Автоматизированные системы управления гостиницей

Система управления «Барсум»

Это автоматизированная система учета телефонных переговоров. Система принимает данные о звонках от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального времени. При этом возможна установка тарифных надбавок (скидок) на группы абонентов, типы и направления звонков. Подсчет расходов по этим категориям ведется автоматически. Система обеспечивает три схемы тарификации: фиксированная стоимость звонка с учетом длительности; стоимость по тарифу для той зоны, куда был произведен звонок (анализ набранного номера); стоимость в зависимости от длительности звонка, времени суток (льготные часы), дня недели (выходные дни), дня в году (праздничные дни).

Стоимость звонка может определяться цифрами набранного номера (используется для тарификации специфического гостиничного сервиса).

Информация о тарифицированных звонках осуществляется во внешнюю компьютерную систему управления гостиницей или бухгалтерскую систему в режиме реального времени. Возможен также вывод информации о тарифицированных звонках в режиме реального времени на дополнительный принтер. В системе реализовано постоянное визуальное отображение информации об обработанных звонках, административной структуре и тарификационных таблицах. Программа имеет наглядный и удобный русскоязычный интерфейс, поддержку мыши, контекстно-зависимую систему помощи.

Система «Барсум» обеспечивает разграничение прав доступа к системе для различных пользователей, ведение журнала изменений информации в системе, ведение журнала ошибок, обнаруженных системой.

Система управления «Lodging Touch»

Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей. Она охватывает службы портье, бронирования, продаж и маркетинга, обеспечивает проведение мероприятий, обслуживание групп, работу с турагентствами и организациями. Система Lodging Touch имеет дружественный графический пользовательский интерфейс (GUI), где каждой функции соответствует своя иконка, удобна и проста в использовании, настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы. Используемые экранные формы универсальны, что облегчает работу с системой.

Основные функциональные возможности системы Lodging Touch:

1. Модуль гостевой истории  хранит информацию о гостях  и компаниях. Все основные данные  о гостях, числе броней, ночей  проживания, незаездов и отмен, а также о полученном гостиницей доходе от каждого гостя или компании отображаются на одном экране и легко доступны. Получение детальной дополнительной информации обеспечивается нажатием определенной клавиши. В системе имеется запатентованный функциональный блок табличного отображения списков гостей и клиентов-компаний, облегчающий поиск необходимой информации, а мастер запросов позволяет задавать неограниченное число критериев и условий сортировки для поиска нужной информации.

2. Функция планирования  проживания позволяет автоматически  отображать на экране дисплея  все изменения тарифа, типа номера, а также другие условия на  каждый день проживания гостя.

3. Поддержка множественности  счетов гостя (до шести) позволяет  осуществлять как автоматическое, так и ручное перенаправление  начислений и платежей на счета  гостя, группы, организации либо  на счета других гостей.

4. Функция обработки кредитных  карт заносит в картотеку все  полученные коды подтверждения, а также отслеживает кредитное  состояние счета каждого клиента. При использовании интерфейса с системами авторизации кредитных карт запрос на авторизацию посылается автоматически с получением подтверждения в реальном режиме времени. Система также позволяет мгновенно выводить на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты.

5. Модуль управления тарифами  позволяет проводить гибкую тарифную  политику с учетом разных пороговых  величин и ограничений. Возможно  установление специальных тарифов  по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов  рынка.

6. Экран статуса гостиницы  содержит графическую и табличную  информацию о состоянии гостиницы  на текущий момент времени, включая  сведения об уровне загрузки, наличии номеров, числа приходящих  броней и др.

7. Календарный статус  номерного фонда показывает статус  и состояние каждого номера  на текущую и будущие даты. С помощью «мыши» пользователи имеют прямой доступ в гостевую карточку для просмотра информации, внесения изменений, начисления платежей либо записи оставленного для гостя сообщения.

8. Процедура ночного аудита  занимает 5–15 мин. Нажатием одной клавиши происходит перевод системной даты и осуществляется автоматическое начисление суточного тарифа и фиксированных дополнительных услуг на счета гостей.

9. Мастер запросов дает  возможность пользователям составлять  произвольную выборку данных  для экранных таблиц и отчетов  по любым критериям и условиям  сортировки.

10. Модуль отчетности позволяет  выводить на экран и распечатывать  отчеты для гостиничных служб. Возможно создание произвольных  отчетов как с помощью генератора  отчетов Lodging Touch, так и ODBC-совместимыми программами для Windows.

Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи. Все модули системы обозначаются своим цветом, что дает возможность легче ориентироваться в системе.

Система управления «KEI-Hotel»

Система KEI-Hotel представляет собой информационную систему управления гостиницей, построенную на базе современных Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Система KEI-Hotel представляет совокупность отдельных АРМ, которые автоматизируют бизнес-процессы основных гостиничных служб:

Система KEI-Hotel позволяет:

+ проводить полный автоматизированный  учет действий персонала по  бронированию и использованию  номерного фонда;

+ оперативно получать  аналитические данные о состоянии  номерного фонда, в том числе  и через Интернет;

+ быстро получать новые  отчеты, максимально отражающие  потребности руководителей служб;

+ оперативно предоставлять  информацию для бухгалтерии;

+ сократить бумажный документооборот.

