Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування

Не варто розповідати про  конфлікт, якщо навіть він мав місце, і звинувачувати свого колишнього керівника. Краще відповісти: "Не було професійного зростання".

4. Назвіть бажаний мінімум і  максимум зарплатні.

Можна з'ясувати, яку зарплатню  фірма збирається вам запропонувати. Якщо змушені будете назвати конкретну  суму, то можна називати суму, яка  на 10-15 % вища попередньої зарплати. Максимум - 30%.

5. Які ваші найбільші досягнення?

Складіть список своїх успіхів  за останні роки. Якщо ви не можете похвалитися  су пердосягненнями, то можна розповісти про те, що на попередньому місці ви опанували нову комп'ютерну програму, вивчили іноземну мову.

6. Як довго плануєте працювати  у нашій фірмі?

Відповісти можна так: "Щоби відповісти на це запитання, я повинен попрацювати  деякий час і зрозуміти, чи подобається  мені колектив, яка атмосфера у  колективі; чи цікавими будуть завдання, які я буду виконувати. Якщо мені все сподобається, то і наша співпраця  буде тривалою і взаємовигідною".

7. Що ви знаєте про нашу установу?

Отже, який-небудь мінімум треба  знати про установу.

8. Чому ви хочете у нас працювати?

Зазвичай це продовження запитання "про нашу установу" - спроба спантеличити кандидата і дізнатися таємну причину працевлаштування. Почніть  з того, що установа стабільна, влаштовує  посада, обов'язки, зручне місце розташування офісу.

9. Ваше ставлення до виробничих  перенавантажень?

Поставте зустрічне запитання: "Що треба буде затримуватися  на роботі? Скільки разів на місяць?". Якщо вас задовольнятимуть відповіді, тоді впевнено скажіть, що ви погоджуєтеся на такі умови.

Деякі додаткові запитання, які  вам можуть поставити під час  співбесіди:

o Як зазвичай проходить ваш  робочий день?

o Як ви визначаєте пріоритетність  своїх професійних справ?

o Над якою проблемою вам було  би цікаво працювати?

o Назвіть три ситуації, за яких  вам не вдалося досягти успіху.

o Як поціновувалася ваша робота?

o Яку користь матиме наша  фірма, призначивши вас на цю  посаду?

o Чи завжди ви погоджуєтесь  із керівництвом, якщо ні, то за  яких умов?

o Чи збігаються ваші кар'єрні  сподівання із посадою, яку  ви хочете обійняти?

Під час співбесіди вам можуть запропонувати  розв'язати деякі ситуаційні завдання, щоб перевірити хід ваших думок, здатність приймати правильні рішення. Наприклад:

o ви плануєте на ринку реалізувати  українські книги. Щоб досягти  успіху, як ви будете це робити?

o вам треба умовити інвестора  вкласти гроші у запропонований  проект. Як ви це будете робити?

Поведінка під час співбесіди

1. Прийшовши в офіс, будьте з  усіма ввічливими і доброзичливими. Не забудьте посміхнутися, заходячи  до кабінету керівника. Стежте  за своєю поставою, дивіться в  очі співрозмовникові. Пам'ятайте:

o вітаючись з представником  компанії, не подавайте руки першим;

o не сідайте, поки вам не  запропонують це зробити;

o якщо вас кому-небудь відрекомендують,  обов'язково запам'ятайте ім'я  та по батькові цієї особи.  Потім ви зможете відразу звернутися  до співрозмовника на ім'я та  по батькові, це справить позитивне  враження.

2. Сумлінно та охайно заповнюйте  всі анкети і документи, які  вам запропонують.

3. На початку бесіди відрекомендуйтеся.  Поцікавтеся ім'ям та по батькові  співробітника.

4. Підтримуйте зоровий контакт.

5. Уважно слухайте запитання,  не перебиваючи співбесідника.  Ваші відповіді на запитання  повинні бути прямими (відповідати  треба безпосередньо на поставлене  запитання), точними (не варто  виходити за межі обговорюваної  теми). Під час співбесіди кандидат  на вакантну посаду теж має  право поставити запитання, але  не більше 2-3, треба лише вдало  обрати момент для того чи  іншого запитання. Найчастіше  ці запитання стосуються обсягу  роботи, умов успішного її виконання.

Якщо ви не зрозуміли запитання, не соромтеся уточнити: "Чи правильно  я зрозумів, що ..."

Відповідаючи на запитання, говоріть тільки правду.

6. Під час співбесіди тримайтеся  гідно, впевнено, але не зухвало.

7. Наприкінці розмови слід чітко  домовитися про те, коли і як  ви дізнаєтеся про результати. Бажано, щоб ініціатива такої  домовленості залишалася за вами: краще домовитися, що ви зателефонуєте  у призначений час, ніж чекати  дзвінка. Активна позиція завжди  ліпша пасивної. Це справить враження  ділової людини.

8. Завершуючи співбесіду, не забудьте  про звичайні правила ввічливості.  Важливо, щоб обидва учасники  закінчили зустріч з відчуттям,  що все, про що слід було  сказати, сказано і що ви  маєте достатньо інформації для  прийняття рішення. Подякуйте  співрозмовникові за бесіду та  за виявлену увагу.

9. Після співбесіди ретельно  проаналізуйте свою поведінку,  відповіді й зробіть правильні  висновки. Якщо Вам відмовили,  з'ясуйте причину відмови і  врахуйте її під час підготовки  до іншої співбесіди. Пам'ятайте, що роботодавець зацікавлений  у кваліфікованих фахівцях, професіоналах.  Це і потрібно демонструвати  впродовж усієї співбесіди.

5.У наш час телефон - не  лише один із найефективніших  засобів зв'язку, а й спосіб  налагодження офіційних ділових  контактів між установами, спосіб  підтримання приватних стосунків  між людьми. По телефону здійснюються  перемовини, домовляються про важливі  ділові зустрічі, вирішують численні  оперативні питання, що виникають  у процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються  із проханнями, запрошеннями, висловлюють  подяку, вибачення.

Телефонна розмова - один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими  екстрамовними причинами:

o співрозмовники не бачать одне  одного й не можуть скористатися  невербальними засобами спілкування,  тобто передати інформацію за  допомоги міміки, жестів, відповідного  виразу обличчя, сигналів очима  тощо (відсутність візуального контакту  між співрозмовниками);

o обмеженість у часі (телефонна  бесіда не може бути надто  тривалою);

o наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів,  кепська чутність).

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про  власний авторитет, а також престиж  своєї фірми і звикли враховувати  все до найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у  телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися  таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

o насамперед привітайтеся, назвіть  організацію, яку ви представляєте,  а також свої прізвище, ім'я  та по батькові. Зазвичай перші  слова телефонної розмови сприймаються  нечітко, а тому називайте свої  прізвище та ім'я останнім - принаймні  це буде почуто;

o якщо телефонуєте в установу  чи незнайомій людині, слід запитати  прізвище, ім'я та по батькові  свого співрозмовника. Можете також  повідомити, з ким саме ви хотіли  б поговорити;

o якщо телефонуєте у важливій  справі, запитайте спершу, чи є  у вашого співрозмовника достатньо  часу для бесіди;

o попередньо напишіть перелік  питань, котрі необхідно з'ясувати,  і тримайте цей перелік перед  очима упродовж усієї бесіди;

o завжди закінчує розмову той,  хто телефонує. Завершуючи розмову,  неодмінно попрощайтеся, пам'ятаючи, що нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів  вашого співрозмовника;

o у разі досягнення важливих  домовленостей згодом надішліть  підтвердження листом або факсовим повідомленням.

Якщо телефонують вам:

o спробуйте якомога швидше зняти  слухавку й назвіть організацію,  яку ви представляєте;

o у разі потреби занотуйте  ім'я, прізвище та контактний  телефон співрозмовника;

o розмовляйте тактовно, ввічливо  демонструйте розуміння сутності  проблем того, хто телефонує;

o не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою,  нудною та надто тривалою для  вас;

o якщо ви даєте обіцянку, намагайтесь  дотримати слова й виконати  ЇЇ якомога швидше. У разі виникнення  складних питань запропонуйте  співрозмовникові зустріч для  детального обговорення суті  проблеми;

o завжди стисло підсумовуйте  бесіду, перелічіть іще раз домовленості, що їх ви досягай.

