Разработка информационной системы “Магазин Бытовой Техники”

Таким образом, сеть магазинов «Милана» является торговым предприятием функционирующем  на рынке сложной бытовой техники.

     Общее руководство  магазином бытовой техники осуществляется  управляющим (рис.3.1.), который принимает решения по оперативному управлению магазином (в.т.ч. вопросы управления персоналом). Он решает самостоятельно все вопросы деятельности магазина, представляет его интересы. Распоряжается в пределах компетенции имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками магазина. Управляющий  несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность магазина, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества. 

 

 

Руководители

Торгово–оперативный персонал

Специалисты

Продавец

Кассир

Бухгалтер

Управляющий

Администратор

Руководитель магазина бытовой  техники «Милана» ЧН Асуханов С.Н.

 

Вспомогательный персонал

Уборщица

Грузчик

Магазин «Милана» с. Барановка

Магазин «Милана» с. Карамышево

Магазин «Милана» г. Змеиногорск

Торгово–оперативный персонал

Торгово–оперативный персонал

Вспомогательный персонал

Вспомогательный персонал

Продавец

Продавец

Кассир

Кассир

Грузчик

Грузчик

Уборщица

Уборщица

 

 

Рисунок 8 - Организационная схема магазина «Милана»

Бухгалтер – осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

Администратор организует бесперебойную  работу предприятия. Осуществляет закупочную деятельность. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций, торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы. Обеспечивает чистоту и порядок в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории. Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует опрятный вид работников, ношение работниками в рабочее время форменной рабочей одежды.

Продавец осуществляет предупредительное  и вежливое обслуживание покупателей, создает для них необходимые  условия для подбора и ознакомления заинтересовавшего их товара, контролирует отсутствие нарушений правил торговли, принимает меры по обеспечению отсутствия очередей. Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, комплектности, цены, соответствия маркировки, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее). Размещает и выкладывает товары по группам, частоты спроса, удобства работы. Осуществляет предложение и показ товаров покупателям; оказывает покупателям помощь в выборе товаров, консультирует покупателей по вопросам назначения, свойств, качества товаров, о правилах ухода за товарами, о ценах, о предложении взаимозаменяемых товаров, новых и сопутствующих товаров; оформление паспорта (иного документа) на товар, имеющий гарантийный срок; производит упаковку покупки, выдачу или передачу покупки на контроль; производит обмен товаров. Контролирует наличие товаров в торговой секции, проверяет качество, проверяет наличие и соответствие маркировок, ценников на товарах.

Структура кадрового состава магазина «Милана» формируется в соответствии со штатным расписанием (табл. 3.1.)

Таблица 1..

Штатное расписание магазина «Милана».

 

Должность	Кол-во чел.	Оклад	ФОТ в год
1. руководители
1.1.Управляющий	1	7000	84000
1.2.Администратор	1	6000	72000
2. Специалисты
2.1. Бухгалтер	1	6000	72000
3. Торгово-оперативный персонал
3.1. Продавец	4	5500	66000
3.2. Кассир	2	5500	66000
4. Вспомогательный персонал
4.1. Грузчик	2	5500	66000
4.2. Уборщица	1	4000	48000
Итого	9	39500	474000

 

Из таблицы 1. видно, что весь персонал ЧП «Милана» разбит на 4 категории: руководители, специалисты, торгово-оперативный персонал и вспомогательный персонал. В состав руководителей входят: управляющий и администратор. К специалистам относится бухгалтер. В составе торгово-оперативного персонала выделяют должности (профессии) продавцов и  кассиров. В составе вспомогательного персонала профессии, грузчиков и  уборщиков.

Таким образом, организационная структура  магазина «Милана» построена по линейно-функциональному  признаку. С учетом того, что рассматриваемое нами предприятие является предприятием розничной торговли, распределение обязанностей по функциональному признаку и линейная подчиненность являются оптимальными. Прямое подчинение работников не нарушает нормативов и норм управляемости, так как все работники имеют большую степень самостоятельности в принятии решений и часть из них являются в полном смысле менеджерами: бухгалтер, администратор.

Большие объемы поставок и хранимых товаров усложняют процедуры  по выполнению функций магазина, и  обуславливает необходимость разработки и внедрения автоматизированной системы, хранения учета и отпуска  товаров.

В течение  достаточно длительного периода  времени в процессе как объектно-ориентированного, так и традиционного структурного проектирования разработчики использовали типичные сценарии, помогающие лучше  понять требования к системе. Эти  сценарии трактовались весьма неформально — они почти всегда использовались и крайне редко документировались. Ивар Якобсон впервые ввел понятие "вариант использования" (use case) и придал ему такую значимость, что он превратился в основной элемент разработки и планирования проекта.

