Подлинный документ — документ, сведения об авторе,
времени и месте создания которого, содержащиеся
в самом документе или выявленные иным
путем, подтверждают достоверность его
происхождения.
Подлинник (официального)
документа — первый или единичный экземпляр официального
документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все
его внешние признаки или часть их, не
имеющий юридической силы
Заверенная копия документа
— копия документа, на которой в соответствии
с установленным порядком проставляют
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую
силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии
документа. Дубликат — копия официального
документа, имеющая юридическую силу подлинника
и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Оформление дубликатов практикуется
в случаях потери подлинника; например,
при утрате работником трудовой книжки
работодатель отдела кадров обязан оформить
ему дубликат трудовой книжки.
По срокам хранения документы делятся на:
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются
Федеральной архивной службой и закрепляются
в перечнях документов с указанием сроков
хранения.
По способу передачи документов
различают:
Министерство
образования и науки РТ
ГАОУ СПО «Международный
колледж сервиса»
Реферат на
тему:
«Оформление
дел для хранения»
Выполнила:
Вакуленко Н.Е
Студентка гр.
231401
Проверила:
Гришина Д.Р.
Оформление
дела – подготовка дела к хранению в соответствии
с установленными правилами.
Оформление
дел проводится работниками службы документационного
обеспечения управления (ДОУ) организации
или другими структурными подразделениями,
в обязанности которых входит заведение
и формирование дел, при методической
помощи и под контролем архива организации.
В зависимости
от сроков хранения проводится полное
или частичное оформление дел. Полному
оформлению подлежат дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. При этом полное оформление
дел предусматривает:
подшивку или переплет
дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых
случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение
названия организации, регистрационного
индекса дела, крайних дат дела, заголовка
дела). 3
Дела временного (до
10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, при этом допускается:
не проводить систематизацию
документов в деле,
не нумеровать листы
дела,
не составлять заверительные надписи.
При оформлении
дела документы, составляющие дела, подшиваются
на 4 прокола в твердую обложку из картона
или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов,
дат, виз и резолюций на них. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические
скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
Дела постоянного
хранения, состоящие из особо ценных документов
или неформатных документов, хранятся
в закрытых твердых папках с тремя клапанами
с завязками или в коробках.
При наличии
в деле невостребованных личных документов
(удостоверений личности, трудовых книжек,
военных билетов) эти документы вкладываются
в конверт, который подшивается в дело.
При наличии большого количества таких
документов, последние изымаются из дел
и на них составляется отдельная опись.
В конце
каждого дела подшивается чистый бланк
листа-заверителя, а в начале дела (для
учета особо ценных документов) – бланк
внутренней описи документов дела.
В целях
обеспечения сохранности и закрепления
порядка расположения документов, включенных
в дело, все листы этого дела нумеруются
арабскими цифрами валовой нумерацией в
правом верхнем углу листа простым карандашом
или нумератором. Листы внутренней описи
документов дела нумеруются отдельно.
При нумерации листов
дела необходимо соблюдать следующие
правила:
листы дел, состоящих
из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или по каждой части отдельно;
фотографии, чертежи,
диаграммы и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист
в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
сложенный лист (формата
А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист; лист, сложенный
и подшитый за середину, подлежит перешивке
и нумеруется как один лист;
лист с наглухо наклеенными
документами (фотографиями, вырезками,
выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Если к документу подклеены одним краем
другие документы (вставки текста, переводы,
вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется
отдельно;
подшитые в дело конверты
с вложениями нумеруются, при этом вначале
нумеруется сам конверт, а затем очередным
номером каждое вложение в конверте;
подшитые в дело документы
с собственной нумерацией листов (включая
печатные издания) могут нумероваться
в общем порядке или сохранять собственную
нумерацию, если она соответствует порядку
расположения листов в деле;
в случаях обнаружения
большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
при наличии отдельных
ошибок в нумерации листов в делах при
подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 10
Для учета
количества листов в конце дела на отдельном
листе составляется лист-заверитель. В
книгах лист-заверитель составляется
на оборотной стороне последнего чистого
листа, а в картотеках – на отдельном чистом
листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется
по установленной форме, которая приводится
в приложении 9 Основных правил работы
архивов организаций, одобренных решением
Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
В листе-заверителе
дела указываются цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела, количество
листов внутренней описи, оговариваются
особенности нумерации номеров дела (наличие
литерных номеров дела, пропущенных номеров,
номеров листов с наклеенными фотографиями,
номеров крупноформатных листов, конвертов
с вложениями и количество вложенных в
них листов), а также указывается наличие
в деле типографских экземпляров брошюр
с количеством листов в них, если они не
были отмечены в общей валовой нумерации
в деле.
Лист-заверитель
дела подписывается его составителем.
Все последующие изменения в составе и
состоянии дела (повреждения, замена подлинных
документов) отмечаются в листе-заверителе
со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается
выносить лист-заверитель на обложку дела
или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело подшито или переплетено без
бланка листа-заверителя, он наклеивается
за верхнюю часть листа на внутренней
стороне обложки дела.
Для учета
документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо
ценные, личные, судебные, следственные
дела и т.д.), а также для учета дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных
по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание
документа, составляется внутренняя опись
документов дела – учетный документ, содержащий
перечень документов дела с указанием
порядковых номеров документов, их индексов,
названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном
листе по установленной форме, приведенной
в приложении 10 Основных правил работы
архивов организаций. При составлении
внутренней описи в нее вносятся сведения
о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела. К внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указываются
цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов
внутренней описи.
Внутренняя
опись подписывается ее составителем.
Если дело переплетено или подшито без
бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме
опись подклеивается к внутренней стороне
лицевой обложки дела.
Изменения
состава документов дела (изъятия, включения
документов, замена их копиями и т.д.) отражаются
в графе "Примечания" внутренней
описи со ссылками на соответствующие
акты. При необходимости составляется
новая итоговая запись к внутренней описи
и заверительная надпись дела.