Компенсация за использование личного транспорта

Компенсация за использование  личного транспорта

 

В. Семенихин, независимый  эксперт

Ежемесячный журнал "Новая  бухгалтерия" N 11, 2008 г.

АКДИ "Экономика и жизнь"

Обязанность работодателя выплачивать  работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества  и возмещать расходы, связанные  с использованием имущества, предусмотрена  Трудовым кодексом Российской федерации. О том, как данная норма применяется  на практике, читайте в настоящем  материале.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного  имущества работнику выплачивается  компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного  транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также  возмещаются расходы, связанные  с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

Как видим, из положений ст. 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:

– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного  транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;

– расходы, связанные с  использованием имущества.

Поэтому одному и тому же работнику может выплачиваться  компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного  имущества.

Отметим, что при использовании  личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию  и возмещение расходов работник не вправе.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового  договора, выраженным в письменной форме.

В настоящее время нормы  компенсации работникам за использование  собственного имущества в деятельности организации законодательно не установлены, за исключением компенсации за использование  личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ определено, что расходы  на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся  к прочим расходам, связанным с  производством и реализацией.

Расходы на компенсацию за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Следовательно, для целей  налогообложения прибыли выплаты  компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных  целях нормируются.

Эти нормы установлены  постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92).

С 1 января 2004 г. нормы компенсации, утвержденные Постановлением № 92, составляют:

 

1200 руб. в месяц –  для машин с объемом двигателя  до 2000 кубических сантиметров;

1500 руб. в месяц –  для машин с объемом двигателя  свыше 2000 кубических сантиметров;

600 руб. в месяц –  для мотоциклов.

Итак, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщик может принять  в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла только в указанных  пределах норм.

Сумма превышения компенсации над  установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль  не учитывается на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

Обратите внимание! По поводу компенсации личного автотранспорта даны разъяснения в письмах УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»: в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.

В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика  в виде компенсации за использование  для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения  прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.

При исчислении налога на прибыль  произведенные расходы необходимо документально подтвердить и  экономически обосновать (ст. 252 НК РФ).

Основанием для выплаты  компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных  поездок, являются:

– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором  устанавливаются размеры этой компенсации;

– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в  установленном порядке.

Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.

Справка. Формы путевых  листов для учета работ в автомобильном  транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин  и механизмов, работ в автомобильном  транспорте».

Согласно указанному документу  путевые листы предназначены  для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве  собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов  вести учет служебных поездок  в путевых листах является неправомерным.

Данная позиция подтверждена арбитражной практикой (Постановление  ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05-8).

В письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 сказано, что при  отсутствии работника на рабочем  месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

На основании изложенного  можно сделать вывод: в тех  месяцах, когда работник по табелю учета  рабочего времени отработал все  дни, организация имеет право  учесть в составе расходов, уменьшающих  налогооблагаемую прибыль, всю сумму  компенсации (в установленных НК РФ пределах). Если работник в каком-либо месяце отработал не все дни, то сумма  компенсации за этот месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням.

Пример.

Предположим, что работнику  организации выплачивается компенсация  за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 1500 руб. в месяц.

В апреле работник отработал  все дни. В мае работник был  временно нетрудоспособен в течение 14 рабочих дней.

В данном примере за апрель работнику выплачивается компенсация  в полном размере – 1500 руб.

Рассчитаем сумму компенсации, выплаченную работнику за май:

1500 руб. x 6 дн. : 20 дн. = 450 руб.

При выплате работнику  организации каких-либо компенсаций  у налогоплательщика могут возникнуть вопросы о порядке исчисления и уплаты ЕСН и НДФЛ.

Рассмотрим порядок обложения  ЕСН компенсационных выплат.

Объектом обложения ЕСН  для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а  также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ).

При определении налоговой  базы по ЕСН учитываются любые  выплаты и вознаграждения (за исключением  сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне  зависимости от формы, в которой  осуществляются данные выплаты (п. 1 ст. 237 НК РФ).

Не подлежат налогообложению  все виды установленных законодательством  Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов  местного самоуправления компенсационных  выплат (в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  Российской Федерации), связанные с  выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование  им личного легкового автомобиля (мотоцикла), ЕСН не облагается.

Если организация выплачивает  работникам компенсации в размере, превышающем установленные нормы, то сумма превышения также не облагается ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как  выплата, не уменьшающая налоговую  базу по налогу на прибыль. Такие разъяснения  приведены в письмах УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, Минфина  России от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192.

Следовательно, на эти выплаты  не начисляются и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее – Закон № 167-ФЗ)).

Таким образом, компенсация  за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  и мотоциклов, выплачиваемая работнику, ни ЕСН, ни взносами на обязательное пенсионное страхование не облагается в полном объеме (как в пределах нормы, так  и в части суммы превышения).

Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств  на осуществление обязательного  социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184, страховые  взносы на обязательное социальное страхование  от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний  не начисляются на выплаты, установленные  Перечнем выплат, на которые не начисляются  страховые взносы в ФСС Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765.

В соответствии с п. 10 указанного Перечня не начисляются страховые  взносы на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации  взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством  Российской Федерации, суммы, выплачиваемые  в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками  трудовых обязанностей.

Следовательно, с суммы компенсаций  за использование для служебных  поездок личных легковых автомобилей  в размере, установленном соглашением  сторон трудового договора, не начисляются  страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний.

Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Западного  округа от 24.04.2007 по делу №А 26-5397/2006-210, Уральского округа от 07.06.2005 по делу № Ф09-2435/05-С1.

Рассмотрим бухгалтерский  учет и обложение НДФЛ компенсационных  выплат работникам за использование  личного автотранспорта.

При определении налоговой  базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как  в денежной, так и в натуральной  форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ).

Не подлежат налогообложению  компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением  налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных  расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В письмах УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ сказано, что основанием для  выплаты компенсации работникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций. Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, предоставляя организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.

 Постановлением № 92 утверждены нормы расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Таким образом, ежемесячная  денежная компенсация за использование  личного транспорта, выплачиваемая  работнику организации в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, не подлежит обложению НДФЛ.

Сумма компенсации, превышающая  установленные действующим законодательством  нормы, подлежит обложению НДФЛ в  общеустановленном порядке.

В бухгалтерском учете  расходы организации по выплате  компенсаций за использование для  служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с п. 5 приказа Минфина России от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг на основании  п. 9 ПБУ 10/99.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организации и Инструкцией  по его применению, утвержденными  Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».