Служба приема и размещеия

 

 

Если расчет оплаты делается вручную, то гостю выписывается счет формы 3-Г. Счет оформляется в трех экземплярах, каждый из которых имеет  один и тот же регистрационный  номер. Первый экземпляр счета со штампом гостиницы «оплачено» выдается гостю. Второй экземпляр в конце  смены передается в бухгалтерию. Третий остается в книжке счетов. Для  их хранения в службе существует специальная  картотека счетов, в которой счета  хранятся в специальном кармашке по датам выезда.

 

Если расчет производится с помощью автоматического учета  мест, то счет выдается компьютером.

 

Бывают случаи, когда клиент отказывается оплатить ту или иную услугу. При решении таких ситуаций к каждому случаю нужно подходить  индивидуально. В таких случаях  необходимо отвести клиента от общей  очереди, можно пригласить руководителя службы. В любом случае выяснение  обстоятельств недоразумения не должно быть оскорбительным для клиента.

1.11 Автоматизированная обработка  данных в службе приема и  размещения.

 

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице  в современных  условиях невозможно без применения новых технологий. Новые технологии предусматривают автоматизацию  многих гостиничных процессов, в  частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы  направлены на повышение производительности труда и уровня знаний у высших управленческих работников.

 

Становится обычным явлением совмещение профессий, что влечет за собой потребность в более  фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям.

 

Никакая гостиница в современном  мире высоких технологий не может  существовать без выхода в глобальную компьютерную сеть Интернет. Доступ к  Интернету дает практически неограниченные возможности в поиске деловых  партнеров, налаживании отношений, рекламы, продвижения услуг, а также  предоставляет возможность связи  с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, что снижает себестоимость гостиничных  услуг. Помимо этого необходимым  является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая  позволяет бронировать и резервировать  места в гостинице в зависимости  от потребностей гостей и имеющихся  возможностей гостиницы.

 

Открытие в Интернете  систем бронирования гостиниц, авиабилетов  и других составляющих тура позволяет  клиентам самостоятельно организовывать свой отдых, не прибегая к услугам  агентств. Сегодня многомиллионная  армия пользователей Интернета  может не только просматривать и  выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).

 

Создание собственной web

 – странички или  специализированного сервера –  наиболее эффективный способ  электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится  доступной всем, кто пользуется  Интернетом.

 

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим  гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому  запросу и встроенную подсистему для поиска сегментов с минимальными тарифами.

 

Поиск требуемого средства размещения можно выполнить по нескольким критериям: местоположению, названию, типу средства размещения, принадлежности к гостиничной  цепи, требуемому набору услуг и  стоимости. Далее идет формирование запроса. Через минуту на экране появляется список отелей, из которого выбирается желаемый. На экране отображается фотография вида отеля, проводится его описание (расположение, наличие ресторанов, баров, оснащение номеров, порядок  расчетов – всего свыше 20 информационных полей). Для бронирования необходимо заполнить анкету с указанием  данных о клиенте, в том числе  и номера кредитной карточки. Бронирование через Интернет происходит 24 часа в  сутки в режиме реального времени, позволяет осуществить мгновенное бронирование и подтверждение.

 

 

Компьютеры широко используют в информационно-вычислительных центрах  гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря  и контроль поставок питания.

 

В гостинице должны быть установлены  автоматизированные рабочие места  для персонала, которые обеспечивают автоматизацию основных функциональных процессов.

 

Все автоматизированные рабочие  места объединяются в единую локальную  сеть, которая организует взаимодействие между отделами, уменьшая время для  обеспечения коммуникации, и позволяет  эффективно налаживать работу всей гостиницы.

 

Любая гостиница осуществляет в процессе своей деятельности ряд  стандартных операций с документами: создание рекламы, отправку писем и  запросов, оформление отчетов, сбор и  анализ данных. Для накопления и  хранения поступившей информации и  обеспечение быстрого ее поиска используют системы управления базами данных. Для этого можно посоветовать воспользоваться Microsoft Office 97. Она содержит пакет стандартных программ, которые позволяют осуществить основные действия с данными.

