Автоматизация туристической фирмы

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     Информационная технология (ИТ) – системно организованная  совокупность методов и средств  реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки  и защиты информации на базе  применения развитого программного обеспечения, телекоммуникаций, аппаратных (технических) средств.

     Современные информационные  технологии основаны на использовании  компьютеров, объединенных в локальные, региональные или глобальные  компьютерные сети для генерации, сбора, обмена и хранения коммерческой информации.

     Основными проблемами  внедрения информационных технологий  в турбизнес России являются  значительное количество турфирм  с разным уровнем автоматизации, невозможность мгновенной оплаты  заказанных клиентом туристических услуг по Интернет по причине отсутствия в стране единой системы электронных платежей.

     Основные достижения:

1. выход внутриофисных программ в Интернет;
2. удаленный доступ к базе принимающей стороны для подтверждения

услуг в реальном масштабе времени;

3. доступ клиентов к офисной базе через Интернет;
4. создание крупных Internet-порталов и интернет-маркетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Автоматизация туристической фирмы

 

     Автоматизация турфирмы включает в себя набор функций:

1. получение и обработка информации от разных туроператоров;
2. ведение внутреннего документооборота и бухгалтерии;
3. выстраивание взаимоотношений с туроператорами;
4. анализ данных и получение статистических отчетов.

     Уровни автоматизации фирмы:

1. офисная оргтехника (телефон, факс, ксерокс);
2. компьютеры с программным обеспечением Microsoft Office;
3. специальное программное обеспечение, используемое для связи

офисных программ с глобальными системами бронирования;

4. наличие собственных интернет-магазинов.

     Требуемый уровень автоматизации фирмы зависит, прежде всего, от количества клиентов. Для фирм с малым объемом реализуемых услуг достаточно использовать средства Microsoft Office (Excel, Word, Е-mail и т.п.).

     Необходимость использования специального программного обеспечения для автоматизации всей внутриофисной работы зависит от объемов, и вида деятельности турфирмы, так как программное обеспечение для турагентов и туроператоров различается.

     Комплексная автоматизация турфирмы включает в себя помимо внутриофисной автоматизации, делопроизводства, бухучета, наличие интернет-каналов и систем бронирования туристических услуг.

     Возможности программного обеспечения в туристском бизнесе:

• учет заявок и клиентов в базе данных;
• печать документов, выдаваемых клиенту и отсылаемых партнерам;
• учет и контроль квот, загрузки рейсов;
• печать прайс-листов;
• on-line бронирование;
• связь с турагентским софтом и бухгалтерскими программами;
• формирование баз данных туруслуг разных туроператоров;
• выбор оптимального варианта для клиента из многих предложений;
• размещение заказов непосредственно в базе туроператора;
• оценка эффективности затрат, прибыльности (убыточности) на разных

уровнях бизнеса.

     Основные тенденции развития современных интернет-технологий:

1. создание независимых сетей турагентств;
2. предоставление турагентствам новых технологических сервисов;
3. укрупнение независимых турагентств и их автоматизация;
4. разработка единого стандарта по обмену информацией между

участниками туристического рынка.

 

1.1 Основные средства оргтехники  для автоматизации работы с  документами: компьютеры

 

     Начнем с функций, присущих компьютеру в офисе фирмы, занимающейся как туристической, так и любой другой деятельностью. Функции эти - применение компьютера в качестве одного офисного прибора, заменяющего факс, пишущую машинку и отчасти, копировальный аппарат. Не забудем и совсем недавно появившиеся новые возможности - коммуникация с помощью локальных сетей в пределах офиса, а также связь практически со всем миром посредством модемной связи (посредством BBS) и сети Интернет (со всеми ее подсетями).

     Использование компьютера в качестве факсимильного аппарата дает преимущества перед обычным телефаксом в том, что компьютер не требует специальной термобумаги, которую, если фирма ведет активную деятельность, надо покупать и заменять довольно часто. Компьютер позволяет принимать факсимильные сообщения как в любом формате, так и в любом количестве, (в то время как длина рулона термостойкой бумаги для обычного ксерокса ограничивается 10 метрами). Облегчается труд секретаря посредством того, что есть возможность автоматически отправлять сообщения как одно для нескольких адресатов, так и разные сообщения для разных адресатов - вариантов огромное количество, причем машина может делать это без участия человека, к примеру, ночью, когда телефонные линии относительно свободны.

Использование компьютера в качестве пишущей машинки позволяет создавать текстовые документы, а использование в качестве графической станции - для создания черно-белых и цветных печатных и графических документов, презентационных материалов и т.д.

При наличии устройств мультимедиа, компьютер можно использовать в качестве кино-, видеопроектора или проектора двух- или трехмерной графики (информация о странах, курортах, гостиницах и даже о планировке номеров в гостиницах).

