Персональные данные работника

Если на момент проверки организации государственной инспекцией труда Положение о персональных данных было принято и работники ознакомлены с ним под роспись, то оснований для применения санкций нет.

Поскольку исходя из содержания ст. 87 ТК РФ Положение о персональных данных является обязательным документом, в случае проверки организации проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Однако если на момент проверки такое Положение в организации имеется и работники с ним ознакомлены, оснований для применения штрафных санкций к работодателю нет. Тот факт, что на момент приема работников в организацию Положения о персональных данных не было, не будет иметь значения, если работодателем не были допущены нарушения правил хранения, использования и обработки персональных данных.

 

 Ознакомление  с Положением о персональных  данных

Исходя из требований ст. ст. 68, 86 ТК РФ работники и их представители должны быть под роспись ознакомлены с Положением о персональных данных. Факт ознакомления с указанным Положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора (путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом Положении на листе ознакомления с ним). Работодатель может также предусмотреть в организации журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, где работники будут расписываться в подтверждение того, что они ознакомлены с соответствующими актами (в т.ч. с Положением о персональных данных).

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Исходя из смысла данной нормы, работодатель обязан именно под роспись ознакомить работников с Положением о персональных данных. Рассылка документа по электронной почте не будет считаться ознакомлением под роспись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

 

 Изменение  и дополнение персональных данных

Законом не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных.

Однако несвоевременное предоставление работником измененных данных может повлиять на исполнение работодателем своих обязанностей. Так, например, работодатель не сможет принять от работника листок временной нетрудоспособности, если в нем будет указана другая фамилия, поскольку Фонд социального страхования в таком случае не возместит работодателю выплаченную сумму.

Аналогичные ситуации могут возникнуть и с заработной платой, если она перечисляется работнику на зарплатную карточку через банк. Помимо этого, работодатель должен уведомить Пенсионный фонд об изменении данных конкретного работника (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

При изменении данных руководителя организации следует сообщить прежде всего в налоговый орган в течение трех дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Для того чтобы выполнить данное требование, нужно воспользоваться формой N Р14001. Посредством заполнения данной формы в налоговый орган сообщаются сведения об изменениях в Едином государственном реестре юридических лиц, не связанных с изменениями в учредительных документах.

В связи с тем что своевременное предоставление изменившихся персональных данных избавит работодателя от многих проблем, следует прописать в Положении о персональных данных обязанность работника ставить работодателя в известность о таких изменениях в конкретный срок.

Исходя из того что персональные данные работника могут содержаться во многих документах работодателя, изменения вносятся следующим образом:

- в личную карточку  работника (форма N Т-2). В соответствии  с п. 1 Указаний, утвержденных Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Следовательно, прежние сведения необходимо зачеркнуть одной чертой и сверху или рядом с соответствующей графой поместить новые данные и заверить подписью работника кадровой службы;

- в трудовую книжку. В  соответствии с п. 2.3 Инструкции  по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России  от 10.10.2003 N 69) изменения записей в  трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество или дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы проставляются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или кадровой службы). Следует также учитывать, что согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Для внесения изменений в другие документы, содержащие персональные данные работника (например, книгу учета движения трудовых книжек и т.д.), необходимо в произвольной форме составить приказ об изменении персональных данных конкретного работника. На основании этого приказа будут вноситься изменения во все остальные соответствующие документы. Внесенные изменения необходимо заверить подписью ответственного работника и печатью организации.

Согласно п. п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н), если работник сменил фамилию, имя или отчество, работодатель должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства в связи с изменением персональных данных, подписанное работником, и опись документов (формы N АДВ-2 и N АДВ-6, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). После получения работодателем нового свидетельства его следует выдать в течение недели работнику, который должен расписаться в подтверждение выдачи в сопроводительной ведомости (п. 14 указанной Инструкции).

В соответствии с п. 17 указанной Инструкции страхователь в месячный срок после получения в территориальном органе ПФР страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган следующие документы:

- сопроводительную ведомость;

- листки исправлений;

- заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства;

- страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным  лицам по причине невостребованности  или наличия в них ошибок.

Ставить в известность остальные фонды (социального страхования, обязательного медицинского страхования) о смене работником фамилии, имени, отчества не нужно.

 

 Внесение изменений  в трудовой договор при изменении  персональных данных (смена фамилии  и т.д.)

Закон не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения рекомендуется отражать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Это, например, позволит избежать следующей ошибки: в соглашении о переводе работника на другую должность в трудовом договоре указана прежняя фамилия работника, а в дополнительном соглашении - новая.

 

 Срок хранения  персональных данных

Исходя из положений Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) данные документы относятся к документам долговременного хранения и сроки их хранения составляют 75 лет или постоянно. Согласно данному Перечню личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет. Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет. Также 75 лет хранятся личные карточки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет.

 

ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

Ситуации, когда необходима передача персональных данных

В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия данного работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Также работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника без его письменного согласия в коммерческих целях.

Информация о персональных данных работника может предоставляться при соблюдении вышеуказанных условий как работникам организации, так и должностным лицам государственных органов и другим организациям. Работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных, если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение такой информации или же отсутствует письменное согласие работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. В таком случае выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

Обязанность работодателя обеспечивать защиту персональных данных работника подтверждается судебной практикой. Так, суд указал, что работодатель правомерно не представил акционерам общества копию трудового договора с генеральным директором, поскольку ст. 88 ТК РФ установлен запрет на передачу персональных данных работника третьей стороне, а в соответствии со ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих защиту персональных данных, несут административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

 

 Лица и органы, которым могут передаваться персональные  данные без согласия работников

При несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) - также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ.

Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ).

Не требуется согласие работников на обработку персональных данных, если они предоставляются профессиональным союзам для контроля за соблюдением трудового законодательства работодателем (ст. 370 ТК РФ, ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ). Настоящая позиция изложена в письме Роскомнадзора от 27.06.2011 N ШР-13444.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ работодатель обязан представить указанные данные в Пенсионный фонд РФ в следующих случаях:

- при начальной регистрации  застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;

- при приеме на работу  не имевших до этого страхового  стажа и страхового свидетельства  обязательного пенсионного страхования  граждан или при заключении  с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

- при ликвидации, реорганизации  юридического лица, прекращении  физическим лицом деятельности  в качестве индивидуального предпринимателя, снятии с регистрационного учета в качестве страхователя-работодателя адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой;

- при утрате работающим  у него застрахованным лицом  страхового свидетельства обязательного  пенсионного страхования;

- при изменении передаваемых сведений о работающих у него застрахованных лицах.

Согласно п. 2 ст. 11 указанного Закона страхователь представляет в Пенсионный фонд РФ один раз в год, но не позднее 1 марта о каждом работающем у него застрахованном лице сведения, в которых указывает:

1) страховой номер индивидуального  лицевого счета;

2) фамилию, имя и отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого  на работу в течение отчетного  периода) или дату заключения  договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

4) дату увольнения (для  застрахованного лица, уволенного  в течение отчетного периода) или дату прекращения договора  гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

5) периоды деятельности, которые входят в стаж работ  с особыми условиями труда, в  районах Крайнего Севера и  приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись пенсионные взносы;

7) сумму начисленных пенсионных  взносов;

8) другие сведения, необходимые  для правильного начисления трудовой  пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное  лицо, которое является субъектом профессиональной пенсионной системы;