Работа с деловой документацией

CoolReferat.com

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

ГОУ ВПО Сыктывкарский  государственный университет

Факультет управления

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по предмету: Психология управления

на тему: «Работа с  деловой документацией»

 

 

 

 

 

Выполнил: студент гр:599-3

Сковыра М.О.

                                                                                 Проверил: преподаватель

Балданов С.С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сыктывкар

2010

 

Содержание

 

 

 

 

 

Введение

 

Официально-деловой стиль документации представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Наиболее существенные признаки деловой документации.

1. Специфика культуры  официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации —> подбор соответствующего ей жанра документа —> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста —> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

2. Форма документа  (схема, отражающая семантико-информационную  структуру текста) предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5) список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/ необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа. Сказанное позволяет характеризовать «пишущего» как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм.

3. Составитель, как  правило, использует традиционные  для официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа (нейтральная, не-экспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах — языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное восприятие текста документа его «получателем» (= читателем). Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

 

1.Общая характеристика официально-деловой документации

 

Деловой стиль — это  совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Из этого могут быть выведены как минимум пять следствий.

1. Широта этой сферы  позволяет различать по меньшей  мере три подстиля (разновидности)  делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский, как его часто именуют), 2) юридический (язык законов и указов) и 3) дипломатический. При ряде различий эти подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам. (Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

2. Соотношение «официально-деловая  ситуация — соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу — ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

3. В сфере деловой  речи мы имеем дело с документом, т. е. с деловой бумагой, обладающей  юридической силой, и сам этот  факт обусловливает письменный  характер реализации языковых  средств официально-делового стиля.  В то же время сугубо письменный  характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь — речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, ибо «ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

4. В лингвистике принято противопоставлять два типа текстов: информативный (научный, деловой) и экспрессивный (публицистический, художественный). Принадлежность деловой речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности, и прежде всего — ее стилистический характер. Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле  — все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

5. Сказанное определяет  и требование однозначности, характерное для деловой речи. (Отметим в этом плане различие между научной и деловой речью: в первой однозначность необходима, а во второй просто недопустима неоднозначность). Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств языка (ясно, что эта тенденция органически связана с юридической силой документа, не терпящей двусмысленности или, как говорил Л. В. Щерба, «кривотолков»); таковы, например: постановление, резолюция — в канцелярском подстиле, истец, ответчик — в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение — в дипломатическом. Не случайно исследователи отмечают, что «Профессиональные идиомы, сложившиеся в деловой письменной речи, выполняют ту же функцию, что и термины в научной речи». По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он(она, оно, они), поскольку их использование в контексте — при наличии в нем более одного существительного того же рода — может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций. Имеется в виду большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия), продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции), дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего).

Перечисленные отличительные  языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации. Но не только это составляет особенности норм официально-делового (канцелярского) подстиля.

 

2.Текстовые нормы  делового стиля

 

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей  жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Начало наших затруднений  относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане — мыслительное — лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще  будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа  обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Под формой документа  понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение документа.

Приведем схемы организации  текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них — заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись.

 

Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику  отдела доставки

почтового отделения 675000

Иванову И. И.

Петрова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Чайковского,

дом 76, кв. 000, телефон ......

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу сохранить  за мной аренду абонентного ящика  № 7214 на 2-е полугодие 2007 года.

07.04.2007        Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам  приходится иметь дело, — доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией — подписью должностного лица и печатью организации.

 

Схема расположения реквизитов доверенности:

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю  Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причитающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.

08.04.2007        Иванов

Таким образом, в сфере  культуры деловой речи действуют  — наряду с языковыми нормами  или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее — нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.