки – это не только реклама, формирование спроса и общественного мнения, персональные продажи. Участие в выставке позволяет непосредственно познакомиться с представителями своей целевой группы, узнать ее требования, ее интересы, ее реальную платежеспособность и готовность к приобретению услуг и продукции.  Важным фактором выставки является общение поставщика и потребителя на нейтральной для обеих сторон территории, что обеспечивает необходимый психологический комфорт. Поэтому именно участие в выставках является идеальным способом обучения потенциальных потребителей, коррекции существующих у них отрицательных стереотипов, и, соответственно, расширения группы, заинтересованной в использовании представляемых услуг.

Туроператор «Премиум Сервис» решил создать сеть дилеров, проведя переговоры с потенциальными кандидатами непосредственно на выставке. Для того, чтобы они посетили выставку, каждому из 240 кандидатов были направлены солидные папки, копии рекламных объявлений фирмы, настольные папки-скоросшиватели и письмо от вице-президента с приглашением посетить стенд его фирмы на выставке. На виниловой обложке папки была сделана прорезь, закрытая наклейкой. Надпись на наклейке приглашала получить на стенде персональную карточку, чтобы вставить ее в прорезь и придать папке законченный вид. 63 намеченных дилера посетили стенд фирмы, чтобы получить свои персональные карточки. Таким образом, этот метод позволил получить 25% отклика по сравнению с обычными 5-7%..

Другой пример: руководитель фирмы " Премиум Сервис" для привлечения посетителей на выставочный стенд заранее объявил в средствах массовой информации о своем дне рождения, назначил день и время для своего поздравления на выставочном стенде. На стенд пришло много друзей и любопытных посетителей. Соединив приятное с полезным, изобретательный лидер привлек внимание к своей фирме и несомненно опосредованно получил желаемый эффект увеличения продаж и числа полезных контактов. Поднял свой личный имидж. Как общительного и приятного партнера.

Феномен данной выставки проявляется  в определенной форме организации, обусловленной  принципами, наиболее существенным из которых считается «экспозиционность», тесно связанный с наглядностью, позволяющей фиксировать выставку как событие.

Своеобразие и неповторимость облика выставки туристической тематики как  раз отличают особый визуальный облик, ясно «читаемая» концептуальная основа, выразительные экспозиционные решения. Закономерное присутствие в пространстве выставки всех ее компонентов определяется системой «порядка», понимаемого как  реально воспринимаемую в объяснимом сочетании последовательность актуализированных  в экспозиции  образов.

Рассмотрим дизайн стенда. Туроператор решил выставиться на стенде площадью 16 метров. Стенд угловой - замечательно. Когда договор был подписан и места распределены, выяснилось, что прямо посреди павильона стоит столб с фонарем. Чего раньше на плане просто не заметили. Убрать его невозможно.  Идея пришла сразу: панели павильона превратились в стены бунгало, появились «лежак», под ногами зашелестел песок (настоящий), а на столбе “заколосились” объявления.

На объявлении текст: “туры из первых рук” недорого” и телефон. Проходящих и интересующихся усаживали на лежаки, угощали чаем, фотографировали на память, нагружали прайсами/сувенирами и отпускали с Богом. Столб стоял, фонарь светил. Интересно, что некоторые посетители удивлялись, как это им удалось установить на выставке настоящий столб.

 

2.3 Расчет эффективности выставочной  деятельности

Группа оценок эффективности мероприятий   определяется с помощью социологических измерений. При помощи исследования общественного мнения точно измеряется  степень осведомленности аудитории о проводимых мероприятиях, уровень перемены отношений к например к бренду. Для оперативного учета особенностей общественного мнения о событии достаточно провести репрезентативный телефонный опрос потребителей информационного продукта   по итогам прошедшей выставки и в СМИ кампании.

Например выставка была ориентирована на решение стратегических и тактических задач предприятия приводит к изменению мнений и действий аудитории, которая доказывается только базовым социологическим исследованием. Примером в нашем случае, могут служить статистические данные об изменение общественного мнения после проведения выставки. Известно, что в первые дни только 10-12% опрашиваемых  знали о предлагаемом бренде на выставке. После проведенной выставки и информационной работы в СМИ известность о бренде составила 60-70% от целевой аудитории (всех жителей)   от общего количества опрашиваемых.

В результате мы можем оценивать  эффективность выставочных мероприятий   в количественно-качественных координатах современных методик статистическо-математического анализа. Безусловно, имеется специфика расчета эффективности в каждом отдельном случае, но в итоге это повысит управляемость и подконтрольность деятельности современного предприятия. Тем более, что по мнению П. Дойла, эффективная реализация данных мероприятий в русле маркетинговой политики приводит к увеличению  акционерной стоимости компании и росту ее капитализации. Это важно в условиях преобладания финансовых оценок стоимости современных предприятий.

Если говорить о расчете эффективности постфактум, то по истечении 6 месяцев с момента окончания выставки складываете суммы договоров (заказов), заключенных благодаря контактам на данной выставке и делите на стоимость участия в выставке.

Если необходимо произвести расчет, чтобы оценить целесообразность участия в данной выставке, тогда:

Среднее время, которое стендист тратит на посетителя - 10 мин. Время работы стендиста на выставке 7 часов (с  учетом обеда). Получается, что в  день 1стендист может провести переговоры с 42 посетителями. Умножаем это на дни  работы выставки (42 посетителя х 3 дня) и на количество стендистов 3. 42х3 х3 = 378

Среднее число результативных переговоров  на выставках 1 из 10. Получаем число потенциальных клиентов 37.8. Корректируем это число исходя из особенной отрасли (каков средний процент заключенных контрактов с потенциальными клиентами в течении 6 месяцев (года). В среднем это тоже 1 из 10. Количество потенциальных контрактов равно 4.

Затем полученное количество потенциально возможных контрактов умножаете  на среднюю сумму контракта. Потенциальный результат = 4 х  20000 руб= 80000 руб.

Полученный в денежном выражении  потенциальный результат участия  делите на стоимость участия в  выставке. И получаем 80000: 45000= 1.7

 

 

 

 

3. Рекомендации по повышению эффективности  продвижения продуктов за счет участия в выставках

Участие в выставках остается эффективным  маркетинговым инструментом для  решения определенных коммуникационных задач. Выбор выставки определяется целевой аудиторией и сегментом  рынка, на котором работает компания. Крупные шоу-выставки актуальны  для тех, кто ориентирован на массовую аудиторию, специализированные – эффективны для компаний, работающих на корпоративном  рынке. Увы, не существует универсальных  маркетинговых инструментов и решений, как правило, сегменты, рынки, аудитория  и, как следствие, задачи пересекаются, поэтому при принятии решения  об участии в выставке придется взвешивать все “за” и “против” в каждом конкретном случае.