Используя персональный компьютер для связи по различным компьютерным сетям, его можно применять для бронирования билетов, заказа номеров в гостиницах, аренды автомобилей и иных средств передвижения.

Нельзя не упомянуть и о такой важной функции персонального компьютера, как сохранение информации, иначе говоря - использование компьютера в качестве базы данных. Информация может быть самой разной - будь то координаты партнеров (телефонные номера, номера факса, телекса, электронная почта, координаты серверов компаний: www, ftp, gopher или swais), координаты и другая инфомация о клиентах, и т.д.

 

1.2 Сканеры

 

Устройством для считывания текстовой или графической информации с оригинала и ввода ее в компьютер является сканер. Сканеры переносят информацию с бумажных документов в память компьютера, тем самым создают оцифрованное изображение. Принцип действия сканера следующий: световой поток, создающийся лампой холодного свечения, отражается от оригинала и считывается датчиком. Затем считанная и оцифрованная информация посылается в компьютер. Характеристика сканеров определяется разрешением, с которым возможна оцифровка оригинала, и глубина воспринимаемого цвета. Стандартным разрешением для офисного сканера можно считать 300 — 600 точек на дюйм,  так называемое оптическое разрешение, которое способен дать датчик сканера. Глубина цвета определяется битностью информации о цвете в одной точке. Если в характеристике сканера сказано, что глубина его цветопередачи 32 бит, это означает, что в одной точке хранится информация о 16,7 млн цветов. Оптическое разрешение определяется датчиком сканера и числом отдельных элементов в нем. У сканера, обладающего разрешением 600х1200 точка/дюйм, датчик имеет 600 элементов на дюйм, но датчик в каждый момент времени считывает только одну линию точек. Второй цифрой в обозначении является механическое разрешение сканера, число шагов, совершаемое шаговым двигателем при перемещении датчика вдоль планшета. Данный сканер обладает оптическим разрешением 600 точка/дюйм и механическим — 1200 точка/дюйм. Оптическое разрешение сканера определяется по меньшему числу, а большее число может быть использовано при отсутствии эмпирических результатов для определения вероятности того, что сканер обеспечивает обещанное оптическое разрешение. Оптимальный результат при печати будет получен тогда, когда число пикселов на дюйм изображения соответствует числу точек на дюйм принтера. После оцифровки текста он представляется в виде изображения, и необходимо провести его распознавание. Для этого применяются несколько программ распознавания оптических образов. Пакет распознавания - это специальная компьютерная программа, позволяющая перевести отсканированное графическое изображение текста в текстовый формат. Принципы распознавания, заложенные в различные пакеты похожи. Программа анализирует графический образ символа и выдвигает ряд гипотез, в соответствии с которыми этому образу присваивается соответствующий текстовый эквивалент. Обычно, пакет распознавания универсален и работает с разными шрифтами и стилями начертания символов, хотя некоторые программы позволяют настроиться на конкретный шрифт и даже обучаются неизвестным символам. Некоторые пакеты позволяют учитывать дефекты начертания символов и содержат модули лингвистической поддержки, анализирующие не только каждый символ, но и слово в целом, контекст предложения и всего текста.

Наиболее известны пакеты Omni Page, Read Iris, Text Bridge, Word Links. Практически все сканеры включают в комплект облегченную версию одного из этих пакетов. Все эти пакеты достаточно достоверно распознают латинские тексты и, как правило, содержат несколько языковых модулей, английский, немецкий, французский. Некоторые пакеты включают до 15 языковых модулей. Сканеры Microtek в настоящее время поставляются в Россию с пакетом распознавания Omni Page LE, ориентированном на Windows 95 и Macintosh. Отечественные пакеты ориентированы прежде всего на распознавание кириллицы, хотя в состоянии работать с латинскими и смешанными текстами. Таким образом, при работе с текстом будет осуществляться следующая последовательность действий: помещение оригинала на стекло сканера, запуск программы сканирования, получение изображения, распознавание текста из изображения, помещение распознанного текста в текстовый редактор и его редактирование, если это необходимо.

Для сканирования рисунка изображение помещают на стекло сканера, сканируют и записывают в графическом файле или обрабатывают в графическом редакторе. Существуют ручные сканеры, которые прокатывают по поверхности документа рукой, и планшетные сканеры, по внешнему виду напоминающие копировальные машины.

Ассортимент современных сканеров относится к одному конструктивному типу, т.е. планшетным сканерам. Не зависимо от фирмы-производителя, интерфейса, габаритных размеров и технологии сканирования они имеют в конструкции плоское горизонтально расположенное стекло — планшет. На  стекле размещают подлежащую оцифровке страницу или фотографию; под ним, внутри корпуса, перемещается считывающий элемент (каретка). Перемещая каретку под лежащим на стекле оригиналом, любой сканер прежде всего освещает подлежащую обработке область, для  этого на каретке смонтирован источник света, в большинстве случаев это яркая лампа. Световой поток падает на оригинал, отражается и попадает на ту же каретку, но теперь изменения его яркости и спектрального состава уже несут информацию о той области, от которой произошло отражение, эта информация собирается при помощи оптической системы сканера и преобразуется в электрические сигналы оптико-электронным преобразователем.

