Внутренняя переписка и ее особенности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ТУРИЗМА И СЕРВИСА»

Институт сервиса (г. Москва) (филиал)

 

Кафедра  «Иностранных языков и речевых коммуникаций»

 

 

Реферат по дисциплине «Русский язык в профессиональном общении» на тему:

«Внутренняя переписка и её особенности»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

 На сегодняшний день деятельность делового человека трудно представить без работы с документами. Служебная переписка является неотъемлемой частью делового этикета.

Умение составлять деловые письма – крайне важный навык в повседневной жизни. Без этого умения невозможны нормальные деловые отношения.

В данной работе будут рассмотрены  разновидности переписки, а именно внутренняя и внешняя, и принципы ведения деловой переписки в целом.

Деловая переписка - один из видов  письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных  видах писем, и играющая большую роль в деловом общении.

Актуальность данной темы очень  возросла последнее время, так как расширилась сфера деловых контактов.

Структура реферата содержит введение, две главы, заключение, список использованных источников и литературы, а также  приложения.

В первой главе речь пойдет о видах  деловой переписки и вариантах  её отправления.

Во второй  главе данной работы — общее определение понятия «внутреннее деловое письмо».

В заключение говорится о необходимости  овладения навыком составления  деловых писем, из-за их незаменимости  в профессиональной сфере деятельности и растущего количества поводов для их написания.

В приложении к реферату содержатся пример делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПЕРЕПИСКА: ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ

 

 

 

Письма - одно из самых  распространенных средств общения  в сфере деловых отношений.

Для переписки используются письма и потовые карточки.

Одним из способов связи организаций, учреждений, предприятий с внешним миром является деловое письмо. С его помощью идет обмен взаимовыгодной информацией, ведутся переговоры, излагаются претензии, выясняются отношения между предприятиями, выражаются просьбы, делаются предложения, оформляются приглашения принять участие в каких-либо мероприятиях. Письма сопровождают важные документы.

Без переписки вести деловые  отношения практически невозможно. Практически все договоренности, как телефонные так и телеграфные требуют письменного подтверждения: при налаживании деловых контактов, правильно составленное, хорошо сформулированное письмо может представить фирму лучшим образом и создать наиболее благоприятное о ней впечатление у возможного партнера.

Деловая переписка хранится как в одной организации так и в другой, в виде входящая и исходящая документация. Это немаловажно, потому что деловое письмо выступает в роли инструмента, который регулирует социальные и экономико-правовые отношения между участниками социальных отношений, партнерами, контрагентами.

По фактору  доставки документации разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между подразделениями одной организации, и между должностными лицами. При этом адресат документа и адресант состоят в отношениях должностного соподчинения. Такую документацию называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными учреждениями, организациями, частными и должностными лицами, которые не стоят по отношению друг к другу в прямом подчинении. Документы, которыми организации обмениваются, называют официальными письмами.

Доставка писем  осуществляется по почте.

Почтовые отправления  можно разделить на:

1. внутренние почтовые отправления — отправления, принимаемые и пересылаемые в государства;
2. международные почтовые отправления — отправления, которые являются объектом почтового обмена между государствами.

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА

 

 

 

Деловое внутреннее письмо представляет собой официальную корреспонденцию, и применяется для решения многочисленных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности компании.

Внутренняя переписка  поддерживается в письменной форме  между сотрудниками одной и той же фирмы. Подобная переписка может осуществляться при помощи внутренних почтовых отправлений внутри одного отделения, между различными отделениями фирмы, а также главным офисом или другими отделениями, включая отделения, существующие в таких городах.

Внутренние почтовые отправления подразделятся на местные отправления и на иногородние отправления. Местными называются внутренние почтовые отправления, пересылаемые и доставляемые в пределах территории одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — в пределах территории, обслуживаемой одним предприятием связи. Иногородними - являются внутренние почтовые отправления, пересылаемые за пределы города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — за пределы территории, обслуживаемой одним предприятием связи.

Это может быть:

 Простое почтовое отправление - отправление, которое принимается без выдачи квитанции отправителю. Простое почтовое отправление, пересылка которого не оплачена отправителем или оплачена не полностью, называется доплатным почтовым отправлением.

Заказное почтовое отправление - отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

С объявленной ценностью - почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. Письма с объявленной ценностью могут посылаться наложенным платежом.

Во внутренних простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, служебные письма, деловые бумаги и др.

Одним из наиболее часто используемых видов корреспонденции во внутренней переписке являются служебные письма. Их пишут кратким, точным языком, письмо должно быть лаконичным.

 

Письмо принято делить на следующие  части:

• сведения об отправителе: название, почтовый адрес, телефон/телефакс;
• адрес получателя или внутренний адрес;
• дата отправления;
• вступительное обращение;
• содержание письма;
• заключительная формула вежливости;
• подпись отправителя с расшифровкой фамилии отправителя и указанием должности;
• ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

 

При составлении делового письма необходимо соблюдать несколько требований:

1. письмо должно быть логичным, конкретным, простым и не содержать двусмысленной информации;
2. фразы в письме должны легко читаться, нежелательно использование большого количества деепричастных и причастных оборотов;
3. письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом текст письма надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
4. письмо должно быть достаточно аргументированным и убедительным;
5. письмо должно быть написано в нейтральном тоне, так же нежелательно употребление эмоционально-экспрессивных фраз и метафор;
6. объем делового письма не должен превышать более двух страниц печатного текста;
7. деловое письмо, с точки зрения грамматики, не должно содержать орфографических, синтаксических и стилистических ошибок;
8. деловое письмо должно быть корректным, и написано вежливым тоном.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Целью данной работы являлось рассмотрение деловых писем, в частности внутренней переписки.

В заключение моей работы хотелось бы отметить, что изучение особенностей написания деловых писем крайне важный навык для современного человека, так как без него невозможно полноценно работать и общаться  с другими людьми.

В то же время нужно заметить, что  деловая переписка сегодняшний день носит более личный и динамичный характер.

Умение четко изложить положение дел, суть вопроса, однозначно сформулировать требование, предложение, просьбу, убедительно обосновать свою позицию не приходит само собой. Для того, что бы искусно составлять деловые письма, требуется практика и знание большого количества речевых средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

 

 

1. Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. Серия «Учебники, учебные пособия» [Текст] : учебное пособие. - Ростов н/Д: Феникс, 2004.
2. Делопроизводство: учебно-справочное пособие для вузов / И. Н. Кузнецов.—М.: Дашков и К*: 2006.—520 с.
3. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка им. В.В. Виноградова.-4-е изд., дополненное.-М.:Азбуковник, 1999. ISBN 5-89285-003-X
4. Справочник по деловой переписке. - М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. - 250с.
5. Таможенный кодекс Российской Федерации: Закон Российской Федерации от 28.05.03   61-ФЗ // М.: Эксмо, 2004.
6. Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.-С.17-24.
7. Виды услуг почтовой связи  —

(http://ru.wikisource.org/wiki/Почтовые_правила_от_22.04.1992/Глава_2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