Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы

 

       Помимо указанных в Таблице 2.1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рисунке 2.1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рисунок 2.1- Простейшая модель eEPC

 

     Из рисунка, представленного выше, можно увидеть, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса.  Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

• каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
• в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

     Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер вместе с продуктом.

     На рисунке 2.2. показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рисунок 2.2- Применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса

 

     Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

     Из рисунка 2.2 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного  исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики  позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.

     Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 2.3-2.4

Рисунок 2.3

Рисунок 2.4

2.1.2. Описание нотации IDEF0, IDEF3

      Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Нотации IDEF0 и IDEF3 используют следующие объекты (таблица 2.2).

Таблица 2.2.-Объекты нотации IDEF0 и IDEF3

№	Наименование	Описание	Графическое  представление
Нотация IDEF0
1	Модуль поведения (UOB)	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия.
2	Стрелка слева	Стрелка описывает входящие документы, информацию, материальные ресурсы, необходимые  для выполнения функции.
3	Стрелка справа	Стрелка описывает исходящие документы, информацию, материальные ресурсы, являющиеся результатом выполнения функции.
4	Стрелка сверху	Стрелка описывает управляющее  воздействия, например распоряжение, нормативный  документ и т.д. В нотации IDEF0 каждая процедура должна обязательно иметь  не менее одной стрелки сверху, отражающей управляющее воздействие.
5	Стрелка снизу	Стрелка снизу описывает т.н. механизмы, т.е. ресурсы, необходимые для выполнения процедуры, но не изменяющие в процессе ее выполнения свое состояние. Примеры: сотрудник, станок и т.д.
Нотация IDEF3
1	Модель работы  (UOW)	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия.
2	Ссылочный объект	Объект, используемый для описания ссылок на другие диаграммы модели, циклические переходы в рамках одной  модели, различные комментарии к функциям
3	Логическое «И»	Логический оператор, определяющий связи между функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление  процесса
4	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
5	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление  процесса

В моделях нотаций IDEF0 и IDEF3 могут  использоваться стрелки трех видов, показанных на рисунке 2.5

Рисунок 2.5.-Виды стрелок

      Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0, показан на рисунке 2.6. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 2.3).

Рисунок 2.6.- Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0.

      На рисунке 2.7 показан бизнес-процесс, описанный  при помощи нотации IDEF3. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 2.4).

Рисунок 2.7.- Бизнес-процесс, описанный при помощи нотации IDEF3

    В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса.

2.1.3.Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

      В таблице 2.3 проведен сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF .

Таблица 2.3.- Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF приводится в следующей таблице.

№	Критерии сравнения	ARIS	IDEF0	IDEF3
1	Принцип построения диаграммы / логика процесса	Временная последовательность выполнения процедур	Принцип доминирования (см. стандарт IDEF0)	Временная последовательность выполнения процедур
2	Описание процедуры процесса	Объект на диаграмме	Объект на диаграмме	Объект на диаграмме
3	Входящий документ	Используется отдельный объект для описания («документ»)	Стрелка слева, стрелка сверху	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
4	Входящая информация	Используется отдельный объект для описания («кластер», «технический термин»)	Стрелка слева, стрелка сверху	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
5	Исходящий документ	Используется отдельный объект для описания («документ»)	Стрелка справа	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
6	Исходящая информация	Используется отдельный объект для описания («кластер», «технический термин»)	Стрелка справа	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
7	Исполнитель процедуры	Используется отдельный объект для описания («позиция», «организационная единица»)	Стрелка снизу	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
8	Используемое оборудование	Используется отдельный объект для описания	Стрелка снизу	Нет (может быть отражен в модели только привязкой объекта-комментария)
9	Управление процедурой	Нет. Может быть отражено только символами  логики и событий (последовательность выполнения процедур) и/или указанием  входящих документов	Стрелка сверху	Только временная последовательность выполнения процедур и логика процесса
10	Контроль выполнения процедуры	Нет. Может быть отражен указанием  входящих документов	Стрелка сверху	Нет.
11	Обратная связь по управлению/контролю	Нет. Может быть отражена только символами  логики (последовательность выполнения процедур)	Стрелка сверху	Нет

 

     Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события).

     В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления – стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывается только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Work Flow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются. Реальные процессы управления могут остаться «за кадром» на 30-90% (см. пример на следующем рисунке).

Рисунок 2.8. Недостатки описания бизнес-процесса в ARIS eEPC

     На рисунке 2.8. Функция 4 является контрольной и служит для проверки результатов выполнения работы, выполняемой функциями 2 и 3. Но данная модель не отвечает на вопросы:

• каким образом осуществляется управляющее воздействие на функции 2 и 3, показан только тот факт, что по ходу процесса возможен возврат и повторное выполнение функций 2 и 3; информация об этой обратной связи может быть раскрыта только в виде описания в атрибутах объектов модели;
• какие документы (например, нормативы), распоряжения, внешние условия (например, влажность воздуха в помещении), регламентируют выполнение функций.

       Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. (Эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.

       Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

2.2.Функциональные возможности продуктов ARIS и BPWin

 

      Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в таблице 2.4.

 

 

 

Таблица 2.4.-Сравнение функциональных возможностей ARIS и BPWin

№	Возможности/ Инструментальная среда	ARIS Toolset 5.0	BPWin 4.0
1	Поддерживаемый стандарт	(частично – DFD, ERM, UML)	IDEF0, IDEF3, DFD
2	Система хранения данных модели	Объектная база данных	Модели хранятся в  файлах
3	Ограничение на размер базы данных	Нет. Размер базы данных ограничивается вычислительными ресурсами	Нет. Размер базы данных ограничивается вычислительными ресурсами
4	Возможность групповой  работы	Есть. Используется ARIS Server.	Есть. Используется Model Mart.
5	Ограничение на количество объектов на диаграмме.	Нет.	От 2 до 8.
6	Возможность декомпозиции	Неограниченная декомпозиция. Возможна декомпозиция на различные  типы моделей.	Неограниченная декомпозиция. Возможен однократный переход на другую нотацию в процессе декомпозиции.
7	Формат представления  моделей	Не регламентируется	Стандартный бланк IDEF с возможностью его отключения
8	Удобство работы по созданию моделей	Сложная панель управления, есть выравнивание объектов, есть undo.	Простая панель управления, нет выравнивания объектов, нет undo.
9	UDP – свойства объектов, определяемые пользователем	Большое, но ограниченное количество свойств, количество типов  ограничено.	Количество UDP не ограничено. Количество типов ограничено.
10	Возможность анализа  стоимости процессов	Есть. Возможность использовать ARIS ABC.	Упрощенный анализ стоимости  по частоте использования в процессе. Возможность экспорта в Easy ABC.
11	Генерация отчетов	Создание отчетов на основе стандартных и настраиваемых  пользователем макросов Visual Basic.	RPT Win, возможность визуальной  настройки отчетов, включая расчет  по формулам с использованием UDP
12	Сложность разработки нестандартных  отчетов	Сложно	Просто