 

Деятельность гостиницы  регламентируется правилами, нормами  и указами как федерального значения, так и местными. В данном случае помогают программы «Консультант» и «Кодекс». Для ведения бухгалтерского учета и всех финансовых операций рекомендуется использовать программу 1С Бухгалтерия.

 

В гостиницах России работают различные системы управления. Наиболее распространенной является АСУ «Русский отель», недавно разработана АСУ  «Эдельвейс».

 

В некоторых гостиницах работают системы, специально разработанные  для этой гостиницы с учетом ее особенностей.

 

Преимущество «Эдельвейс»  состоит в том, что эта система  работает в операционной системе  Windows, которая является современной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой работает «Русский отель».

 

Технический уровень зарубежных систем резервирования значительно  выше отечественных систем. Они более  мобильны, многофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрированы  в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre, Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank.

 

Во всех компьютерных системах можно:

 

    бронировать места  и номера;

 

    следить за загрузкой  номеров;

 

    регистрировать  клиентов;

 

    вести картотеку  гостей;

 

    производить и  составлять финансовые расчеты.

 

Выполнение всех этих функций  в автоматическом режиме значительно  улучшает качество обслуживания гостей.

Организация и технология работы службы приема и размещения в

ГП НО «Гостиница «Октябрьская»  корпус «Волжский откос».

 

2.1 Общие сведения о  гостинице.

 

ГП НО «Гостиница «Октябрьская»  корпус «Волжский откос» находится  в центре города Нижнего Новгорода, на верхнем берегу реки Волги. Гостиница  расположена рядом с историческим, деловым и культурно-развлекательным  центрами города. И этот фактор влияет на решение туристов и гостей нашего города остановится именно в этом отеле. Так же гостиница «Волжский  откос» имеет хорошую транспортную развязку с любым районом нашего города, что привлекает людей, приезжающих  с деловыми целями. Гостиница не проходила сертификацию на присвоение ей определенной категории.

 

Юридический адрес:

 

603005, г. Нижний Новгород, Верхневолжская набережная, 2а.

 

Телефон: 39-19-71, 39-16-41

2.2 Техническая оснащенность  службы приема и размещения.

 

Служба приёма и размещения оснащена следующими техническими средствами: факс, 6 телефонных аппаратов (3 телефонных номера), 3 компьютера, ксерокс, 2 кассовых аппарата, терминал для кредитных  карт, аппарат для проверки подлинности  денежных купюр.

 

Эта аппаратура даёт возможность  менеджеру и администратору получать необходимую информацию в полном объёме и без задержки, что способствует повышению качества обслуживания в  гостинице.

2.3 Структура службы гостиницы  «Волжский откос».

 

Схема службы приема и размещения в гостинице «Волжский откос».

 

 

График работы служащих стойки приема и размещения в гостинице  – сутки через трое. Одновременно на рабочем месте присутствуют два  администратора и менеджер по бронированию.

 

В гостинице «Волжский  откос» в состав службы приема не включены швейцары, носильщики, паспортисты  и другой вспомогательный персонал, что снижает качество обслуживания гостей, так как им приходится выполнять  многие функции самим.

 

Для каждой должности в  службе прима разработаны должностные  инструкции, в соответствии с которыми они должны осуществлять свою рабочую  деятельность. (Приложение 11)

2.4  Бронирование номеров.

 

Бронированием номеров в  гостинице занимается менеджер по бронированию. Он принимает и обрабатывает заявки на бронирование (Приложение 12), высылает подтверждения. Бронирование в гостинице  «Волжский откос» осуществляется по заявкам.

