Теоретические основы и практические формы деятельности секретаря-референта

  В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

  В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

 

         1.3.3 Работа с документами

Работа секретаря-референта с документами подразделяется на 2 группы:

1. работа с входящими документами;
2. работа с исходящими документами.

Далее представлены этапы и краткая характеристика работы с документацией.

Рисунок 1 - Этапы работы с входящими документами.

 

 

Характеристика этапов:

  1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение   направить  документ руководителю.  (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

  2. Секретарь регистрирует   письмо. Письмо  получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

  3. Секретарь передает письмо руководителю.

  4. Руководитель рассматривает документ и с  резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

  5.  Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

  6. Секретарь (при необходимости) осуществоляет контроль за исполнением документа.

  7.  Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования, а ответ направляет адресату. 

Рисунок 2 - Этапы работы с исходящими документами.

 

 

 

Этапы обработки исходящих документов:

  1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ   исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

  2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

  3. После подписания руководителем  документ регисрируется секретарем или в канцелярии.

  4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

  5. Второй экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

 

 

1.3.4 Особенности подготовки совещания

  При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

•    информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

•    подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

•    оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

•    регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

•    ведение протокола или стенограммы совещания;

•    подбор материалов для руководителя;

•    выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

•    оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

  Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

 

2. ОБОСНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ И ТРЕБОВАНИЙ К ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПРОЕКТИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Краткая  характеристика организации.

Информация об услугах, оказываемых Обществом с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Амурлифт»

1. Содержание общего имущества многоквартирного дома (МКД) в зависимости от состава, конструктивных особенностей, степени физического износа и технического состояния общего имущества, которое включает в себя: 
- осмотр общего имущества, обеспечивающий своевременное выявление несоответствия состояния общего имущества требованиям законодательства Российской Федерации, а также угрозы безопасности жизни и здоровью граждан; 
- подготовка МКД к сезонной эксплуатации; 
- аварийно-диспетчерское обслуживание; 
- обеспечение, установленных законодательством Российской Федерации, температуры и влажности в помещениях общего пользования; 
- уборка и санитарно-гигиеническая очистка помещений общего пользования, мусоропроводов, а также земельного участка, входящего в состав общего имущества; 
- содержание и уход за элементами озеленения и благоустройства, а также иными предназначенными для обслуживания, эксплуатации и благоустройства этого многоквартирного дома объектами, расположенными на земельном участке, входящем в состав общего имущества; 
- сбор, вывоз и захоронение твердых и жидких бытовых отходов (договор со специализированным предприятием); 
- сбор и вывоз крупногабаритного мусора; 
- проведение мероприятий по противопожарной безопасности (договор со специализированным предприятием); 
- техническое обслуживание вентиляционных каналов, их прочистка и устранение завалов (договор со специализированным предприятием); 
-техническое обслуживание и освидетельствование лифтового оборудования, его страхования (договор со специализированными предприятиями); 
-обслуживание внутридомового газового оборудования (договор со специализированным предприятием); 
- проведение дезинфекции и дератизации общедомовых помещений (договор со специализированным предприятием); 
- обслуживание автоматизированных тепловых пунктов, общедомовых приборов учета тепловой энергии, горячей и холодной воды (договор со специализированным предприятием); 
- проведение технической инвентаризации МКД (договор со специализированным предприятием). 
2. Текущий и капитальный ремонт. 
3.Прочие работы и услуги: 
3.1. Регистрационный учет граждан: 
- оформление лицевого счета, изменений на лицевом счете; 
- выдача выписок из лицевого счета; 
- оформление документов на регистрацию по месту жительства и пребывания; 
- оформление документов на снятие с регистрационного учета; 
- выдача справок; 
- оформление карточек паспортного учета; 
- оформление документов по замене и получению паспортов. 
3.2. Сбор, обработка платежей населения и учет расчетов с населением: 
- интегрированная обработка платежей населения; 
- расчеты по поставщикам ЖКУ; 
- перечисление денежных средств по назначению платежа; 
- учет расчетов с населением; 
- проведение начислений по лицевым счетам; 
- учет льгот; 
- проведение перерасчета по лицевым счетам за некачественное предоставление ЖКУ; 
- проведение перерасчета за ЖКУ за временное отсутствие проживающих по месту регистрации; 
- учет сальдо по лицевым счетам; 
- ежемесячный расчет платы за ЖКУ и выпуск единого платежного документа; 
- перерасчет платежей за прошлый период в случае недопоставки ЖКУ или снижения их качества; 
- перерасчет платежей за прошлые месяцы в связи с изменением льгот, количества проживающих; 
- расчет пени за несвоевременную оплату населением ЖКУ; 
- прием платежей населения за жилье, коммунальные и другие услуги.

