Автоматизация работы гостиничного комплекса

Федеральное агентство по науке РФ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра международного туризма и менеджмента

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГОСТИНИЧНОГО КОМПЛЕКСА

 

 

 

 

 

 

 

Работу выполнила студентка__курса,___группы____________________И.А.Бухановская

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………      3

1. Автоматизированные системы………………………………………………     5

1.1 Автоматизация бизнеса…………………………………………………….     5

1.2 Понятия об автоматизации, автоматизированных системах…………....      5

1.3 История систем автоматизации…………………………………………….       7

2 Системы автоматизации  гостиничного бизнеса……………………………      9

2.1 Виды систем автоматизации  гостиничных комплексов…………………    9

3 Автоматизация гостиничных комплексов  путем

«Русский Отель» и «SERVIO»………………………………………………..     20

Заключение……………………………………………………………………...      28

Список использованной литературы………………………………………….      30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение  

 

В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации требует расширения автоматизированных информационных систем.

Что представляет собой программа автоматизации гостиницы? Для всякого гостиничного комплекса самой значимой трудностью считается выгодное использование всех комнат, а также ведение незамедлительных расчетов. Первостепенная проблема гостиничного бизнеса – наиболее эффективное использование номерного фонда и проведение оперативных, корректных расчетов. Для этого приобретается методика руководства отелем, помогающая быстро принимать заявки, комнаты, выписывать платежки. Если требуется оптимизировать внушительный по размерам гостиничный комплекс, программа должна быть дополнена теми или иными возможностями. Клиенты гостиниц могут оценить интернет кабель, подведенный в каждый номер, перспективу оформить заказ через сеть, клубные программы и другие приемы обслуживания, обеспечить которые могут лишь автоматизации гостиниц.

Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей. 

Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала.

 Для повышения уровня  и качества услуг, а также для контроля над деятельностью персонала наиболее заинтересованные компании внедряют специализированные решения, автоматизирующие основные бизнес-процессы: планирование загрузки (отъезд и приезд), управление отношениями с клиентами, контроль работы персонала, качества и времени оказания услуг. Период активного внедрения и обновления телекоммуникационного оборудования, обеспечения беспроводного доступа в интернет уже прошел. Сегодня широко внедряются системы идентификации ключей, покупки и бронирования номеров через интернет, поддержки ценообразования, системы сбора и обработки информации, создаются сетевые вычислительные инфраструктуры.

Целью написания данной курсовой работы является изучение автоматизации работы гостиничных комплексов. В соответствии с поставленной целью в настоящей работе поставлены следующие задачи:

– изучить теоретические основы автоматизированных систем;

– рассмотреть историю систем автоматизации;

– рассмотреть виды систем автоматизации гостиничных комплексов;

– выявить усовершенствованные системы автоматизации гостиничных комплексов.

В конце сделаны определенные выводы по тематике работы и приводится список использованной литературы.

 

 

 

1 Автоматизированные системы

 

1.1Автоматизация бизнеса

 

Автоматизация бизнеса - это такой же признак современности, как цифровая техника или современные средства транспорта. Экономия трудовых затрат и времени – вот основная цель любой автоматизации. ПК, методики контроля, автоматические замки, информационные базы и многие другие устройства и программы производятся в основном для того, чтобы сделать труд людей более результативным. 1

Если основной задачей автоматизации является понижение опасности для человека, нарастание производительности труда, то автоматизация ресторана или автоматизация гостиниц служит немного другим результатам - таким, как повышение качества услуг, оперативности бизнес-процессов. Базой для всякой автоматизации становится компьютерная сеть и специфическое оснащение.2

 

1.2 Понятия об автоматизации, автоматизированных системах

 

Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоёмкость выполняемых операций. Требует дополнительного применения датчиков (сенсоров), устройств ввода, управляющих устройств (контроллеров), исполнительных устройств, устройств вывода, использующих электронную технику и методы вычислений, иногда копирующие нервные и мыслительные функции человека. Наряду с термином автоматический, используется понятие автоматизированный, подчеркивающий относительно большую степень участия человека в процессе.

Автоматизируются:

– производственные процессы;

– проектирование;

– организация, планирование и управление;

– научные исследования;

– бизнес-процессы.

Цель автоматизации — повышение производительности труда, улучшение качества продукции, оптимизация управления, устранение человека от производств, опасных для здоровья.3

Автоматизированная информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.                                                                                                                                       

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.4

Информационная система – это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или информацией, имеющими отношение к организации. Информационная система управления, в общем случае, состоит из четырех подсистем: системы обработки транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему руководителя, экспертную систему и искусственный интеллект.5

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.6

 

1.3 История систем автоматизации

 

1 этап. Первые информационные  системы появились в 50-х гг. В  эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

2 этап. 60-е гг. знаменуются  изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

3 этап. В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы начинают  широко использоваться в качестве  средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего  процесс принятия решений.

4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Системы автоматизации гостиничного бизнеса

 

2.1 Виды систем автоматизации  гостиничных комплексов

 

Система автоматизации гостиничного бизнеса КредОтель 2.0.

Система КредОтель 2.0 предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения:

– прием и регистрация гостей;

– поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей ;

– поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;

– обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;

– учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;

– прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов;

– оформление возвратов, при досрочном выезде;

– работа с группами и групповыми счетами;

– анализ состояний счетов проживающих гостей. 

Автоматизация работы службы бронирования:

– прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;

– планирование загрузки номерного фонда;

– ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;

– отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;

– ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;

– оформление договоров с клиентами;

– работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);

– формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы:

– составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);

– учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;

– анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;

– сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы:

– оформление необходимой документации при работе с контрагентами;

– ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;

– учет и планирование платежей;

– анализ финансового состояния;

– формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы:

– состояние номерного фонда;

– предстоящие заезды и выезды;

– проживающие гости;

– история проживания гостей за выбранный период;

– текущая загрузка;

– загрузка за период;

– планируемая загрузка;

– состояние счетов гостей;

– взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;

– динамика загрузки номерного фонда;

– предоставленные услуги;

– финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;

– взаимоотношения с контрагентами;

– категории гостей.

Основные особенности системы:

– использование принципа расчетный час при определении количества дней проживания;

– автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;

– автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;

– учет номерного фонда по номерам и местам;

– возможность поселения на дополнительное место;

– бронирование как номеров, так и категорий;

– разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;

– возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;

– возможность работы с компонентой Web – расширение, для настройки системы удаленного бронирования;

– взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);

– возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;

– поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие со смежными системами:

Бухгалтерия

Экспорт сводных данных о хозяйственных операциях гостиницы в программу 1С: бухгалтерия с требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

Тарификационная система

Автоматическое начисление стоимости телефонных переговоров из номеров на счета гостей, на основании данных, полученных из тарификационных систем. Тарификационная система по умолчанию — «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.