Внутримашинное информационное обеспечение управления

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

 

 

 

 

 

Дисциплина: Информационное обеспечение управления

Тема: Внутримашинное информационное обеспечение управления 

 

 

 

 

 

           Выполнила студентка 4курса

                                                                                                                                Форма обучения: заочная

                                                                        Специальность: ДОУ

                                                               Проверил ст. преп.

                                                    

                                                                

                                                                 

 

 

 

 

 

 

Нижний Новгород

2012год

 

 

Введение

Информационное  обеспечение системы управления - совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.

Оно включает оперативную  информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляются требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, необходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновления и работоспособности. Использование принципов базы и банка данных предполагает организацию хранения информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей. Такая организация данных решает целый рад проблем.

Данная тема исследования не получила полного освещения в  научной литературе. Изучаемая тема рассмотрена неполно, в рамках общей  темы информационного обеспечения  управления предприятием. Все это объясняет актуальность данной работы и требует дальнейшего изучения.

Цель исследования - изучить особенности внутримашинного информационного обеспечения управления. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить состав внутримашинного информационного обеспечения;

выделить основы организации  внутримашинного информационного  обеспечения;

дать общую характеристику ООО Туристическая фирма "Фест";

рассмотреть оперативное  управление туристической услугой.

Объект исследования - внутримашинное информационное обеспечение.

Предмет иследования - особенности внедрения и функционирования внутримашинного информационного обеспечения управления.

Гипотеза исследования: менеджмент, персонал и автоматизация - вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит фирме успех, используя преимущества компьютерных технологий, современная компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего успеха.

Структура работы: введение, основная часть (2 главы), заключение, список литературы, приложение.

 

Глава 1. Теоретические аспекты изучаемого вопроса

1.1 Информационное обеспечение  управления

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно  хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.¹

В теории управления целесообразно  применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

исходные данные и  результаты расчетов хранятся длительное время.²

 

Рисунок 1. - Схема передачи информации

 

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием  и большой емкостью памяти. Оптимальный  способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Взаимодействие между  информационными технологиями и  организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа  факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут  заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно  проектировать новые системы  или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. Однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Итак, можем подвести итоги к выше сказанному.

1. Системный подход  позволяет представить организацию  как сложную открытую социальную  систему - механизм, берущий элементы  входа из внешнего по отношению  к организации окружения и  подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организации, представленные  в виде систем, состоят из взаимозависимых  составных частей: задачи, структуры  и системы, культура, люди. Изменение  в одной составной части системы  приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента "структуры и системы", может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.

3. В рамках системного  подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут "работать" или "не работать" в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.

4. Миссия и разделяемое  видение являются основополагающими  факторами деятельности организации  и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.

5. Организация - это  система процессов, в которые  вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие  виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании - это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.

6. Анализ деятельности  и последующее моделирование  бизнес-процессов - второе необходимое  условие для эффективного внедрения  ИТ-решения.

7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.

8. Разработка и внедрения  решения с применением информационных  технологий - процесс итерационный  и требует постоянной корректировки  и обновления, поэтому компания  должна быть обеспечена соответствующими  ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

1.2 Состав внутримашинного информационного обеспечения

 

Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме воспринимаемой техническими средствами компьютерной информационной системы управления. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение являет собой совокупность сведений, представленных формализовано и используемых при решении задач в управлении.

Основной формой организации  информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением  системы управления базой данных (СУБД). Как правило, БД является интегрированным представлением данных многоцелевого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются "изолированные" массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслуживаются вне СУБД в прикладных программах. СУБД предоставляет интерфейс для работы пользователя с БД. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных). БД может быть централизованной (храниться в одном компьютере) или распределенной в сети (храниться в нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, Informix, SQL-Server, DB2 и др.

БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания промежуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и др.

БД отдельных задач ИС.³

 

 

Внутримашинное ИО включает организацию  файлов в памяти ЭВМ.

Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы.

Применяется традиционная, локальная, пофайловая организация внутримашинного  обеспечения, которая используется при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам  и исключает установление связи  между файлами и коллективную работу в диалоге. Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД - это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.⁴

Основные требования, предъявляемые  к автоматизированным банкам данных: сведение к минимуму дублирования в хранении данных; прямой и коллективный доступ к данным; защита данных от несанкционированного доступа; адаптация данных к развитию информационного обеспечения; обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов; минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.