Разработка базы данных в системе Microsoft Access

Содержание

 

Введение            3

1. Теоретическая часть         5
1. Назначение и область применения баз данных    5
2. Модели данных         7
3. Разработка базы данных в системе Microsoft Access   8
2. Практическая часть                 12

2.1 Инфологическая схема               12

2.2 Создание таблиц базы данных  «Сеть продуктовых магазинов»      13

2.3 Установка связей между таблицами.             15

Заключение                  16

Список использованной литературы                    17 

Приложения                  18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

- обеспечивать получение общих или детализированных отчетов по итогам работы;

- позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

- обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

- выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де-факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер».

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая часть.
1. Назначение и область применения баз данных.

В настоящее время накоплено огромное количество информации в различных областях знаний и деятельности человека. Эту информацию мы извлекаем из учебников и книг, газет и журналов, телепередач и других источников информации. В производственной деятельности информация представлена в виде текстов и чертежей, справочников и отчетов, таблиц и других документов. Естественно, что накопленная информация используется человеком в определенных целях и для решения каких-либо задач. Эти возможности реализуются с помощью баз данных.

База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-то предметной области или разделе предметной области.

Исходя из этого определения, в котором не упоминается об использовании средств вычислительной техники, базой данных можно назвать и телефонный справочник, и расписание движения поездов, каталог товаров и так далее.

Так же база данных – это совокупность взаимосвязанных данных, которые организованы по определенным правилам и относятся к некоторой предметной области или ее части.

В данном определении база данных представлена как совокупность данных, а не сведений, потому что понятия «информация» и «данные» в нашем случае различимы. Информация, зафиксированная в определенной форме, пригодной для последующей обработки, хранения и передачи, представляет собой данные. Под данными следует понимать информацию, которая представлена в виде, пригодном для обработки средствами ЭВМ при возможном участии человека. Данные не только хранятся, данными манипулируют, а это означает, что данные должны обрабатываться с помощью каких-то средств.

Довольно часто под базой данных понимают множество данных, которые управляются специальной программной системой. Такие программные системы называются системами управления базами данных СУБД.

Исходя из определения СУБД, можно сказать, что база данных – это набор данных, которые находятся под управлением  СУБД. Различают персональные базы данных и коллективные. Последнее принято называть банками данных или информационными системами.

Информационная система – это специальный программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надежного хранения информации, обработки информации и представления ее в удобном для пользователя виде.

В зависимости от целей и задач, решаемых информационной системой, выделяют два класса: документальные и фактографические информационные системы. Документальные информационные системы служат для работы с документами на естественном языке. Наиболее распространенными являются информационно-поисковые системы. Цель системы, как правило, выдать в ответ на запрос пользователя список документов, в какой-то степени удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям. Например, поиск информации в Интернете поисковыми машинами. Фактографические системы, в отличие от документальных информационных систем, способны однозначно решать поставленные задачи. Эти системы используются для обработки данных, при этом различают фактографические системы оперативной обработки и аналитической обработки. Фактографические системы оперативной обработки решают класс задач учета товаров в магазинах и на складах, начисления зарплаты, управления финансами и так далее. Фактографические системы аналитической обработки ориентированы на выполнение сложных запросов, требующих статистической обработки накопленной информации, а также моделирование процессов и прогнозирование их развития. 

 

2. Модели данных.

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки.

СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.

Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево).

К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей.

К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи.

В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Понятие реляционный (англ. relation — отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда.

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

- каждый элемент таблицы — один элемент данных;

- все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют;

- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы — атрибутам отношений, доменам, полям.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ — ключ второй таблицы.

3. Разработка базы данных в системе Microsoft Access.

Система Microsoft Access является одним из основных компонентов Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными базами данных. Особенность данной СУБД: вся информация базы данных хранится в одном файле (*.mdb). Кроме информации таблиц, в этом же файле сохраняются компоненты приложения для работы с базой данных - экранные формы, отчеты, запросы, программные модули.

Для работы с базой данных система использует Microsoft Jet database engine - систему управления базами данных, извлекающую и сохраняющую данные в пользовательских и системных задачах. Ядро базы данных Microsoft Jet можно рассматривать как компонент диспетчера данных, с помощью которого строятся остальные системы доступа к данным, такие как Microsoft Access и Microsoft Visual Basic.

Язык написания программных модулей для работы с базой данных - Microsoft Visual Basic for Applications (VBA).

Система Microsoft Access имеет собственные средства для разграничения прав доступа пользователей к базе данных.

Простейшим способом ограничения доступа к базе данных является установка пароля для открытия базы данных (*.mdb). После установки пароля при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, поэтому к нему нет доступа при непосредственном чтении файла базы данных), но он действует только при открытии базы данных. После открытия базы все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определены другие типы защиты). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, обычно оказывается достаточно установки пароля.

База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения служебными программами или текстовыми редакторами. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования.

Нельзя использовать установку пароля на базу данных, если предполагается выполнять репликацию базы. Реплицированные базы данных не могут быть синхронизированы, если установлен пароль базы данных.

Защита на уровне пользователей имеет большие возможности по разграничению прав. Этот способ подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем.

При запуске Microsoft Access от пользователя требуется идентифицировать себя и ввести пароль. Microsoft Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа Admins) и простые пользователи (группа Users). Допускается определение других групп и пользователей.

Члены группы Admins имеют разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Другим группам и пользователям могут предоставляться разрешения на доступ только к отдельным объектам базы данных. Типовые разрешения на доступ для группы Users могут включать "Чтение данных" и "Обновление данных" для таблиц и запросов, а также "Открытие/запуск" для форм и отчетов.

 Первым шагом при разработке  базы данных в системе Microsoft Access является анализ предметной области. В качестве такой предметной области рассмотрим сеть продуктовых магазинов. Кратко опишем эту предметную область. Каждый магазин этой торговой сети может осуществлять заказ товара через поставщика, за каждым заказом закреплен ответственный сотрудник. Следовательно, разрабатываемая база данных должна содержать информацию о месторасположении всей сети магазинов, всех сотрудниках, поставщиках и заказываемого товара.