Основы документооборота в таможенных органах

Государственное казенное образовательное учреждение

 высшего профессионального  образования 

«Российская таможенная академия»

«RUSSIAN CUSTOMS ACADEMY»

 

Санкт-Петербургский имени В.Б.Бобкова филиал

Российской таможенной академии                                 ________________________________________________________

 

Кафедра информатики и ИТТ

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы документооборота в таможенных органах»

Вариант 10

 

 

 Выполнил: 

студент 4-го курса заочной формы обучения факультета таможенного дела,

 группы 4121-зс 

 

 Проверил:                                                     .

                  (инициалы, фамилия преподавателя)

      _______________________________________.                          (уч. степень, должность)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2014

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Теоретическая часть……………………………………………………………4

1.1. Документооборот и его основные этапы. Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения ………………………4

1.2. Реквизиты документов: герб субъекта РФ, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа …………………...7

2. Практическая  часть ……………………………………………………………13

2.1. Практическое задание № 1 ………………………………………………….13

Заключение ……………………………………………………………………….15

Список использованных источников……………………………………………16

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечение – это важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (факсов, модемов) и сетевых технологий.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Целью данной работы является изучение понятия документооборот и рассмотрение реквизитов документов.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие  документооборот и его основные этапы;

2. Описать процесс предварительного  рассмотрения документов в службе документационного обеспечения;

3. Охарактеризовать некоторые  из реквизитов документов, а именно: герб субъекта РФ, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

 

 

1. Теоретическая часть

1.1. Документооборот и его основные этапы. Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки1.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть2.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии3. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы называют электронным документооборотом4.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

В документе, поступившем в организацию, в качестве адресата может быть указана организация, ее подразделение, руководитель или работник. При этом значительный процент входящих документов независимо от их тематики и автора, как правило, адресуется организации или ее руководителю. Но передавать руководителю организации их все нецелесообразно5.Поэтому после этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе делопроизводства рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения6.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы делопроизводства, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

- примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

- перечня должностных лиц и их обязанностей;

- технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

- важность его содержания;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

- реальная срочность исполнения документа;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 

Задача службы делопроизводства на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения7.

Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 

 

1.2. Реквизиты документов: герб субъекта РФ, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа

 

Реквизит документа – это элемент оформления документа8.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТ ом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов9.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Из всего списка рассмотрим более подробно несколько реквизитов, а именно под номерами: 02, 10, 18, 22 и 24.

1. Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа10.

2. Наименование вида документа  составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) 11.

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается12. Наименование вида документа пишется прописными буквами13.

3. Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа14.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение15. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать16.