Оргтехника

московский государственный университет сервиса

Государственный институт Туризма и гостеприимства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

контрольная работа

по дисциплине: современные средства оргтехники.

 

3 вариант

 

Выполнил: студентка 3 курса заочного отделения, Специальность 2305 Вишневская Екатерина

Проверил:

 

 

 

 

 

 

Москва 2001 г.

 

 

 

 

Содержание

 

 

1

 

Введение

 

Перемены нашего времени обусловили возрастающий интерес разного рода коммерческих и некоммерческих организаций  к применению компьютерной техники для обеспечения информационной поддержки своего бизнеса. Это является следствием относительной стабилизации экономики, прекращения падения производства, а в некоторых областях и заметного его роста; что позволяет успешным организациям инвестировать определенные средства в облегчение каждодневной рутинной работы по сбору и обработке информации, обеспечивающей бизнес-процесс.

 

Информационные  системы их функционирование.

 

Информационная  система - это организованные человеком  системы сбора, хранения, обработки и выдачи информации, необходимой для эффективного функционирования субъектов и объектов управления. Данные системы являются средством удовлетворения потребностей управления в информации, которое заключается в том, чтобы в нужный момент из соответствующих источников получать информацию, причем такую, которая должна быть предварительно систематизирована и определенным образом обработана.

К компонентам информационной системы относятся:

1. информация, необходимая для выполнения одной или нескольких функций управления;
2. персонал, обеспечивающий функционирование информационной системы;
3. технические средства;
4. методы и процедуры сбора и переработки информации.

Информационные системы, как и  любые другие системы, помимо структуры  характеризуются функциями, которые они выполняют. С технологической точки зрения их функции можно подразделить на подготовительный и основные. Первые заключаются в фиксации, сборе данных, кодировании и записи их на машинные носители, вводе в память электронно-вычислительных машин (в случае автоматизации) и систематизированном хранении. Вторые - сводятся к поиску или содержательной обработке информации, документальному оформлению и размножению результатов поиска и обработки, передаче выходной информации потребителям.

Некоторые отечественные и зарубежные исследователи связывают понятие информационной системы с автоматизацией информационных процессов на базе ЭВМ. Автоматизация информационных процессов является актуальной задачей в проблематике совершенствования социального управления. Однако связывать понятие информационной системы только с внедрением в информационный процесс ЭВМ неправомерно. Потребность в систематизированной и специально обработанной информации для нужд управления была давно создана человеком , и человек научился собирать, обрабатывать и передавать информацию, и к моменту появления автоматизации информационная система уже существовала как реальность. В настоящее время, когда решаются задачи создания информационных систем на базе ЭВМ , наряду с последними функционируют и такие информационные системы, автоматизация которых или невозможна, или невыгодна.

В научной литературе наряду с понятием "информационная система" употребляется и понятие "система информации" . В этой связи представляется необходимым  сказать несколько слов об их соотношении . Наибольшее распространение получил подход, при котором система информации рассматривается как совокупность различных видов информации, обеспечивающих выполнение определенных задач. Авторы придерживающиеся данной позиции, акцентируют внимание на видах информации, на их взаимосвязи между собой и выполняемыми системой управления функциями, т.е. на информации как таковой.

Существует и противоположная  точка зрения, сторонники которой  под системой информации понимают не совокупность информации, а то, посредством чего она функционирует. В органах внутренних дел рассматриваемая точка зрения нашла свое выражение в такой формулировке: "Система информации в органах внутренних дел складывается из ряда взаимосвязанных элементов: источников получения информации, каналов связи и передачи, средств хранения и обработки".