Комплекс KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы контроля доступа в помещение в реальном времени. Служба безопасности получает возможность немедленно реагировать на попытки несанкционированного доступа в охраняемые помещения и дистанционно блокировать доступ какому-либо лицу в любое помещение. Основой данной системы являются электронные замки с магнитным, штрих-кодовым или proximity считывателем. Электронный замок хранит информацию о 15 кодах карт, которым разрешен доступ в данное помещение. Мастер-терминал осуществляет постоянный мониторинг происходящих событий, в частности: хранит базу данных о кодах и паролях доступа к охраняемым помещениям; собирает и сохраняет информацию о событиях от электронных замков в оперативной памяти; по запросу электронных замков принимает решение о разрешении или запрещении доступа; по запросу от компьютера передает информацию о событиях, полученную от электронных замков.

Гостям при заселении выдаются пластиковые карты с индивидуальным кодом. В качестве ключей доступа могут использоваться магнитные карты, штрих-кодовые или proximity карты. Карточки разделены на две группы — гостевые и служебные. Гостевая карточка создается администратором службы размещения при заселении гостя. При утере гостем карточки должна быть создана новая. Служебные карты предназначены для доступа персонала гостиницы в помещения. Они могут быть персональными или закрепленными за службой.

Система управления «Fidelio»

Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся: бронирование и заселение гостей; начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей; аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж; выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами; учет информации о безналичных расчетах; получение финансовых и статистических отчетов; ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

Карточка гостя содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер, сроки проживания (измеряются ночами), число человек, проживающих в номере, тип и категория комнаты, ценовой код, тип бронирования (гарантированное или негарантированное).

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы: ежедневный отчет об активности, отчет об изменении спроса, девятидневный прогноз, ежемесячный отчет. Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице. Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.[7]

Вывод по главе 5: Гостиничный сервис – ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизированные системы управления обладают множеством достоинств. Однако при их внедрении не стоит забывать и про недостатки. Чтобы АСУ принесли максимум плюсов и минимум минусов, необходимо:

• Перед тем, как осуществлять проект внедрения нужно максимально формализовать его цели;
• Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Необходимо привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Затраты непременно окупятся. Но стараться иметь дело при этом с солидными компаниями, так как, к сожалению, кроме консультантов, существуют еще и псевдо-консультанты;
• Нужно старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения КИС, так как ошибки дорого обходятся; стараться посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены — известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;
• Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
• Нужно создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Необходимо помнить, что внедрение системы как ремонт – его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

Фирмы, занимающиеся торговлей конкурентоспособной продукцией, необходимой широкому потребителю, сталкиваются с проблемой увеличения количества клиентов. А так как при ручном ведении документации требуется много времени, трудозатрат и материалов, необходима автоматизация процессов заполнения, обновления, хранения и обработки документации. Эти технологии позволяют избежать бумажной работы, уменьшают затраты времени на обработку и накопление информации и снижают финансовые затраты на обслуживание.

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

     1. Бесекерский, В.А.Попов Е.П. «Теория систем автоматического управления. – 4-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Профессия, 2003. – 747 с.

     2.Гудвин, Г.К. С.Ф. Гребе, М.Э. Сальдаго «Проектирование систем управления»;пер. с англ. – М.:БИНОМ, Лаборатория знаний,2004. – 911 с.

     3. Журнал «Меню удовольствий» (www.bratenkov.ru)

     4. Информационные технологии управления: Учебное пособие/ М.В. Бастриков, О.П. Пономарев; Институт «КВШУ».– Калининград: Изд-во Ин-та «КВШУ», 2005.– 140 с

     5. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов/ под ред. проф. Г.А. Титоренко. — 2-е изд., доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 439 с.

     6. Технические средства контроля в системах управления технологическими процессами:  Герке А.Р., Ившин В.П. и др.: Изд-во КГТУ,2007.-76с.

     7. Интернет ресурсы – www.myrestoraunt.ru

     8. http://corpsys.ru/Encyclopedia/CorpSys/GOST.aspx

     9. http://bigor.bmstu.ru/?cnt/?doc=Default/010_erp.cou

     10. http://ru.wikipedia.org/wiki/Автоматизированная_система_управления

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

ГОСТ 24.104-85

Автоматизированные системы управления системы управления

 Общие требования

1.1.2. Ввод в действие  АСУ должен приводить к полезным  технико-экономическим, социальным  или другим результатам, например:

снижению численности управленческого персонала;

повышению качества функционирования объекта управления;

повышению качества управления и др.

1.2.1. АСУ в необходимых  объемах должна автоматизированно выполнять: