Деловой этикет

Не менее интересным является исследование динамики межличностных отношений в системе «руководитель — подчиненный», предложенное двумя американцами — Херси и Бланчардом. В рамках этого подхода предполагается, что степень руководства сотрудником и его эмоциональной поддержки самым тесным образом связана с уровнем его профессиональной зрелости, т. е. по мере роста профессионализма, руководитель все меньше управляет и все больше поддерживает сотрудника, вселяя в него уверенность в своих силах. Вместе с тем с достижением среднего уровня зрелости и выше, руководитель не только меньше руководит, но и меньше эмоционально поддерживает его, поскольку такой подчиненный уже в состоянии сам контролировать себя, и в этой ситуации сокращение опеки расценивается как доверие со стороны шефа.

Такой подход к проблеме позволяет использовать четыре вида отношений в системе «руководитель — подчиненный»: приказание, внушение, участие и делегирование. Согласно предлагаемой схеме приказание оптимально в случае низкого профессионализма, когда исполнитель не готов к самостоятельному выполнению задачи и не хочет брать на себя ответственность. Задача руководителя — инструктировать сотрудника, много руководить и мало доверять. Внушение рекомендуется использовать на уровнях зрелости от сотрудника среднего до высокого: подчиненные еще не способны, но уже готовы взять на себя ответственность. Здесь особенно важны как руководство, так и поддержка, которые помогут добиться выполнения поставленной задачи. Участие наиболее эффективно на уровне зрелости от среднего до высокого. Сотрудник уже способен к самостоятельному выполнению задания и в такой ситуации требуется не столько руководство, сколько психологическая поддержка, совместное обсуждение проблемы и совместное принятие решения. Высокий уровень профессиональной зрелости предполагает передачу полномочий исполнителю — делегирование, что означает слабое управление и малую степень эмоциональной поддержки.

Важную роль в формировании коллектива и авторитета руководителя играет контрольная функция руководителя. Проблемы с осуществлением этой функции руководства порождены простым противоречием: всем ясно, что бесконтрольность вредна, но мало кто любит, чтобы его контролировали. Контроль должен быть: постоянным, объективным, оперативным, открытым. Контроль не должен быть: тотальным, бессистемным, формальным, не доведенным по результатам до исполнителя.

Собеседование

Собеседование первый шаг, при приеме на работу. Здесь важно, какое первое впечатление вы произведете на проводящего собеседование (обычно это сам руководитель или менеджер по подбору персонала). Второго шанса произвести первое впечатление у вас не будет. Поэтому нужно заранее продумать всевозможные мелочи и тактику поведения. Известно, что каждый работодатель формирует образ профессионала, которого он хотел бы видеть в собственном офисе. Во многом это зависит от корпоративной культуры, принятой в данной организации. Существуют простые правила поведения на собеседовании, основное в них — это уверенное поведение при беседе. Итак, никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя смотреть в пол, и уж тем более просительно и жалко на работодателя, держать спину колесом, теребить руками свою одежду и т. д., говорить невыразительным смирным голосом. Никто не говорит, что нельзя нервничать, это естественная реакция, но стоит держать себя в руках.

Выдержка и хладнокровие обязательно пригодятся в том случае, если вы попали на шоковое (стрессовое) собеседование. Направлено оно на то, чтобы выявить вашу стратегию поведения в стрессовых ситуациях и вообще, стрессоустойчивость. Если вдруг улыбчивый интервьюер стал задавать провокационные вопросы, не поддавайтесь эмоциям, не злитесь, и не теряйтесь, отвечайте ровно и с чувством собственного достоинства.

Еще момент, заполняя анкету, не пропускайте графу «ожидаемый заработок». Скромность тут неуместна. Кроме того, скорее всего этот пропуск будет трактоваться не в вашу пользу. За называемой суммой оплаты, кроется уровень вашей самооценки, уровень притязаний, уверенность в себе, оценка профессионализма и т. д. Важно также помнить, что завышенная самооценка также еще никому не помогала. Оценивайте свои возможности трезво — не завышая и не занижая свои силы. Придерживайтесь «золотой середины».

Скорее всего, вас попросят рассказать о себе, отрепетируйте заранее свой монолог, он должен быть кратким, но в тоже время исчерпывающим: несколько слов о себе, своих успехах и достижениях, возможно ошибках, допущенных на карьерной стезе. Главное при этом естественность. Не играйте роль хорошего работника — просто будьте им и сумейте доказать свою необходимость в этой организации. Обоснуйте собственное желание работать именно в этой компании, именно на этой должности, можно упомянуть вскользь («вскользь» здесь ключевое слово), чем вы готовы пожертвовать ради этого.

Внешний вид

Следите за собой, соблюдайте гигиену. Ваши волосы, руки должны быть всегда ухоженными и чистыми. Это же касается и одежды и обуви. Пользуйтесь одной парфюмерной линией, но умеренно. Не забывайте о носовых платках. Здоровый ухоженный вид — обязательное требование этикета служебного поведения.

Официальная обстановка (от совещаний до походов в театр) не терпит расстегнутого пиджака (исключая нижнюю пуговицу). Пиджак позволяется расстегивать лишь сидящим. Присутствие на деловых приемах обязывает надевать белые рубашки. Другие ситуации позволяю варьировать цвет рубашки, но при этом он всегда должен сочетаться с цветом костюма. Галстук же лучше — до пояса брюк и, безусловно, аккуратно завязанный. К слову: Имейте в виду! Костюмы строгих цветов предполагают и наличие столь же строгой обуви (полуботинки или ботинки черного либо темно-коричневого цветов). Классический вариант — черная обувь. Она подходит к костюмам любых цветов. Правило подбора цвета одежды таково — чем светлее время суток (или время года), тем светлее одежда и наоборот. Так днем и в летнее время лучше носить костюмы и платья светлых оттенков, вечером и зимой — более темных.

Условия бизнеса весьма динамичны, поэтому лучше придерживаться одной  направленности в стиле одежды. При этом молодая компания должна выглядеть увереннее и стабильнее, чем уже давно зарекомендовавшие себя на рынке. Поэтому, одежда персонала в таких компаниях более демократична. Мужчине лучше выбирать строгие костюмы, рубашки и галстуки традиционных цветов и хорошего качества.

Женщинам не рекомендуется носить короткие юбки, вызывающе яркие украшения и столь же яркую или слишком шикарную обувь. Если вы молоды и при этом работаете в солидной компании, не стоит показывать окружающим свой юношеский максимализм — приверженцы традиционных взглядов его не оценят. Основу деловой одежды женщины составляет костюм или платье-костюм. Брючные костюмы и вязаные вещи подходят далеко не всегда. Важный элемент — украшения (так как некоторый женщины не желают расставаться с ними и в рабочей обстановке). Здесь правило таково. Во-первых, их не должно быть много, а во-вторых, они должны быть высокого качества, от престижных фирм.

Этикет переговоров

Готовясь к переговорам, устраивая совещания, подумайте: сколько могли бы заработать для компании люди, не присутствуя на совещании?! Если выгода от проведенного мероприятия меньше, то оно не оправдано и его не стоит проводить. Успешность проведения переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они подготовлены. Условно процесс подготовки к переговорам можно разделить на два этапа: организационный и содержательный. Эти два этапа тесно связаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает организационные моменты.

Первым шагом является определение  времени и места встречи (место встречи должно соответствовать общей концепции будущей встречи). Следует избегать назначения рабочей встречи на утренние часы или поздние вечерние часы, а также обеденное время. Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Избегайте крупных встреч под конец года, когда подводятся итоги и делаются финансовые отчеты.

При необходимости, к переговорам привлекается эксперт. Большое значение имеет содержание переговоров: важно определить переговорные позиции, сформулировать предложения и аргументы к ним, подготовить инструкции для участников переговоров, документы и материалы.

Деловое совещание

Успешность проведения деловых  совещаний зависит от предварительной подготовки повестки дня. Важно при этом и ее неукоснительное соблюдение, четкое обозначение времени начала и окончания совещания, соблюдение порядка выступлений. Но самое главное, чтобы совещание было продуктивным. Деловое совещание начинают вовремя, даже если группа в неполном составе. Действенный метод борьбы с опозданиями — закрыть и запереть дверь. Повестка дня должна быть продумана таким образом, чтобы люди не тратили попусту время. Обсуждаемый вопрос должен касаться всех участников совещания. Недопустимо разбирать вопрос, который касается лишь двоих из присутствующих. Если в завершении совещания должно быть принято решение — то в этот же день всем участникам нужно раздать протокол, в котором указано, что решили и кто ответственен за реализацию решения.

Деловой прием.

Прием — как правило событие официальное. Так называют собрание приглашенных лиц в честь какого-либо значимого события. Прием — одна из форм общения между людьми, но чаще на официальном уровне (между государственными и общественными организациями). Официальными считаются те приемы, на которые присутствующие приглашены исключительно в силу их положения. Чаще всего дипломатические приемы организуют в виде приглашений на завтрак, обед или чай, а иногда и ужин. Поводом для подобных приемов могут быть прибытие главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальные и государственные праздники, юбилейные даты, симпозиумы, конференции и т. д.

Приемы могут быть и неофициальными. Поводом для их проведения являются — товарищеские встречи, семейные торжества, свадьбы и другие традиционные праздники. Кроме этого, бывают и дипломатические приемы — в честь или с участием иностранных представителей. Они являются знаком уважения, внимания, почести и гостеприимства. В дипломатической практике общения существуют различные виды приемов. Наиболее распространен прием «бокал шампанского» — по случаю национального праздника, в честь делегации, по случаю отъезда посла и т. д. На приеме (как можно догадаться из названия) гостям подают шампанское, поджаренные орешки, шоколад, а иногда мелкие пирожные. Прием «бокал вина» предполагает наличие среди угощений вина, различных канапе, тарталеток, фруктов. Прием «журфикс» (точное время) обычно проводится в определенное время и день недели в течение зимнего или осеннего периода. Наиболее распространен такой тип приема на симпозиумах и конференциях. Подаются при этом закуски, соки, вода, и горячие напитки. Прием «барбекю» устраивают на открытом воздухе в летнее время (обычно по воскресеньям). Гостям подают жаренное на вертеле мясо, вина и прохладительные напитки. Эти приемы, как правило, устраивают в 12-13ч. Наиболее распространенное время для завтрака от 12 до 13 ч. Продолжительность завтрака — 1-1,5 ч, 45-60 мин из которых гости проводят за столом. Обед начинается в промежутке от 19 до 21 ч и продолжается 2-2,5 ч, около часа при этом отводится непосредственно на застолье. На чай гости приглашаются к 15-16 ч, продолжительность от 1,5-2 ч, из которых за столом гости проводят около часа. Ужин устраивают позже 21 ч.

Любой прием обычно состоит из двух частей. Первая посвящена встрече, приветствию и сбору гостей. Сопровождается она частными и общими беседами, в это же время гостей располагают за банкетным столом, подают аперитив. Вторая — непосредственно банкет (чаще за столом с полным обслуживанием).

Конференция

Конференция — наиболее распространенная форма обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями нескольких стран. Обычно они проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. Конференции бывают деловыми, научными, политическими, все зависит от интересующей их участников проблематики. При организации конференции следует придерживаться следующих правил: необходимо создать организационный комитет (оргкомитет). Решение всех организационных вопросов, встающих при подготовке конференции находится именно в его компетенции. Подготовку конференции лучше начать не позднее, чем за полгода до времени ее созыва, привлекая как можно большее количество активистов-энтузиастов. Оргкомитет создает свою рабочую группу, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать. Приглашения на общественную конференцию обычно посылаются не позднее, чем за два-три месяца до ее открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе (желательно письменном).

Если для участия в конференции приглашены делегации иностранных государств (или других городов), то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом следует внимание уделить пунктуальности ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято гостями, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.

При составлении программы, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она была познавательна, но в то же время и интересна. При этом, лучше учитывать профессиональные интересы ее членов. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.

Культурные особенности нашей  страны и сложившиеся в их рамках традиции при составлении программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Все это время делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.

Презентация

Презентация (presentation) — в переводе с английского «представление». Презентация является разновидностью приема. Обычно она приурочена к какому-либо торжественному случаю: юбилею фирмы или организации, открытию выставки, магазина, представлению нового продукта, товара и множеству других событий. Назначение презентации — произвести неизгладимое впечатление на приглашенных, заинтересовать их. Поэтому от ее успешного проведения зависит успешность дальнейших переговоров с партнерами. Для успешного проведения презентации необходимо участие профессионалов в ее подготовке. Изначально определяются место и сроки проведения презентации, затем разрабатывается ее сценарий (программа проведения). Как правило, все презентации строятся по одной схеме: сначала — торжественная часть (пресс-конференция, произнесение заздравных речей и др.), затем предлагается угощение (обычно в виде фуршета) и в конце может быть небольшой концерт. Но в зависимости от целей, презентацию можно проводить по-разному: официально или же в более свободной форме.

Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5-2 часами. Лучшее время для проведения презентации — после обеда, примерно с 15 часов. Потому как после нее можно организовать коктейль или фуршет (17.00-19.00). Открывает презентацию и ведет ее один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия. Он также представляет руководителей всего предприятия. Затем можно показать фильм (10-15 минут) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его экспортных возможностях (не более 30 минут). Оставшееся время отводится ответам на вопросы.