Всю циркулирующую в  любом органе управления информацию можно представить в виде системы, но при этом нельзя указанное понятие  ограничивать лишь совокупностью различных  видов информации или только суммой методов и средств ее сбора и обработки. Нелогично, видимо, отделять информацию от информационных процессов, т.е. от ее движения и преобразования. Для реализации непрерывного управленческого процесса важна не только сама информация , но и организация обмена информацией как между компонентами системы, так и между системой и внешней средой. Поэтому более правильным было бы такое толкование системы информации, когда в число ее компонентов включаются виды, потоки и массивы информации; каналы связи; приемы, методы и средства сбора, обработки и хранения. Если исследуется информационная модель какой-то системы управления, то важным является не только уяснение содержания информации, но и понимание механизма функционирования модели. К материальной же основе такого механизма следует отнести совокупность используемых приемов, методов и средств сбора, передачи и обработки информации. Существенным компонентом системы информации считаются органы (подразделения), осуществляющие организацию и реализацию информационного процесса.

Следовательно под системой информации мы понимаем совокупность всех видов информации, необходимой для эффективного функционирования конкретной системы управления, а  также комплекс методов, средств  и организационных форм реализации информационного процесса.

Каково же соотношение понятий "система  информации" и "информационная система"? 
"Некоторые системы, - отмечает Ю.И. Черняк, - необозримы для наблюдателя либо во времени, либо в пространстве, т.е. задачу над данным объектом нельзя решать без того , чтобы не принимать во внимание тот факт, что наблюдатель физически не может одновременно обозревать всю систему ... В таких случаях выход из положения заключается в последовательном рассмотрении системы по частям. Таким образом, большая система - это система, которая не может рассматриваться иначе, как в качестве совокупности априорно выделенных подсистем". К такого рода системам относятся и системы информации , в которых выделенными подсистемами выступают информационные системы.

Если понятием "система информации" охватывается вся информация органа управления, то понятием "информационная система" - часть этой информации. Объективная необходимость создания не одной , а многих информационных систем обуславливается тем, что информация в органе управления отличается по содержанию, задачам, которые с ее помощью решаются, методам и средствам сбора, передачи и обработки. Деление системы информации на отдельные информационные системы позволяет применять разнообразные методы и средства решения информационных задач в зависимости от наличия различных факторов, осуществлять поэтапное проектирование и внедрение локальных информационных систем с последующей увязкой их в единую систему информации, что происходит на практике.

Таким образом, системы информации можно представить как совокупность информационных систем, обеспечивающих эффективное выполнение функций управления. При этом понятия информационной системы и системы информации соотносятся как часть к целому. 
Информационные системы в органах внутренних дел различаются по назначению, характеру решаемых задач, уровням функционирования и другим признакам. Задача их классификации связана с проблемой 
классификации самих информационных систем, так как любая информационная система может быть в той или иной степени автоматизирована.

Информационные  системы можно разбить на три  класса: учетные (следящие, прогнозирующие, справочные); аналитические (советующие, прогнозирующие, диагностические); решающие (управляющие, планирующие). Как видно из приведенной классификации информационные системы разделяются на следующие уровни: не производящие качественного изменения информации (учетные системы); анализирующие информацию (аналитические системы); вырабатывающие решения (решающие системы). 
Между этими классами существует определенная зависимость, выражающаяся в том, что предыдущий класс является исходной базой для последующего, а каждый последующий предполагает возможность решения задач предыдущего класса. Так, статистические системы помимо собственных задач выполняют справочные функции, а следящие системы решают задачи статистического и справочного характера. 
Приведенная классификация автоматизированных информационных систем раскрывает перспективы их развития. В основу классификации автоматизированных информационных систем функционирующих в настоящее время в органах внутренних дел может быть положен такой признак как особенности машинной обработки информации. Их решение с помощью ЭВМ имеет определенную специфику, которая проявляется в особенностях технологии реализации информационных задач. По этому признаку информационные задачи можно разделить на три группы: расчетные, аналитико-статистические, информационно-поисковые.

Автоматизированные  расчетные информационные системы характеризуются относительно небольшими объемами входной и выходной информации и значительным удельным весом вычислительных операций.

Автоматизированные  аналитико-статистические информационные системы предназначены для сбора и обработки статистической информации характеризуются большим объемом входной и выходной информации, а также большим удельным весом логических операций по сравнению с арифметическими в программах используемых этими системами.

