Созрание реляционнай базы данных в MS Access

Для явного указания связей между  таблицами должна быть построена  концептуальная модель реляционной базы данных. В концептуальной модели указывается наличие связей между таблицами и тип связей. Схема для нашей системы представлена на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1- Концептуальная модель реляционной базы данных

В схеме использован тип связи один ко многим. При наличии связи «один ко многим» одна запись в 1 таблице связана с М - множеством записей в другой таблице(1:М).Например, с одним производителем связано несколько видов продукции, а с одним покупателем — несколько производителей(1:М).

Организация связей между таблицами  обеспечивает одно важное качество базы данных, которое называется целостностью данных.

Система не допустит, чтобы одноименные  поля в разных связанных между  собой таблицах имели разные значения. Ввод данных автоматически контролируется.

 

4.2 Создание базы данных в среде MS Access

Создание базы данных начинается с открытия файла, в котором она будет храниться. Для этого в MS Accessнужно произвести следующие действия: Файл → Создать БД →  Новая БД; → в файловом окне указать путь и имя файла «Стройматериалы».

 Дальнейшая работа состоит из двух этапов:

• построение структур таблиц;
• ввод данных в таблицы.

Сначала надо описать структуры  таблиц.

Описать структуру таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ (первичный ключ). В режиме «Таблица» надо выполнить команду → Создать. Из списка предлагаемых способов создания таблицы следует выбрать → «Конструктор».

На экране откроется окно конструктора таблиц. На рисунке 2 показано заполненное окно конструктора для таблицы «Номенклатура продукции».

Рисунок 2 - Конструктор таблиц

 

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответствующие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Описание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица «Свойства поля». В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комментирующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу F1.

Для поля «Код Продукции» указан тип - счетчик. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Значениями этого поля будут числа. Числовой тип присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие-то вычислительные действия, полям, обозначающим размерные величины. Над кодом продукции не имеет смысла выполнять вычисления, поэтому его можно определить как – счетчик. Поле «Наименование продукции» имеет текстовый тип и длину 30 символов.

В дальнейшем информацию о структуре  каждой таблицы будем представлять в табличной форме. Пример таблицы «Номенклатура продукции» приводится ниже.

 

Т а б л и ц а 1 - Структура таблицы «Номенклатура продукции»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код продукции	Счетчик	Длинное целое
Наименование продукции	Текстовый	30

 

Далее с помощью конструктора описывается  структура таблицы «Покупатели»:

 

      Т а б л и ц а 2 - Структура таблицы «Покупатели»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код покупателя	Счетчик	Длинное целое
Наименование покупателя	Текстовый	30

 

После выполненных действий на вкладке  «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «Наименование продукции» и «Покупатели».

В информационной системе формируются  еще таблицы: «Продукция» и «1+2» .

Всего 4 таблицы.

Т а б л и ц а 3 - Структурная схема таблицы «Продукция»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
ID продукции	Счетчик	Длинное целое
Продукция	Текстовый	30

 

               Т а б л и ц а 4 - Структурная схема таблицы «Поставка продукции»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код Производителя	Числовой	Длинное целое
ID продукции	Числовой	Длинное целое
Код Покупателя	Числовой	Длинное целое
Единица измерения	Текстовый	225
Дата Поставки	Дата/время
Количество	Числовой	Длинное целое
Цена	Денежный	Денежный

 

 

4.3 Логическая модель БД

 

Для связывания таблиц надо:  выполнить команду → Сервис → Схема данных; → откроется окно «Добавление таблицы»; → выделить название таблицы «Производители»; выполнить команду → Добавить; → выделить название таблицы «1+2»; выполнить команду → Добавить→ Закрыть.

В результате на поле окна «Схема данных»  появятся образы двух таблиц. Нажав  левую клавишу мыши, следует перетащить имя ключевого поля «Код Производителя» из образа таблицы «Производители» на это же имя в образе таблицы «1+2».Откроется окно «Связи» (см. рисунок 3). Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Рисунок 3 - Создание связи в MSAccess

Тип связи «один  ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду → Создать. На рисунке 4 показана получившаяся схема.

 

Рисунок 4 - Часть схемы данных в MSAccess

Далее добавляем в схему данных оставшиеся таблицы и создаем связи (рисунок 5).

 

 

Рисунок 5 - Схема БД «Стройматериалы»

Осталось ее сохранить и закрыть  окно.

Теперь, чтобы вывести на экран  любую из созданных таблиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду → Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно добавлять в нее новые записи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Ввод данных в таблицы

Теперь организуется ввод данных в  эти таблицы. Вводить данные можно  непосредственно в бланк таблицы  или в режиме формы.

Чтобы начать ввод данных в таблицу «Художники», нужно выделить название таблицы на экране и выполнить команду→ Открыть. Нa экране появится бланк таблицы, содержащий заголовки столбцов и пустую строку. Далее следует заполнять таблицу. После заполнения она примет вид, представленный в рисунке 6.

 

Рисунок 6 - Таблица «Производители» после заполнения в ACCESS

Заполним созданные таблицы  данными.

Заполним таблицу «Покупатели» (рисунок 7). Покажем первые 15 товаров из таблицы «Номенклатура товаров» на рисунке 8.

Рисунок 7 - Таблица «Покупатели» после заполнения в ACCESS

 

Рисунок 8 - Часть таблицы «Номенклатура продукции» после заполнения в ACCESS

Так как мы создали связь между  тремя этими таблицами и таблицей «Поставка продукции», то она заполнилась автоматически, сопоставив поля трех других таблиц (рисунок 9).

Рисунок 9 - Часть таблицы «Поставка продукции» после заполнения в ACCESS

 

 Заключение

В настоящее  время базы данных повсеместно используются в вычислительной практике. База данных облегчает работу с огромной информацией, необходимой для организации  работы. База данных помогает справиться с тем огромным потоком информации, с которым раньше приходилось справляться вручную. Причем этот поток информации обновляется достаточно часто. 

Созданная база данных позволяет быстро определить какае продукция произведена тем или иным производителем, или какой покупатель приобретает данную продукцию.

 

 Список использованных источников

1. Симонович С.А., Евсеев Г.В., Алексеев А.А. Специальная информатика – М.: Издательский центр «Академия», 1999. – 413с.
2. Гончаров А.Г. 0 Access 7.0 в примерах – СПб.: Питер, 1997. – 165с.
3. Глушаков С.В.,  Сурядный А.С. MicrosoftOffice 2007. Лучший самоучитель – М.: АСТ МОСКВА, 2008. – 446 с.
4. Острейковский В.А. Информатика: Учеб. Пособие – М.: Высш. шк., 2001. – 319 с.