 

2.2. Анализ  должностной инструкции секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря-референта ООО«УК»Амурлифт»

1.Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится  к категории специалистов предприятия  и принимается и увольняется  директором.

1.2. Основными задачами  секретаря-референта являются организационное  документационное обеспечение управленческой  деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• Законодательными актами РФ;
• Приказами руководства предприятия;
• Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• Настоящей должностной инструкцией;
• Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица в высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее года.

1.6. Секретарь-референт должна знать:

• Организацию работы с документами ,составление документации;
• Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• Организацию управленческого труда;
• Применение средств вычислительной техники;
• Культуру труда и служебной этики;
• Положение и инструкцию по ведению делопроизводства;
• Руководящий состав предприятия;
• Машинопись, ПК;
• Правила орфографии и пунктуации.

2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства на предприятии.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

3. Должностные обязанности

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование и утверждение документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленное на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.6. Осуществлять оперативную  связь со сторонними организациями  по вопросам деятельности организации (телефон, факс)

3.7. Обеспечивать рабочее  место руководителя необходимыми  канцелярскими принадлежностями, средствами  организационной техники ,создавать условия, соответствующие его эффективной работе.

3.8. Принимать документы  на подпись руководителя и  личные заявления граждан и  работников.

3.9. Формировать дела в  соответствии с утвержденной  номенклатурой, обеспечивать их  сохранность, проводить ежегодный  отбор документов на архивное  хранение или на уничтожение.

3.10. Организует письма  посетителей, проявляя при этом  тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

3.11. Соблюдать правила  по охране труда, техники безопасности  и противопожарной защите.

4. Права

4.1. Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы, а  также объяснения о причинах  задержки выполнения заданий  и поручений руководства.

4.2. Вносить предложения  по совершенствованию работы, связанной  с предусмотрительными данной  должности инструкцией обязанностями.

4.3. Взаимодействовать со  всеми службами (сотрудниками) учреждения по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

4.4. Требовать от исполнителей  доработки документов, подготовленных  с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству  предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение  к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющий гриф  «конфиденциально» или «ДСП».

5.4. Нечеткое и несвоевременное  выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

Проведя анализ должностной инструкции, можно сказать, что данный документ полностью и точно описывает функции, права и обязанности секретаря. Единственный недочет, на мой взгляд, это то, что нет подробного, пошагового описания работы с документами, правильной регистрации и порядка ведения документооборота как входящей, так и исходящей корреспонденции. Что бы секретарь смогла при необходимости проверить, правильность проделанной работы. Так же можно предложить внести в раздел «обязанности» пункт, который оговаривает время прихода на рабочее место и ухода, санкции за опоздание, за несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей. 
2.3 Анализ состояния рабочего места секретаря референта

 

В управляющей компании рабочее место  секретаря располагается в приемной директора. По размеру небольшой кабинет, но вся организационная техника расположена компактно и не мешает работать, удобна для использования.

Рабочий стол секретаря можно мысленно разделить на несколько отсеков:

-место для компьютера, и работы с ним;

-регистрационное место;

-папки для журналов  регистрационных;

-папка под документы  для руководителя, и для работников;

-место для оформления  клиентами жалоб в письменную  форму.

Так же в кабинете секретаря, помимо компьютера, расположен копировальный аппарат, факс, телефон, кондиционер. Из мебели можно наблюдать стол, кресло, шкафчики различных габаритов для хранения документации.

Непосредственно рабочее место направлено к входной двери  в приемную, для зрительного контакта, и для удобства клиентов. В целом рабочее место секретаря

расположено правильно, комфортно, компактно, для большего удобства.

Схема 1 – рабочее место секретаря

Цифрами на схеме обозначено следующее:

1 - рабочий стол секретаря;

2 - телефон;

3 - кресло;

4 - компьютер;

5 – кресло для клиентов;

6 – диван для посетителей;

7 – копировальный аппарат;

8 – факс;

9 – шкаф для документов;

10 – полка для хранения  папок.

 

 

Рисунок 3 – фотография рабочего места секретаря

 

3. ОСНОВНЫЕ    НАПРАВЛЕНИЯ    СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ    ТРУДА    СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.

 

Мы постоянно слышим, что время – самый ценный ресурс на планете. Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени. Вечное «ничего не успеваю» особенно актуально, когда речь идет о работе. Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому выделим несколько принципов по  экономии времени секретаря-референта.

 

Принцип первый: не делайте чужую работу

 

Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.