Внедрение комплексной автоматизированной системы в авиакомпанию «ДонАвиа». Внедрение комплексной автоматизированной системы электронн

АС «Экипаж» имеет удобный  интерфейс и графический планшет  для более легкого восприятия информации. Обеспечивается настройка  на документооборот авиакомпании  (автоматическое создание выходных форм по шаблонам заказчика в форматах Microsoft Office). Наличие генератора отчетов позволяет быстро создавать необходимые отчетные формы.

Обеспечен контроль готовности летного состава к выполнению полетов в соответствии с государственными нормативными документами и корпоративными требованиями. Осуществляется взаимодействие с программой «Заявка на сертификацию».

Наличие «Личного кабинета», интегрированного с Веб-сайтом АС «OpenSky», позволяет персоналу авиакомпании оперативно получать необходимую информацию, в том числе в удаленном  режиме, по персональным планам работы и отдыха на период, фактически выполненным  рейсам, рабочему времени и налете часов, срокам действия допусков/ограничений/проверок. Имеется возможность просмотра всех оперативных изменений плана и возможность ознакомления личного состава с руководящими документами с отметкой об ознакомлении и контролем ознакомления. 

В системе предусмотрен полноценный  модуль обработки полетной информации, что позволяет не только обеспечить обратную связь для автоматического  поступления информации о налете и рабочем времени летно-подъемного состава в базу данных  персонала для дальнейшего планирования, но и использовать результаты обработки для расчета сдельной части заработной платы и компенсационных выплат (суточных), расчета производственных показателей работы авиакомпании  и других целей. 

Благодаря долговременному  плодотворному сотрудничеству РИВЦ-Пулково  с пользователями АС «Экипаж» система  постоянно развивается и совершенствуется. В 2011 году существенно доработаны и  усовершенствованы алгоритмы планирования экипажей, разработана и внедрена система оценки качества работы бортпроводников (параметрический расчет личного  вклада, оценки работы членов кабинного  экипажа в рейсе, регистрация  рапортов, сводные отчеты и ведомости, автоматизированный расчет коэффициентов  премирования), а также система  дистанционного обучения и тестирования сотрудников (WebTraining), которая может  использоваться не только в летных, но и в других подразделениях авиакомпании.

 

 

1.6.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Существует несколько  стратегий автоматизации выбранного комплекса задач:

Хаотичная – автоматизация  объекта по мере необходимости программного продукта и готовности к ее проведению.

По участкам – процесс  автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений  предприятия, объединенных по функциональному  признаку.

По направлениям – автоматизация  направлений деятельности, таких  как производство, сбыт, управление финансами.

Полная – автоматизация  всего производства в целом

При автоматизации выбранного комплекса задач выбор полной автоматизации приводит к отказу от существующей ИС на предприятии  с последующей её заменой, что  выливается в огромные временные  и денежные затраты на переобучение сотрудников аэропорта, что не представляется возможным.

Таким образом, целесообразно  автоматизацию по участкам деятельности.

Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных  подразделений предприятия. В выбранном  комплексе задач подходит именно эта стратегия, т.к. предполагается автоматизировать только один отдел.

 

 

1.7. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

Существует несколько  способов приобретения ИС:

• Заказ разработки системы у сторонних разработчиков.
• Разработка собственной системы.
• Покупка готового решения.
• Аутсорсинг.

Заказ разработки системы  у сторонних разработчиков займет много времени за счет согласования требований к новой системе, а  так же приведет к значительным денежным затратам.

Покупка готового решения  предполагает наличие на рынке систем автоматизации, решающих выбранный  комплекс задач. В связи со специфичностью решаемой задачи на рынке готовых  решений нет.

Аутсорсинг так же не представляется возможным по причине того, что  аэропорт является стратегически важным объектом и нельзя доверять функции  по их управлению сторонним компаниям.

С учетом собственных информационных ресурсов в фирме наименее затратным  по временным и денежным ресурсам будет выбор собственной разработки.

 

 

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная  модель и её описание

Информационная модель позволяет  понять процессы, происходящие в системе  с момента поступления в нее  информации до момента выхода обработанной информации.

Информационная модель исправленного  варианта организации информационной системы представлена на рисунке 3.

Рис. 3 - IT-архитектура предприятия

В представленной информационной модели сотрудник отдела продаж добавляет  запись или изменяет информацию о  существующем пассажире и проданном  билете на основе полученной информации через специальную экранную форму  «Продажа билетов» (рис.4), таким образом, изменяются справочники ФИО пассажира», «Аэропорт вылета», «ФИО оператора» и «Маршрут полета». После окончания  изменений в таблице «Билет», предоставляется распечатать возможность  готовый билет, для продажи.

На основе регистра проданных  билетов, формируется сводный документ.

Используемые классификаторы и системы кодирования.

Кодом билета является его  непосредственным номер – это  облегчает поиск информации о  нем в базе данных.

Таким образом, количество возможных  комбинаций не ограниченно.

Система кодирования порядковая: каждый последующий билет имеет  значение кода предыдущего плюс один.

Например, 000000001 – запись для первого билета.

Рис. 4 - Информационная модель

 

 

2.2 Характеристика  нормативно-справочной, входной и  оперативной информации

Одним из первичных входных  документов являются документы пассажира, предоставляемые им и содержащие в себе информацию о нем. Таким  документом является паспорт.

