Архивное хранение

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение 
высшего профессионального образования 
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

Институт управления на транспорте, в индустрии туризма и международного бизнеса 
Кафедра таможенного менеджмента

 

 

Специальность: «Менеджмент организации» - 080507 
Специализация: «Таможенный менеджмент» 
Форма обучения: очная

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ 
по дисциплине

«Таможенное делопроизводство»

на тему: «Архивное хранение»

 

Исполнитель: 
Студент 1 группы 5 курса       _________________                  К.А. Иноземцева  
                                                         (Подпись)

 

Руководитель:

 

___________________   _________________   _____________________ 
(Ученая степень, звание)                        (Подпись)                                     (Инициалы и фамилия)

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………….3

Глава 1. Подготовка документов к архивному хранению……………………………..4

1. Обработка дел…………………………………………………………………...4
2. Экспертиза ценности документов……………………………………………...9
3. Оформление дел………………………………………………………………..12
4. Оформление обложки дела…………………………………………………….15
5. Составление описи дел………………………………………………………...18

Глава 2. Особенности хранения документов в таможенных органах………………..22

2.1.Сдача дел в ведомственный архив…………………………………….…………....22

2.2. Хранение документов в электронной форме………………………..…………….24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………….28

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………...30

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе мы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному  хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Как следует  из ст. 1 указанного закона, он предназначен для регулирования отношений "в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных).

Архив представляет собой учреждение или структурное  подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Хорошо  организованный архив имеет следующие  характеристики:

· быстрый  доступ к необходимым документам;

· доступ к  документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность  фиксации попыток несанкционированного доступа;

· никто кроме  вас (или известного вам ограниченного  круга сотрудников) не может внести в документ изменения.

Цель данной работы - рассмотреть основные аспекты  архивного хранения документов и  порядка их использования.

Правила работы архивов достаточно хорошо освещены в современной литературе по делопроизводству и широко обсуждаются в прессе. При подготовке данной работы в основном использованы материалы из специализированных практических пособий по делопроизводству и архивному делу.

ГЛАВА 1. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

1. Обработка дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования  в оперативной деятельности для  решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможен лишь при  чёткой их классификации. Простейшей  классификацией  документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как « Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

Например:  дела за 2004 год должны обрабатываться в  2004 году. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».  Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся  под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий[6].

Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с I июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ[8].

В новом государственном  стандарте определено 29 реквизитов (было 31).

Правила оформления реквизитов:

1. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению решения постановления  и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А.В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.99

Подпись 05.02.99

При наличии в резолюции  нескольких фамилий указывается  ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2. Текст.

 Тексты документов  пишут на русском языке при  направлении их

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной  власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут  оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или .«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф .

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение  текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных  органов те излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие  формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3. Отметка о наличии приложения.

 Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров  каждого.

 Например:

Приложения:    1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

                           2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в пpaвом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение

к постановлению

администрации области

от 10.01.97 № 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Экспертиза  ценности документов

 

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы[17].

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче  в архив учреждения.

Третий раз снова  уточняется ценность документов при  передачи их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.