Незалежно від того, хто телефонує:

o будьте доброзичливим, у жодному  разі не виказуйте свого невдоволення  чимось;

o ставте запитання та уважно  вислуховуйте відповіді на них;

o намагайтесь залишатися тактовним  і стриманим, навіть якщо розмова  стає вельми неприємною для  вас;

o симпатія до вас зросте, якщо  ви кілька разів упродовж бесіди  назвете співрозмовника на ім'я  та по батькові;

o особливо наголошуйте на найсуттєвішому. Якщо під час бесіди ви називаєте  якісь числа, їх варто повторити  кілька разів, аби уникнути  прикрих непорозумінь;

o пам'ятайте, що по телефону звучання  голосу значною мірою спотворюється,  тому ваша артикуляція неодмінно  повинна бути чіткою, а темп  мовлення - рівним, тон - спокійним,  витриманим;

o намагайтесь якомога ширше  використовувати лексичні можливості  літературної мови (насамперед багату  синоніміку), але при цьому завжди  висловлюйтеся стисло й точно,  правильно побудованими реченнями.  Стежте за логікою викладу  своїх думок, послідовністю.

o розмовляйте середнім за силою  голосом.

Службова розмова складається  з таких етанів:

1) момент налагодження контакту;

2) викладення сутності справи (повідомлення  мети дзвінка, підхід до питання,  обговорення повідомленої інформації);

3) закінчення розмови.

Будь-яку телефонну розмову починаємо  коротким виявленням ввічливості: Добрий день (ранок вечір)! Доброго (ранку, вечора)! Якщо телефонуєте у справі, то потрібно назвати не лише прізвище, ім'я та

по батькові, а й посаду, що її ви обіймаєте. Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник  має право запитати: Вибачте, з ким я розмовляю? У відповідь ви не повинні обурюватися чи одразу класти слухавку - згідно з правилами етикету вам слід відрекомендуватися; на анонімний дзвінок можна не відповідати й одразу покласти слухавку. Якщо до телефону підійшов не той, хто вам потрібен, ви повинні перепросити і звернутися з проханням покликати потрібну вам людину: Добрий день. Перепрошую за турботу, чи не могли б ви запросити до телефону Івана Петровича (пана Петренка); Дуже прошу, попросіть до телефону Ольгу Власівну (пані Ольгу, пані Романчук); Будь ласка, покличте до телефону... Зазвичай відповідають так: Добрий день. Зачекайте, будь ласка, хвилиночку, я зараз передам їй слухавку; ...Прошу зачекати; ...Будь ласка, зачекайте. ...На жаль (шкода, вибачте), Іван Петрович вийшов, повернеться о 14 годині. Можливо, ви хотіли б йому щось передати. Є його заступник, можливо, він зміг би допомогти вам. Коли до телефону підійде потрібна вам людина, неодмінно слід знову привітатись і назвати себе.

Нетактовно давати абонентові неправильну  інформацію, розмовляти грубо, якщо він  помилився номером телефона. Буде люб'язно з вашого боку, коли допоможете абонентові з'ясувати причину невдачі. Своєю чергою, якщо ви зателефонували не за потрібним вам номером, маєте обов'язково перепросити за завдані турботи. Намагайтеся завжди бути ввічливим, адже ваша тактовність - це насамперед повага до самого себе. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини.

Після встановлення зв'язку намагайтеся  викладати інформацію чітко, стисло та по суті. Саме така розмова характеризуватиме  вас як досвідчену, ділову людину, що не зловживає чужим часом і  увагою, як людину, котра досконало  володіє етикетом телефонної бесіди. Ще однією надзвичайно важливою умовою ведення розмови є логічність і послідовність висловлення  думок. Неприпустимо, щоб ваша розмова  була хаотичною, адже так мета вашого дзвінка може залишитися незрозумілою для співрозмовника. Не забувайте  про дотримання пауз-у такий спосіб ви надасте співрозмовникові можливість висловити своє ставлення до проблеми. У розмові уникайте категоричності, докладайте зусиль, аби тон вашої розмови був якомога доброзичливішим. Якщо ви поважаєте себе і свого співрозмовника, намагайтеся уникати категорично-наказових висловлювань.

Ініціатива закінчення розмови  належить зазвичай тому, хто телефонував, іноді викликаний до телефону може ввічливо сказати, що з тієї чи іншої  причини поспішає, хоче закінчити  розмову. Завершуючи розмову, обов'язково треба попрощатися.

Не варто телефонувати в особистих  справах зі службового телефону, а  в службових справах недоречно  телефонувати додому тій особі, котра  має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в  особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після  роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником  я, адже ваша розмова - діалог, а не монолог.