Вариант использования представляет собой  последовательность действий (транзакций), выполняемых системой в ответ на событие, инициируемое некоторым внешним объектом (действующим лицом). Вариант использования описывает типичное взаимодействие между пользователем и системой. Например, два типичных варианта использования обычного текстового процессора - "сделать некоторый текст полужирным" и "создать индекс". Даже на таком простом примере можно выделить ряд свойств варианта использования: он охватывает некоторую очевидную для пользователей функцию, может быть как небольшим, так и достаточно крупным и решает для пользователя некоторую дискретную задачу. В простейшем случае вариант использования определяется в процессе обсуждения с пользователем тех функций, которые он хотел бы реализовать.

 

 

 

Рисунок 1 - Модель бизнес - требований предметной области

Рисунок 2 - Модель бизнес – требований к  информационной системе

 

В настоящее время все информационные процессы, протекающих в магазине, реализуется вручную. Основной целью разработки автоматизированной системы является создание централизованного хранилища информации о поступлении и продаже товаров, а также:

• Увеличение скорости поиска информации по конкретному товару;
• Экономия рабочего времени, которое тратилось прежде на выполнение ручных операций;
• Увеличение производительности труда персонала;
• Повышение оперативности и точности циркулируемой в магазине информации;
• Снижение затрат;
• Сокращение времени на выполнение операций.

Функции создаваемой системы:

• Продажа и доставка товара покупателям;
• Подбор поставщиков
• Анализ запасов;
• Формирование журнала продаж;
• Формирование заявок на поступление товара;
• Обеспечение своевременной доставки товара в магазин;
• Составление бухгалтерской отчетности.

     Входные данные для подразделения  – покупатели. Выходные данные  – отчеты. Деятельность отдела  ведётся в соответствии с законодательством,  должностными инструкциями, стандартами.  Основным ресурсом являются сотрудники  магазина.

     На рисунке 9 представлена функциональная  модель деятельности магазина  бытовой техники «Милана» ЧП  Асуханов С.Н.

Рисунок 9 –  Модель деятельности магазина бытовоё техники «Милана» ЧП Асуханов С.Н.

     В деятельности магазина можно  выделить следующие функции: работа  с покупателями, работа с поставщиками, гарантийное обслуживание, системак  расчетов. Функциональная модель  деятельности магазина бытовой  техники «Милана» ЧП Асуханов С.Н. представлена на рисунке 10.

 

Рисунок 10 – Функциональная модель деятельности магазина бытовой техники «Милана» ЧП Асуханов С.Н.

 

 

2.2 Модель бизнес-процессов

     В функции работников магазина  входит: Составление договоров с  поставщиками и покупателями, реклама,  консультирование покупателей, проверка исправности товара, составление типового договора, упаковка товара и выдача гарантийного талона, продажа товара клиенту, доставка товара, оформление и прем товара по гарантии, у чет и анализ товара, формирование отчетностей.

Рисунок 11 – Функциональная модель работы с покупателями.

 

     Метод IDEF3 позволяет декомпозировать  действие несколько раз, что  обеспечивает документирование  альтернативных потоков процесса  в одной модели.    

     В функции работников магазина  входит проверка исправности  товара, прием оплаты товара.

     Проверка исправности товара  происходит в следующем порядке:  продавцу необходимо ознакомиться  с инструкцией, включить прибор  в сеть, проверить все режимы  и функции работы, оценить правильно  ли работает техника.

Рисунок 12 –  Функциональная модель проверка исправности  товара.

     После проверки исправности товара  клиент рассчитывается за него. Клиент  передает деньги продавцу, продавец вносит деньги в кассу,  после чего происходит печать  чека, продавец прикрепляет чек  к гарантийному талону и передает  покупателю.

Рисунок 13 –  Функциональная модель оплаты товара.

     Если товар в течение срока  сломался, то покупатель привозит  его в магазин, продавец принимает  товар, осматривает его, оформляет  гарантийный талон, созванивается с сервисным центром и отправляет товар в сервисный центр на ремонт.

Рисунок 14 –  Функциональная модель гарантийного обслуживания.

     Продавец магазина формирует  заявку на поступление товара  от поставщика, в свою очередь  поставщик своевременно поставляет  товар на склад магазина и предоставляет документ, на основании которого производится расчет за поставленный товар. Для заключения договора необходима полная информация о поставщике, лицензия на осуществление предпринимательской деятельности или сертификат соответствия.

 

Рисунок 15 –  Функциональная модель работы с поставщиками

     Факт оприходования и продажи   заносятся в главную книгу,  производится подсчет остатков  и соответственно анализ запасов,  на основании, которых составляется  заявка на необходимый товар.