Создание базы данных «Сервисный центр по ремонту и обслуживанию офисной техники» с использованием средств Microsoft Access

Создание запросов

Одним из стандартных объектов Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Рассмотрим создание запроса с помощью конструктора на примере запроса по стажу:

  В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы. В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конструктора и нажать на кнопку ОК.

  В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить. После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы.

  Все выбранные таблицы оказываются помещенными на верхней панели окна Конструктора запросов, затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе (рис.6)

Рис.6

  В строке Условия отбора и строке или указываются условия отбора записей, такими условиями могут быть логические выражения, в нашем случае [введите номер ремонта]. Чтобы установить порядок сортировки записей в запросе, используйте строку Сортировка и выберите из списка соответствующий порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию.

В данной работе чаще всего использовался структурированный язык программирования SQL  им можно пользоваться и при создании запроса в режиме Конструктора для этого нужно выбрать Вид – Режим  SQL 

Пример этот же запрос №26, описанный выше в режиме SQL  (рис.7)

Рис.7

Запрос на выборку

В основе этого запроса лежит оператор  SQL.  Оператор SELECT в SQL , который запускает запрос на выборку, является движущей силой SQL .

Инструкция  SELECT очень объемная, она может включать в себя предикаты, статистические функции, описания параметров, операции JOIN, подчиненные запросы и т.д.

Общий синтаксис инструкции:

SELECT [Предикат]

{*|

Таблица.*|

[Таблица.] Поле_1[AS Псевдоним_1]

[,Таблица.] Поле_2 [AS Псевдоним_2] [,…]

}

FROM Выражение [,…] [IN ВнешняяБазаДанных]

[WHERE…]             

[GROUP BY…]

[HAVING…]

[ORDER BY…]

Предикаты используются для ограничения числа возвращаемых записей.

Запрос на добавление данных

Для добавления записей  в таблицу используется инструкция INSERT INTO.(Рис. 8)

  Рис. 8

После его выполнения в таблицу Изделия будет добавлена запись с данными в поле НомерИзделия -220 и МодельИзделия-10000.

В данной работе язык  SQL  используется в обработке записей через VBA при программирование форм.

Существуют также запросы на обновление и удаление данных, на создание таблицы и т.д.

Формы в сравнении с отчетами

Вообще говоря, формы служат для ввода, а отчеты для вывода. Это не значит, что вы не можете делать распечатку, используя форму. Практически нет границ ее разносторонней применимости. Вы можете использовать форму как главную точку отправления вашего приложения. Форма предоставляет возможности ме­ню, позволяет открывать другие файлы, например другие формы и таблицы, распечатывать отчеты и делать множество других вещей. Вы можете собирать вместе многочисленные таблицы, используя запрос, который вводится в форму.

Форма дает вам широкий спектр функций просмотра информации. Если этого недостаточно, то вы легко можете запрограммировать различные объек­ты на выполнение рутинных задач. Например, простым щелчком мыши вы можете установить фильтр, просмотреть многочисленные значения, сосчитать многочисленные поля, распечатать текущую запись, выбрать объекты из переч­ня в меню и т. д.

Просмотр данных в виде таблицы (Datasheet view, Table view) отображает их в виде электронной таблицы. Это прекрасный способ просмотра данных в любом виде, но что делать, если вы хотите увидеть детали записи с большим чис­лом полей?

При изображении данных в виде таблицы вам необходимо делать прокрутку вправо, пока не увидите искомые поля. В это время поля слева будут исчезать. Вы можете перемещать поля, но это скорее приведет к недоразумениям, нежели к улучшению таблицы.

Напротив, столбчатые формы, сделанные в виде вращающихся картотек (rolodex-style) изображают все поля и записи одновременно до тех пор, пока по­лей не будет настолько много, что придется переходить на вторую страницу. Но и в этом случае вам необходимо приводить их в порядок. В отдельных случаях форма может напоминать отчет, но все равно между ними есть четкие различия.

Красота формы заключается в способности выводить, управлять, создавать и фактически изменять каждый объект в базе данных. Красота отчета – в его способности динамически представить данные, связанные с запросами и табли­цами. Главная функция формы – ввод данных. Главная функция отчета – вывод данных. Оба они сильно зависят от элементов управления, которые можно опре­делить так: это любые объекты, например текстовое поле, список, прямоуголь­ник, или командная кнопка, которые вы располагаете в форме. Оба они могут выглядеть как электронная таблица или страница отчета в файле. Они связаны с таблицами и запросами через свойства источника записи. Оба они сортируют, фильтруют данные, обрабатывают многочисленные таблицы, выполняют вы­числения и программы.

Так что же делает форму уникальной? В то время как отчет связан с печатью, форма связана с заполнением (набором). Форма может уменьшить число оши­бок, сделанных при вводе данных. Она может направлять пользователя вдоль цепочки действий при помощи справочных меню, подсказок и командных кно­пок. Например, имеется иногда пропускаемое свойство элемента управления, называемое текстом подсказки. Для большей информации об элементах управ­ления (например, о кнопке) поместите курсор мыши рядом с объектом; появится справка, которая включает в себя полную информацию о том, что управление делает или как это активизируется. Когда вы убираете курсор в сторону от объ­екта, справка исчезает.

Форма – это обычно то место, где происходит программирование большой базы данных. Эти программы – управляемые события. Это означает, что объект­но-ориентированное программирование активизируется, когда происходит неко­торое событие. Например, событие «Щелчок мыши» происходит, когда вы на­жимаете на клавишу. Это выполняется независимо от программы, привязанной к событию.

Создание форм с помощью мастера

Суть в том, что мастера могут экономить ваше время, создавая формы в особенности если они реляционные. Например, мастер может заниматься внутренним процессом установки еляцииионной формы типа автоматического размещения подчиненной формы в главной форме и автоматического размещения выбранных полей в надлежащем месте. Кроме того вы можете выбрать эстетический приятный стиль формы из списка форматов установки.

В данной работе использовался мастер создания форм.

Чтобы открыть мастер, два раза щелкните по опции Создание формы с помощью мастера.

Выберите нужную таблицу (Рис. 9),  щелкните >>,чтобы перенести все поля из блока Доступные поля в блок Выбранные поля.

  Рис. 9

Нажмите Далее, чтобы открыть следующую страницу мастера.

Выберите  В один столбец.

Следуете инструкциям  после нажатия кнопки Готово, откроется форма для просмотра и ввода данных. (Рис. 10)

Рис. 10

Данная форма усовершенствованна тем что два поля преобразованы в поля со списками  и они связанны с запросами для отображения данных соответственно заводской номер - НомерИзделия  и Код детали – КодДетали. Это предусмотрено на тот случай, что при вводе новых данных менеджер может забыть или засомневаться в правильности вводимых данных, а воспользовавшись списком имеющихся данных ошибки можно избежать.

Здесь также удобно использовать комбинации «быстрых клавиш»

1.  В форме нажмите Ctrl+End. Заметьте белый блок номера записи внизу формы. Он указывает, что вы находи­тесь в последней записи. Заметьте также, что вы находитесь в последнем поле.

2.  Нажмите Ctrl+Home. Это немедленно переносит вас к первой записи и к пер­вому полю таблицы.

3.  Нажмите End. Заметьте, что вы находитесь в первой записи и в последнем поле записи.

4.  Нажмите F5. Это перенесет вас к блоку номера записи.

5. Наберите 13 и затем нажмите Enter.

Создание форм с помощью конструктора.

Введение в элементы управления

Объекты, чем бы они ни были: текстовыми полями, списками, полями со списком, кнопками, переключателями или любыми другими объектами в форме, - называются элементами управления. К ним обращаются из набора инструментов формы, который имеет значок для раскрытия или свертывания.

Текстовое поле может быть заменено на подпись, список или поле со списком. Они - лишь различные формы одного и того же. Другими словами, их можно преобразовать в любой из вышеупомянутых типов блока. Этот блок может быть связанным или несвязанным. Связанный блок отличается от несвязанного блока тем, что у него есть источник данных, который может быть полем или выражением. Эти выражения может включать функции, поля, операторы или константы. Функции могут быть встроенными функциями Access или индивидуальными функциями, созданными пользователем. Другие средства управления также могут быть связанными, но элементы управления, подобные текстовому полю, чаще всех бывают связанны­ми, потому что они созданы с применением мастеров.

Когда вы используете мастер, чтобы создать форму, мастер автоматически размещает текстовые поля для всех полей, которые вы выбрали, и устанавливает источник записи в таблице или запросе, который был выбран вами. Это означа­ет, что все текстовые поля связаны с именами полей, указанными в под­писях.

Различные типы элементов управления

Когда вы исследуете различные типы элементов управления, находящихся в наборе инструментов, то быстро обнаруживаете, что можете делать с формой практически все. Табл. 5.2 показывает типы элементов управления, доступных в форме.

Таблица 5.2. Опции средств управления набора инструментов для формы