Автоматизированные  информационно-поисковые системы используются для выполнения основных функций органов внутренних дел. Их особенность заключается в накоплении и постоянном корректировании больших массивов информации о лицах, фактах и предметах, представляющих оперативный интерес. Можно отметить большую трудоемкость первоначального ввода рабочего массива информации и разнесенную во времени работу по добавлению новой информации. Кроме того, объекты непрерывно находятся в динамике, что требует постоянного корректирования информации, характеризующей эти объекты.

В процессе развития автоматизированных информационно-поисковых систем сформировались три вида информационного обслуживания - ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ, ФАКТОГРАФИЧЕСКОЕ И КОНЦЕПТОГРАФИЧЕСКОЕ. Каждому из этих видов соответствует своя информационная система, представляющая собой подсистему общей информационной системы общества.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ система, в течении уже многих веков обеспечивала информационное обслуживание общества в целом и различных его институтов, в том числе науки и техники. 
Сущность документального обслуживания заключается в том, что информационные потребности членов общества удовлетворяются путем предоставления им первичных документов, необходимые сведения из которых потребители извлекают сами. Обычно грамотное документальное обслуживание осуществляется в два этапа: сначала потребителю предоставляется некоторая совокупность релевантных (релевантность 
- смысловое соответствие содержания документа информационному запросу смысловое соответствие между двумя текстами) его запросу вторичных документов (этот этап называется библиографическим), а затем, после отбора потребителем из этой совокупности определенного числа уже пертинентных (пертинентность - соответствие содержания документа информационной потребности конкретного специалиста) документов, ему предоставляют сами документы (этот этап называется библиотечным обслуживанием). Таким образом, потребность в информации при документальном обслуживании удовлетворяется опосредовано, через первичный документ.

В отличии от документального  обслуживания ФАКТОГРАФИЧЕСКОЕ предполагает удовлетворение информационных потребностей непосредственно, т.е. путем представления потребителям самих сведений (отдельных данных, фактов, концепций). Эти сведения, также релевантные запросам потребителей, предварительно извлекаются информационными работниками из первичных документов и после определенной их обработки (оформления) представляются потребителям. Следует уточнить само понятие "фактографическая информация". «ФАКТОГРАФИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ» следует понимать сведения не только фактического характера, но и теоретического, предположительного, оценочного характера, т.е. включать и факты, и концепции, все то, что может быть объектом извлечения из текста, описания на определенном информационном языке, хранения и поиска в той или иной информационной системе.

Если  в случае документального и фактографического обслуживания потребителю информации предоставляются документы или сведения, извлеченные из информационного потока, так сказать, в "натуральном" виде, то при КОНЦЕПТОГРАФИЧЕСКОМ обслуживании все это (документы и сведения) подвергаются интерпретации, оценке, обобщению со стороны информационного работника. В результате такой интерпретации формулируется так называемая ситуативная информация, содержащая в себе оценку рассматриваемых сведений, тенденций и перспективы развития отдельных научных и технических направлений, рекомендаций и пр. По этой причине под концептографическим обслуживанием можно также понимать формулирование и доведения до потребителей ситуативной информации, в явном виде не содержащейся в анализируемых источниках, а полученной в результате информационно-логического и концептографического анализа некоторой совокупности сообщений. Другими словами, в случае концептографического обслуживания потребителю представляются не только сведения о документе или сами сведения из документа, но и некоторая дополнительная информация, привнесенная информационным работником в процессе их интерпретации. 
Все виды информационного обслуживания функционируют на основе своих специфичных рядов вторичных документов. По сути дела каждая из разновидностей обслуживания сводиться к созданию своего ряда вторичных документов и доведению их до потребителя различными средствами и в различных режимах информационного обслуживания.

Существенное повышение эффективности  информационных систем в настоящих  условиях, когда открыты возможности внедрения в информационный процесс высокопроизводительных технических средств, может быть достигнута за счет их автоматизации. Появление автоматизированных информационных систем - результат объективного процесса, обусловленного научно-технической революцией. Эти системы, интегрируя информацию, обеспечивают комплексное решение задач управления.