Особенности официально-деловых текстов (Понятие документов, текстовые и языковые нормы)

В безличных предложениях и пассивных  конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения.

Восприятие  текста также может затруднить неоправданное  использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов, например: апеллировать вместо обращаться; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.

В документах не должны употребляться  слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Для делового языка характерны сложные  слова, образованные от двух и более  слов: квартиросъемщик, работодатель, материально технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.

Для официального документа важна юридическая  сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т.д.)

Используя в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учитывать особенности  фразеологии, сложившейся в официально-деловой  речи. При употреблении сравнительной  степени предпочтительней сложная  форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

К терминам официально-делового стиля  относят также большой пласт  номенклатурной лексики, которая довольно часто фигурирует в деловых письмах.

К стандартным аспектам языка деловой  письменной речи относится унификация сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. Сокращаются  слова, словосочетания, характеризующиеся  высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д.

Кроме профессиональных терминов в деловых  письмах часто используется так  называемая процедурная лексика. Это  лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или  признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи применяются  следующие общие выражения: нарушение  трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в  нетрезвом виде и т.д.)

В письменном деловом общении большую  роль играет деловой этикет, который  является важнейшим инструментом в  достижении коммуникативной цели. Деловой  этикет проявляется в форме и  содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения  просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В  деловой переписке использование  этикетных средств также носит  регламентированный характер.

Важным  элементом делового письма является обращение к адресату. Привлечь его  внимание и главное заинтересовать – основная задача обращения. Обращение  – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время  оно нередко используется и в  служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно  к должностному лицу.

Уважаемый господин ...(фамилия)! 
Уважаемая госпожа ... (фамилия)

Приведенные примеры являются наиболее общими формулами обращения. Однако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при  обращении к деловому партнеру:его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Правила делового этикета

Существуют негласные  правила делового этикета, которые  необходимо

соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести  следующие аспекты:

• при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект ... Предлагаем Вашему вниманию новую книгу Воронцовой Д.Л. «Окно» ... 
  Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования ...;
• в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна 
  быть заключительная формула вежливости: С уважением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

Текстовые нормы делового стиля

Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой  ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа  обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Заключение

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют — наряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее —нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей. 
Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

1. В.И.Андреев «Деловая риторика», 1995г.
2. «Культура устной и письменной речи делового человека», 1997 г.
3. Атватер И. «Я вас слушаю», 1984 г.
4. http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82
5. http://www.feip.ru/main/russ/99-delovoe-obshhenie-ego-funkcii-urovni-i-vidy.html
6. http://mgup-vm.ru/russian/08.html