Склад - магазин компьютеров и компьютерного оборудования

Отчёты, так же как и формы, можно  создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при  формировании отчёта с помощью  Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в  виде отдельного файла текстового редактора  Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (см. рис. 26).

 

Рис. 26 Создание отчета

Выбрать поля для отчета из имеющихся  источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (см. рис. 27), нажимаем «Далее».

 

Рис. 27 Выбор вида представления  данных

 

Добавляем уровни группировки (см. рис. 28), нажимаем «Далее»

 

Рис. 28 Выбор уровней группировки

 

В следующем окне выбираем пункт  «Итоги» (см. рис. 29) и в открывшемся  окне ставим галочку в поле «Sum».

 

Рис. 29 Форма «Итоги»

 

Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем  окне выбираем стиль оформления, затем  вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (см. рис. 30) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

 

 

Рис. 30 Вид отчета

 

Для создания выписки в форме  отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора». Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (см. рис. 31).

 

 

Рис. 31 Окно конструктора

 

На панели элементов выбираем значок «Надпись» и вставляем элемент  надписи в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара» (см. рис. 32).

 

Рис. 32 «Выписка на наличие товара

 

На панели элементов нажимаем значок «Починенная форма/отчет» и вносим этот элемент в область данных, в появившемся окне выбираем пункт  «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Наличие товара» (см. рис 33), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее».

 

Рис. 33 Мастер подчиненных отчетов

 

 

В открывшемся окне задаем имя формы  и нажимаем кнопу «Готово» (см. рис. 34) на рисунке показан вид конструктора отчетов с добавленной формой.

 

Рис. 34 Вид отчета

 

В процессе создания отчета-выписки  есть возможность переходить в режим  просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально  оценить будущий отчет.

Теперь в нижнем колонтитуле  введем формулы для отображения  даты отчета и страниц (см. рис. 35). Для  этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим  два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для  отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]».

 

Рис. 35 Вид нижнего колонтитула

 

Теперь отчет готов. Сохраняем  его под именем «Выписка на наличие товара (см. рис. 36).

 

            Рис. 36 Готовая выписка на наличие  товара