Различаются CIS- и CCD-технологии. Оптическая система CIS-сканера устроена намного проще и состоит из одного лишь оптико-электронного преобразователя, располагающегося непосредственно под планшетным стеклом. Длина светочувствительной линейки такого преобразователя CIS (Contact Image Sensor) соответствует ширине планшета сканера, поэтому дополнительные элементы, фокусирующие или перенаправляющие световой поток (зеркала, призмы, линзы), не нужны. CIS-сканер заметно компактнее сканера, реализующего технологию CCD за счет технологии, позволяющей обойтись без зеркал и объектива. В некоторых случаях конструкция CIS-сканера не содержит даже традиционной лампы, вместо которой используются полупроводниковые излучатели. Модели с полупроводниковым осветителем отличаются низкой потребляемой мощностью и менее чувствительны к механическим воздействиям. Оптическая система CCD-сканера заметно сложнее. Прежде чем попасть на оптико-электронный преобразователь, световой поток проходит через две-три линзы, отражается несколькими зеркалами. С выхода оптико-электронного преобразователя (ОЭП) сигнал поступает на вход аналого-цифрового преобразователя. Сигнал имеет теперь вид непериодической последовательности электрических импульсов и может быть обработан различными электронными каскадами. Оптико-электронный преобразователь осуществляет максимально точное  превращение светового потока в поток электронный. Аппарат, конструкция которого подразумевает размещение оригиналов на горизонтальном стекле, называется планшетный сканер. Помимо планшетных различают ручные, листовые или протяжные, барабанные, проекционные и слайд-сканеры.

 

1.3 Копировально-множительные средства

 

     Можно выделить пять основных групп ксероксов:

• портативные копировальные аппараты (portable copiers);
• низкоскоростные копировальные аппараты (low-volume copiers);
• офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume

copiers);

• копировальные аппараты для рабочих групп (high-volume copiers);
• специальные копировальные аппараты (полноцветные и инженерные

машины).

     Портативные копировальные аппараты предназначены для изготовления до 500 копий в месяц, скорость их — 5 —6 копий в минуту, формат А4. Они удобны для использования в домашних условиях или в командировке. Наиболее популярные на сегодняшний день модели Canon FC-330, Canon PC-330, Canon PC-310, Xerox 5220, Sharp Z-20, Mita CC-10.

     Низкоскоростные копировальные аппараты предназначены для небольших туристских фирм с объемами копирования до 1500 — 2500 копий в месяц. Скорость копирования — 10 — 15 копий в минуту, формат A3 и А4. К этому классу относятся такие модели, как Canon NP-1215, Canon NP-1216, Canon NP-1010, Xerox 5310, Xerox 5316, Xerox 5317, Sharp SF-7800, Sharp SF-7370, Ricoh FT-3313.

     Офисные копировальные аппараты среднего класса целесообразно использовать в туристских фирмах с большими потребностями в копировании (до 10 тыс. копий в месяц) и высокими требованиями к оформлению документов (выделение цветом, масштабирование и т.п.). Используемый формат А4 и A3, скорость копирования для формата А4 — 15 — 30 копий в минуту, для A3 —10—20 копий. Этот класс копиров представлен моделями Xerox 5331, Xerox 5332, Ricoh FT-4220, Ricoh FT-4222.

     Копировальные аппараты для рабочих групп предназначены для обслуживания крупных фирм с объемами копирования до 15 тыс. копий в месяц, в которых также необходимо использование дополнительного сервиса (брошюрование и сортировка документов, разделение ресурсов и программирование больших объемов сложных работ). Используемый формат А4, A3, А2, скорость копирования для формата А4 — 40 — 80 копий в минуту.

     В группу специальных копировальных аппаратов отнесены полноцветные копиры, предназначенные для копирования инженерных цветных фотографий, вывода на твердый носитель изображения с компьютера, слайдов и т. п. Представителями этого класса являются Canon CLC-10, Canon CLC-350, Canon CLC-550, Canon CLC-800, Xerox 5760, Xerox Majestic.

 

1.4 Средства отображения  информации

 

     Проекционное оборудование в области социально-культурного сервиса и туризма может использоваться для проведения презентаций и различных зрелищных мероприятий как в помещениях, так и на открытых площадках. К этому виду аппаратуры относятся видеокомплексы (мультимедиа-проекторы и видеопроекторы), плазменные панели.