Он содержит в себе серию, номер, код подразделения, выдавшего  его, ФИО пассажира, дата рождения, наименование подразделения выдавшего, таким  образом, количество строк, несущих  в себе полезную информацию равно 13. Частота возникновения около 4354 в день. Но так как в данный момент использует упрощенная показательная  модель базы то вся информация о  пассажире сводится к его ФИО.

Экранная форма для  ввода этих данных отображена на Рис. 5.

Справочник «АэропортВылета» заполняется один раз, и его данные являются статичными.

Экранная форма для  заполнения справочника «АэропортВылета» показана на Рис. 6, в нее заносятся  названия существующих аэропортов.

Рис. 5 - Экранная Форма

Рис. 6 - Ввод данных о пассажире

 

 

2.3 Характеристика  результатной информации

В процессе работы системы  появляются потоки информации, такие  как, запись в БД предприятия поступающей  информации о пассажирах, содержащей информацию, полученную от них. Реквизитный  состав этих данных представлен в  Табл. 3. В ходе работы информационной системы, возникают два вида результирующей документации: билет и сводный  документ по проданным билетам. Макет  печатной формы для билета показан  на Рис. 7. Макет отчета представлен  на Рис. 8.

Таблица 3 - Реквизитный состав данных информации о пассажире (как  будет выглядеть при полном вводе  ИС)

№ п/п	Наименование	Описание	Тип
1	ФИО	Фамилия, имя, отчество пассажира	Текст
2	Серия паспорта	Серия паспорта пассажира	Число
3	Номер паспорта	Номер паспорта пассажира	Число
4	Кем выдан	Орган, выдавший паспорт  пассажира	Текст
5	Дата выдачи	Дата выдачи паспорта пассажира	Дата
6	Дата рождения	Дата рождения пассажира	Дата

 

Рис. 7 - Ввод данных о маршруте

Рис. 8 - Макет формы

 

 

Глава 3. Внедрение комплексной автоматизированной системы электронного документооборота в авиакомпании

Современные условия деловой среды вынуждают компании искать конкурентные преимущества в неосязаемых активах, так как решения в этой сфере обладают особой уникальностью и практически не поддаются копированию со стороны конкурентов.

Среди различных видов  неосязаемых активов можно выделить группу информационных систем, используемых для решения бизнес-задач компании. Информационные системы могут приносить  как опосредованную, так и прямую прибыль. В том числе это касается и систем электронного документооборота.

На рынке появляется все больше и больше крупных компаний с территориально распределенной структурой, при этом не все компании успевают перестроить устаревшую систему  документооборота согласно современным  требованиям деловой среды, что  в значительной степени снижает  конкурентоспособность компании. Поэтому  для повышения эффективности  управления возникает объективная  необходимость внедрения современных  систем электронного документооборота.

Методология ведения проекта

Проект состоял из двух этапов. Первый этап — анализ текущего состояния документооборота, оптимизация  бизнес-процессов и подготовка ТЗ. На втором этапе была выполнена разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы электронного документооборота (КАСЭД).

Внедрять КАСЭД было решено основываясь на методологии  внедрения проектов по документообороту, разработанной специалистами IBS и  уже апробированной на других проектах. Внедрение состояло из пяти фаз:

• Фаза 1. Системно-аналитическое обследование текущего состояния документооборота.
• Фаза 2. Оптимизация ключевых бизнес-процессов документооборота. Разработка детального Технического задания.
• Фаза 3. Проектирование системы.
• Фаза 4. Реализация системы.
• Фаза 5. Подготовка к эксплуатации.

Первый шаг: обследование

Фаза 1 проекта заключалась  в анализе текущего состояния  ключевых бизнес-процессов документооборота заказчика.

Анализ в ходе обследования выявил «узкие места» в бизнес-процессах  документооборота заказчика. В частности, имели место случаи утери документов, а возможности поиска документов были крайне ограничены. Действовавшая система документационного обеспечения управления (ДОУ) была организована так, что учет документов был распылен по нескольким информационным системам, либо вовсе велся в локальных базах сотрудников. В результате этого сбор пакетов документов, необходимых для осуществления бизнес-деятельности подразделений, затруднялся, местонахождение и статус документов зачастую не были определены. В числе прочего, это приводило к тому, что ответы на запросы руководства и внешних контрагентов, а также подготовка регулярной отчетности задерживалась.

Таким образом, уровень  организации документооборота не соответствовал требованиям бизнеса и признанной позиции заказчика на рынке услуг  авиаперевозок. Существенные проблемы, выявленные в ходе проведенного обследования, приводили к негативным последствиям, таким как:

• непродуктивные затраты времени высококвалифицированного персонала на сбор, поиск и обработку необходимых документов;
• штрафные санкции, вызванные задержками в формировании необходимой отчетности, ответов на запросы и претензии;
• финансовые потери из-за задержек с вылетом самолетов и организацией их обслуживания в аэропортах;
• высокие риски при принятии управленческих решений, основанных на недостаточно полной, достоверной и актуальной информации;
• высокие риски утраты информации, хранящейся на локальных компьютерах сотрудников при их увольнении, и т.д.