 

Клиент присылает заявку на бронирование номера в службу приёма и размещения по факсу. В заявке должны быть указаны: ФИО, дата заезда и выезда, категория номера и номер контактного  телефона или факса. Менеджер по бронированию производит обработку полученной заявки и затем отправляет подтверждение  о бронировании или отказ в  нём по факсу. В подтверждении  указывается категория номера, его  стоимость, количество номеров, дата и  время заезда и выезда, номер брони.

 

Бронирование может осуществляться компьютерным способом, также номера и места могут бронироваться  по телефону, факсу или почте.

 

В гостинице используется как гарантированный вид бронирования, так и негарантированный. Двойное  бронирование в данной гостинице  не применяется, потому что загрузка номеров не столь велика.

2.5 Порядок регистрации  и размещения гостей.

 

При заселении гостя в  номер администратор предлагает гостю заполнить анкету. Затем  гостю предлагают выбрать номер  по прейскуранту (Приложение 13). Если гость  желает его посмотреть, то администратор  провожает гостя и показывает ему номер. Если же регистрация ведётся  по предварительному бронированию, то процедура обсуждения номера, как  правило, упускается; и гость обычно не просит показать номер. Затем заполняется  карта гостя. После гостю выписывается счёт (Приложение 14), чек к кассовому  счёту. После этого гостю выдается ключ, и он отправляется в номер. Если гость просит его проводить, то сотрудник службы безопасности провожает  гостя до номера.

2.6 Документация, необходимая  для учета использования номерного  фонда.

 

Также администратором заполняется  следующая документация: карта учёта  движения номерного фонда, список выбывших по гостинице, анкета, учётная карточка на иностранца, журнал регистрации  иностранных граждан (Приложение 15).

 

Если в процессе проживания возникла необходимость изменения  номера и при этом изменяется его  стоимость, то оформляется разрешение, делается пометка в анкете и других документах об изменении номера. Если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счет на доплату, а  если же номер более дешевый, то гостиница  возмещает разницу в оплате.

 

Если гость выехал раньше намеченного срока, то администратор  выписывает акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. (Приложение 16)

2.7 Правила расчета оплаты  за проживание.

 

Порядок оплаты за проживание в гостинице «Волжский откос» производится в соответствии единым расчетным часом - 12 часов текущих  суток по местному времени. «Положения о порядке расчетов за услуги, предоставляемые  ГП НО «Гостиница «Октябрьская» Корпус «Волжский откос» (Приложение 17,18) расположены  в доступном для обозрения  месте, поэтому клиент всегда может  ознакомиться с данными положениями.

 

В гостинице также действует  система скидок, которые предоставляются  как частным лицам, так и организациям. К частным лицам, которые могут  получить скидку на проживание в гостинице  «Волжский откос», относятся гости, заезжающие в выходной день; молодожены; постоянные клиенты. Также скидку могут  получить юридические лица: туроператор  и турагент, заключивший договор на предоставление гостиничных услуг; концертное агентство; предприятия, заключившие долгосрочный договор на поселение его специалистов; предприятие, которому необходимо разовое поселение на длительный срок или поселение большой группы. (Приложение 19)

 

Расчет оплаты за проживание может быть как наличным, так и  безналичным. Специально для оплаты кредитными картами в гостинице  установлен терминал. Также в гостинице  принимаются дорожные и именные  чеки и перечисления с одного расчетного счета на другой ваучером. 

Заключение.

 

В итоге, можно сказать, что  автор выполнил задачи, которые ставил перед началом работы. Он изучил деятельность службы приема и размещения, организационную структуру службы и документы, с которыми работают сотрудники, и в результате достиг намеченной цели, а именно, изучил организацию  и технологию работы службы.

 

Работники службы приема вступают в непосредственный контакт с клиентом, поэтому к ним предъявляют больше требований, чем к сотрудникам других служб отеля. Помимо профессиональных знаний и опыта работы к персоналу предъявляют такие требования, как: опрятный внешний вид, безупречная манера поведения, знание этики и психологии общения, коммуникабельность, знание иностранных языков, ограничение в возрасте.